- Що таке акт виконаних робіт
- В яких ситуаціях потрібно заповнення акта
- Як правильно скласти акт виконаних робіт
- Порядок заповнення форм КС-2 і КС-3
Акт виконаних робіт відноситься до первинної документації бухгалтерського обліку, яка заповнюється по завершенні (виконанні) робіт.
Оформлення акту проводиться на підставі раніше підписаного договору, якщо акт відсутній - витрати не враховуються при розрахунку податку на прибуток.
Що таке акт виконаних робіт
Акт виконаних робіт - це документ, в якому зафіксовано те, що призначені роботи завершені частково або в повному обсязі. Дати, які вказані в акті свідчать про те, що роботи були проведені в терміни, встановлені договором.
За цих дат можна судити про те, чи порушені терміни виконання угоди і, якщо порушення присутні, підприємство може вжити відповідних заходів згідно з положеннями договору. Перелік проведених робіт в акті підтверджує те, що умови угоди виконані в рамках домовленості або є порушення з боку виконавця.
Акт виконаних робіт називають ще актом приймання-передачі, цей документ оформляється одночасно з договором, так як підписання акта без підписання угоди вважається грубою помилкою ведення бухгалтерської документації. Акт виконаних робіт необхідний також в тих випадках, коли роботи підприємство здійснює власними силами.
Правильність заповнення акту рекомендовано звіряти зі зразком заповнення мінімум один раз на рік, щоб відстежити зміни в документообіг і попередити можливі порушення ведення первинних документів бухгалтерією.
В яких ситуаціях потрібно заповнення акта
Акт виконаних робіт заповнюється, коли між замовником і виконавцем існує угода в письмовому вигляді на виконання робіт або надання послуг (виняток - фінансові послуги), так як документ вважається підставою для оплати клієнтом наданих послуг. Акт оформляється навіть в тих випадках, коли в умовах договору про нього нічого не сказано або текст угоди складений некоректно.
Документ необхідно заповнити за спеціальною формою, а також поставити в обов'язковому порядку підпису замовника і виконавця. При неправильному веденні первинної бухгалтерської документації співробітники податкової інспекції накладають адміністративні стягнення, в тому числі донарахування податків в повному обсязі.
У деяких випадках акт виконаних робіт при наданні виконавцем послуг не потрібен, наприклад, договір оренди. Для здійснення оплати за орендних відносин досить скласти акт прийому-передачі майна. Згідно з листом Міністерства фінансів Російської Федерації від 9 листопада 2006 року, необхідно оформити також рахунки і платіжні доручення.
Складання акту не потрібно і при наданні послуг в сфері мобільного зв'язку. Ведення бухгалтерської документації на даний вид послуг детально регламентується положеннями «Правил надання послуг рухомого зв'язку», затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 2005 року.
Якщо організація надає послуги на офіційному сайті з використанням договору публічної оферти, то в договорі має бути зафіксовано положення про надання актів виконаних робіт на порталі в особистому кабінеті, де замовник (клієнт) зможе роздрукувати відскановану копію, тому відправляти поштою даний документ не обов'язково. Акт повинен бути висланий в подібній ситуації тільки за запитом замовника, коли йому необхідний оригінал документа з печатками.
У договорі бажано прописати умова: якщо замовник протягом регламентованого проміжку часу не запитав оригінал документа, то він згоден з обсягом і якістю проведених робіт, і ніяких претензій не має.
При такому порядку ведення первинної документації порушень з боку бухгалтерії не буде.
Як правильно скласти акт виконаних робіт
Для оформлення документації з надання будівельних послуг використовують форми КС-3 і КС-2, на підставі яких складаються в довільному порядку акти на види послуг, які не належать до сфери будівництва (окрема форма на ці види послуг законодавством не передбачена):
- Форма КС-2 використовується при здійсненні будівельно-монтажних робіт.
- Форма КС-3 використовується в якості довідки при підрахунку вартості послуг і витрат за будівельними послуг.
Акт виконаних робіт в обов'язковому порядку повинен включати наступні пункти:
- Дата складання акта і порядковий номер.
- Номер договору, до якого належить акт.
- Номер рахунку, відповідний виконаному обсягу робіт і наданий замовнику.
- Терміни здійснення робіт.
- Одиниці виміру послуг (робіт).
- Вартість проведених робіт з урахуванням ПДВ.
- Обсяг виконаної роботи (оформляється у вигляді переліку або таблиці).
- Назви організацій замовника та виконавця.
- Друку компаній і підписи представників сторін.
При заповненні форми акта слід керуватися такими правилами:
- У графі «Виконавець» необхідно вказати дані тієї сторони, яка надає послуги: найменування (скорочена або повне) відповідно до установчих документів, юридична адреса виконавця (місто, поштовий індекс, вулиця, будинок).
- У рядку «Замовник» повинні бути вказані дані боку, споживає послуги (аналогічно графі «Виконавець»).
- Таблиця в бланку акту виконаних робіт заповнюється аналогічно накладної, тільки замість товарів вказується перелік проведених послуг.
- У рядок «№» слід внести порядкові номери наданих послуг.
- У графу «Найменування роботи (послуги)» вносяться найменування всіх послуг і робіт, які відповідають порядковим номерам.
- У графу «Од. вим. »вписується номенклатура (шт., годину).
- У рядок «Кількість» заноситься обсяг проведених робіт або наданих послуг у відповідних одиницях виміру.
- У графу «Ціна» вписується ціна в рублях за одиницю здійсненої роботи або наданої послуги.
- У графу «Сума» вписується вартість здійсненої роботи або наданої послуги (тобто результат перемноження відповідних осередків рядків «Кількість» і «Ціна»). При цьому сума чисел у всіх осередках графи «Сума» вписується в «Разом», після цього вказується ПДВ від загальної вартості всіх послуг або робіт і сума всіх послуг або робіт з урахуванням ПДВ. Але якщо виконавець працює без ПДВ, то в графу «У тому числі ПДВ» вписується: «Без ПДВ».
- У рядку «Всього надано послуг на суму» пишеться сума з графи «Усього», прописом. Якщо ця сума - ціле числі (тобто без копійок), то там, де копійки вписується «нуль».
- У рядок «В т.ч. ПДВ »прописом вписується сума з графи« Без податку (ПДВ) ».
Акт виконаних робіт слід скласти у двох примірниках. Один примірник передається клієнту, другий - виконавцю.
Замовник може оскаржити інформацію в акті і відмовитися від його підписання. Всі зауваження щодо якості послуг і термінів виконання повинні бути зафіксовані в акті. В такому випадку виконавець повинен усунути всі наявні недоліки в регламентований термін, після чого складається новий акт.
Якщо ж одна зі сторін повторно відмовляється підписувати акт або ж зауваження не знайдені (незаконні), то в акті фіксується факт відмови і документ підписує тільки друга сторона. Після чого в судовому порядку приймається рішення про необгрунтованість або правомірності відмови і оплата робіт здійснюється на підставі судового рішення.
Однак до того моменту, поки клієнт не подасть на виконавця позовну заяву в суд, односторонній акт вважається дійсним і сприймається як повноцінна приймання згідно з технічними робіт. Після підписання односторонньої документа виконавець повинен оплатити ПДВ незалежно від того, чи буде він вимагати сплату боргу клієнтом чи ні.
Порядок заповнення форм КС-2 і КС-3
Форми КС-2 і КС-3 заповнюють на основі інформації, внесеної в «Журнал обліку виконаних робіт» (складається за формою КС-6 а). Якщо при будівництві використовувалися матеріали замовника, то виконавець після закінчення робіт повинен відзвітувати перед замовником про використання матеріалів в поставленому обсязі і за призначенням, згідно з нормами витрати, а залишки повинні бути здані. У подібному випадку підвищення вартості послуг не можна оформити за рахунок використання матеріалів. У вартість монтажно-будівельних послуг включають розцінки, які передбачені кошторисом і договором, і витрати, що не входять в ставки тарифу (одиничні розцінки). До таких витрат відносять:
- Витрати на експлуатацію техніки.
- Тарифи.
- Витрати на заробітну плату.
- Сезонне подорожчання.
- Надбавки за складні умови роботи.
Подорожчання матеріалів включають до витрат тільки при використанні комплектуючих, які були куплені за рахунок виконавця. Якщо виконавець проводить роботи по ремонту і реконструкції, то слід оформляти також окремий акт (за формою ОС-3), який заповнює спеціальну комісію, відповідальна за здачу і прийом таких об'єктів.
При цьому витрати на модернізацію і ремонт конструкцій відносять до первісної вартості будівлі, а документ підписується в двосторонньому порядку. Також в документі ОС-3 містяться всі витрати, які пов'язані з виконанням робіт. Якщо після оформлення акта ОС-3 і здачі об'єкта були помічені приховані дефекти, то виконавець повинен усунути їх у встановлений замовником термін.
За порушення виконавцем термінів здачі об'єкта покупець має право вимагати сплату пені, якщо подібна санкція прописана в умовах договору.