Акт прийому-передачі товару: зразок, коли і як складається?

1. Що це за документ?
2. Складання акту приймання-передачі товару та його зразок
3. Правила заповнення акту прийому-передачі товару
4. Акт прийому-передачі товару на гарантійний ремонт
5. Акт прийому-передачі товару на відповідальне зберігання
6. Хто підписує акт прийому-передачі товару?
7. Акт прийому-передачі товару за договором поставки

Акт прийому-передачі товару актуальний при передачі матеріальних цінностей від власника будь-якого іншого особі і служить підтвердженням самого факту передачі і прийому. У зв'язку з тим, що цей документ участь в правових відносинах між суб'єктами угоди, слід розглянути основні правила і вимоги, які стосуються його складання.

Що це за документ?

Акт прийому-передачі товару - це папір, яка складається учасниками угоди і підтверджує факт здійснення прийому товару та його отримання відповідними сторонами. Навіщо потрібен такий акт? Як правило, він складається при передачі товару на реалізацію продавцеві або при його здачі в ремонтну майстерню.

Документ належить до групи двосторонніх, відповідно - обидві сторони, які його підписують, обкладаються певними зобов'язаннями.

В основному тексті акта прийому-передачі товару детально описуються всі його характеристики, стан, оціночна вартість, обсяг партії і т. Д. Існує помилкова, але вельми поширена думка, що такий документ може служити заміною основного договору. Насправді, він не має юридичної цінності, якщо не прив'язаний до договірної документації.

Також важливість і значимість цього документа додатково підкріплюється тим фактом, що акт прийому-передачі є єдиним папером, де прописується повна розширена характеристика товару, упаковки та ін.

Складання акту приймання-передачі товару та його зразок

У зв'язку з тим, що акт прийому-передачі товару є двостороннім документом, він обов'язково повинен складатися в двох примірниках - один залишається у особи, яким здійснювалася передача, а другий - у особи, яка брала товар.

Якоїсь єдиної форми заповнення документа в законодавстві не передбачено, але існують загальні рекомендаційні правила, які визначають наступну структуру документа:

• Назва. Як правило, прописується назва в наступній формі «АКТ ПРИЙОМУ-ПЕРЕДАЧІ ТОВАРУ». Якщо ж в компанії передбачено кілька форм документа, можуть вводитися доповнення, наприклад «АКТ ПРИЙОМУ-ПЕРЕДАЧІ вагового товару» і ін.
• Деталі підписання. Вказується дата, місце, час підписання акту обома сторонами.
• Реквізити сторін. Прописуються всі дані про сторони, які є учасниками угоди. Якщо це юридичні особи, то обов'язково вказуються платіжні реквізити, юридична адреса та ін. Фізичні особи повинні вписувати паспортні дані.
• Посилання на основний документ. Вказується договору, на підставі якого здійснюється складання самого акта (його номер і дата складання).
• Список товарів. У вигляді нумерованого списку прописуються найменування всіх товарів, які приймаються і віддаються відповідно до акта прийому-передачі. Навпроти кожного найменування вказується кількість або маса нетто.
• Інформація про товар. В даному пункті сторона, що здійснює передачу, дає повну і розгорнуту характеристику товару - якість, дефекти, особливості і т. Д. Крім того, вказується вартість матеріальної цінності.
• Претензії. У разі наявності будь-яких претензій з однієї чи іншої сторони, вони прописуються в акті вже по факту зустрічі учасників документа.
• Підписи та печатки. Акт прийому-передачі товару обов'язково закріплюється підписами і печатками представників обох сторін (при угоді між юрособами).

Акт прийому-передачі товару повинен підписуватися керівником підприємства. Допускається також підпис уповноважених на це осіб, але виключно за наявності відповідних довідок.

Безумовно, вищеописана форма є загальною і на практиці можуть використовуватися і інші формати документа. Часто укладачі прописують прямо в акті умови повернення товару, санкції, які можуть бути зроблені в разі невідповідності товару опису, штрафи і т. Д. Також читайте про те, як оформити повернення товару від покупця.

Щоб скласти свій акт, слід більш детально ознайомитися зі структурою документа, скачавши наступні зразки:

завантажити зразок стандартної форми.

завантажити зразок розширеної форми.

Представлені документи можуть використовуватися в якості шаблонів для складання власного акту.

Правила заповнення акту прийому-передачі товару

Для того щоб документ мав юридичну силу, а також з метою виключити різночитання, розглянемо основні вимоги та правила, які стосуються складання акту прийому-передачі товару:

• Всі ціни, які фігурують в документі, обов'язково повинні прописуватися в національній валюті тієї держави, на території якого відбувається передача. Порушення цього правила може вважатися приводом для причіпки з боку перевіряючих органів.
• У стандартній формі акта приймання-передачі товару є графа «Маса нетто». Вона повинна заповнюватися тільки в тому випадку, якщо об'єктом документа є ваговій товар. У разі передачі штучних об'єктів рядок заповнюється прочерком.
• Фахівці рекомендують складати акт прийому-передачі на фірмовому бланку компанії. Це не є обов'язковою вимогою, але дозволяє уникнути питань з перевіряючими органами.
• В основній частині документ необхідно максимально детально описати всі характеристики, що стосуються товару. Крім того, в ньому можна робити додаткові позначки про ті нюанси, які повинна знати приймаюча сторона.
• У великих компаніях можна використовувати різні форми документів, адаптованих під конкретний вид товару. Наприклад, окремий документ на ваговий товар і штучний. Це дозволяє спростити облік і заповнення акту.
• До підписання акта потрібно перевірити його на наявність всіх реквізитів. У разі відсутності підпису та печатки, а також оформлення заднім числом документ вважається недійсним і не має юридичної сили.
• На практиці часто використовують розширену форму акта прийому-передачі товару. Особливістю її є те, що в самому документі прописуються всі нюанси самої процедури передачі - місце, послідовність, час і т. Д.

Правильно заповнений акт прийому-передачі є гарантією того, що вам завжди вдасться подати заяву в суд, якщо друга сторона порушує умови договору або товар був переданий в неналежному вигляді.

Акт прийому-передачі товару на гарантійний ремонт

Акт прийому-передачі товару на гарантійний ремонт складається за таким же принципом, як і стандартний документ. Єдина відмінність полягає в тому, що в шапці договору вказується ремонтна компанія, якій будуть здійснюватися ремонтні роботи. Крім того, в основній частині обов'язково прописуються поломки, які присутні в техніці, а також товарний вигляд і вимоги по ремонту.

В акті на гарантійний ремонт обов'язково повинна бути вказана дата прийому товару, а також орієнтовна дата завершення робіт.

Акт прийому-передачі товару на відповідальне зберігання

Як правило, даний вид актів прийому-передачі товарів складається на підставі накладної. У ньому обов'язково прописується термін зберігання, а також відповідальності, які лягають на приймаючу сторону. Варто зазначити, що документ повинен складатися в разі передачі товару в спеціалізовану організацію, а також на побутове зберігання.

Акт прийому-передачі складається за участю самого власника товару, а також представника компанії, куди товар приймається. Кількість копій документа, а також перелік допоміжних паперів, визначається конкретними умовами угоди.

Саме поняття «відповідальне зберігання» не має будь-якої правової трактування, тому форма акту прийому-передачі товару на відповідальне зберігання визначається тільки при розгляді конкретної угоди.

Хто підписує акт прийому-передачі товару?

Якщо говорити про складання акта прийому-передачі товарів, учасниками якого є юридичні особи, то підписувати документ зобов'язаний сам керівник. Але за певних умов може використовуватися підпис третіх осіб:

• представника логістичної компанії;
• менеджера;
• вантажника;
• водія і т. д.

Для цього у них повинен бути документ, який підтверджує, що вони діють від імені керівника. На практиці це реалізовується завдяки відповідним дорученням.

У випадках, коли акт підписується фізичною особою, не допускається участь третіх осіб. У такій ситуації надати акту юридичну силу зможе тільки підпис самого особи.

Акт прийому-передачі товару за договором поставки

Дана форма документа використовується, як доповнення до основного документа - договору поставки. В такому випадку це має обов'язково зазначатися в самому акті в наступному вигляді: «Акт прийому-передачі товару за договором поставки №__»

В основній частині документа, як і в стандартній формі, зазначаються дані про самий товар - його характеристики, кількість, стан і т. Д. Крім того, фахівці рекомендують обов'язково дублювати умови поставки, які спочатку прописуються в основному договорі.

Правильність складання акту прийому-передачі товару багато в чому визначає те, наскільки вигідною буде для вас угода. Цей документ в суді може служити як доказ того, що вами було передано або отриманий товар, який повністю відповідає опису. Відповідно, акт прийому-передачі грає далеко не останню роль у вирішенні конфліктних ситуацій. Завжди пам'ятайте це і не нехтуйте його складанням.