- Правила складання акту з прийому-передачі товарів
- Інструкція з написання Акту прийому-передачі товару
- Інформація про сторонах
- Умови прийому-передачі і список товару
- Підписи сторін
У більшості випадків передача товарів супроводжується всього одним документом - товарною накладною, але іноді умови договору між сторонами вимагають складання додаткової паперу: акту з приймання-передачі товару.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк акту прийому-передачі товару .doc Завантажити зразок заповнення акту прийому-передачі товару .doc
Акт служить посвідченням факту переміщення матеріальних цінностей, фіксує їх вартість, а також такі параметри, як якість і кількість.
У ситуаціях, коли одержувач пред'являє до постачальника претензії за обсягом, складом, або фізичного стану (шлюб, дефекти, несправності і т.п.) товару, даний документ входить в доказову базу. Дуже часто цей папір є для судді (в тому випадку, якщо розбіжності призвели до суду) вирішальним аргументом для прийняття відповідного рішення.
Варто зазначити, що окремі види продукції передаються тільки за умови оформлення акта з приймання-передачі товару (наприклад, високотехнологічне обладнання, техніка і т.д.). Пов'язано це з тим, що при передачі таких товарів проводиться їх обов'язкова перевірка, огляд, і т.п. процедури.
Ще один випадок, коли складання акту з приймання-передачі товару неминуче - його відправка на відповідальне зберігання. Тут акт створюється для того, щоб зафіксувати зовнішній вигляд, стан, технічні характеристики переданих матеріальних цінностей, а також позначити умови їх зберігання і призначити співробітника, відповідального за збереження.
Правила складання акту з прийому-передачі товарів
Перш ніж переходити до оформлення акту, слід переконатися в тому, що представники обох сторін, що беруть участь в процесі, уповноважені на його проведення. В даному випадку підтвердженням можуть служити накази, довіреності або нотаріально завірені доручення, видані керівництвом підприємств співробітникам на вчинення таких дій від імені організації.
Даний акт може бути написаний в довільній формі, але за умови дотримання стандартів діловодства з оформлення подібного роду документів.
Він в обов'язковому порядку повинен містити відомості про сторони, задіяних в процесі передачі (назва і реквізити компаній, посади та ПІБ відповідальних осіб), список переданих матеріальних цінностей із зазначенням кількості, асортименту, вартості, інформацію про наявність пошкоджень, дефектів, несправностей, а також претензії, якщо такі виникнуть.
При необхідності за згодою сторін в акт можна внести додаткові дані, такі як умови і терміни оплати поставки, складання вторинних актів, що оформляються у вигляді додатків і т.д.
Для складання акта підходить стандартний аркуш формату А4, оформлений в двох примірниках (по одному для кожної зацікавленої сторони). Кожна копія в обов'язковому порядку повинна бути засвідчена оригіналами підписів керівників компаній або уповноважених на візування документів осіб.
Акт можна запевнити печатками, але не обов'язково (починаючи з 2016 року, застосування печаток і штампів не є вимогою закону до юридичних осіб, але в разі виникнення спірних ситуацій, що потребують вирішення в суді, друк зайвою не буде).
Інструкція з написання Акту прийому-передачі товару
Заповнення документа умовно розділимо на три етапи.
Інформація про сторонах
В першу частину акта вноситься інформація про те, до якого саме документу він є додатком (номер додатка, дата, номер договору). Потім вписується повне найменування підприємства, що передає товар, із зазначенням посадової особи-представника (тут зазвичай пишеться або Директор, Генеральний директор або інший уповноважений співробітник) і документ, на підставі якого він працює ( «Статут», Положення »,« Довіреність »і т . Д.).
Далі в документ вносяться ті ж самі відомості про другу сторону прийому-передачі товару.
Умови прийому-передачі і список товару
Друга частина включає в себе основні пункти з передачі товару.
- Спочатку фіксується сам факт передачі, а також той документ, на підставі якого він відбувся (його найменування, наприклад, «Договір», номер і дата його складання).
- Потім в акт потрібно включити таблицю, в яку вписати детальний перелік переданих товарів, із зазначенням найменування, кількості, ціни та загальної вартості.
- Нижче таблиці слід ще раз вказати загальну вартість товару, що передається (цифрами і прописом).
- Далі необхідно внести пункт про стан переданої продукції. Якщо воно в отличном состоянии, то це потрібно обов'язково зазначити, якщо ж в ньому є якісь дефекти і несправності, то це слід також зафіксувати (бажано в окремому документі).
- Після треба засвідчити те, що приймаюча сторона ніяких претензій до якості і кількості переданих товарів не має.
- У наступному пункті потрібно відзначити кількість примірників акта, а також відзначити з рівнозначність перед законом.
Підписи сторін
На завершення акт з прийому-передачі товару повинен бути завірений підписами керівників організацій або ж уповноважених осіб. При необхідності документ можна запевнити печатками.
Після підписання акту відповідальність за збереження товару автоматично перекладається на приймаючу сторону. Всі претензії до постачальника можуть бути висловлені лише в судовому порядку.