Дефектний акт. зразок заповнення

1. Для чого потрібен дефектний акт
2. Як скласти дефектний акт
3. Інструкція щодо заповнення дефектного акту
4. Після складання дефектного акту

Дефектний акт - це спеціальний обліковий документ, який фіксує недоліки, поломки, дефекти обладнання і техніки. Він відноситься до первинної документації та оформляється на основі висновків комісії експертів. Комісію призначає керівництво організації, яка проводить інвентаризаційну перевірку свого майна і найчастіше в неї входять співробітники підприємства з різних структурних підрозділів. Зазвичай до складання цього документа вдаються ті компанії, на балансі яких багато різного роду обладнання, техніки та інших основних засобів. Підставою для роботи експертної комісії є наказ, виданий директором підприємства.

ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк дефектного акту .doc Завантажити зразок заповнення дефектного акту .doc

Для чого потрібен дефектний акт

Дефектний акт є підставою для рішення про списання основних засобів. Під час інвентаризації експертна комісія при виявленні недоліків вносить відомості про них в спеціальну таблицю, а також робить висновки про можливість або неможливість їх усунення. Якщо дефекти виправити не можна, то складається рішення про списання обладнання.

Якщо дефектний акт буде складено невірно, то це може послужити відмовою у визнанні податковою службою витрат на ремонт або списання основних засобів в податковому обліку підприємства.

Це, в свою чергу, призведе до збільшення (донарахування) податковою виплати і одночасно штрафу.

Як скласти дефектний акт

Уніфікованої стандартної форми дефектного акту немає, тому організації можуть писати його або у вільному вигляді, або за спеціально розробленим внутрішньому шаблоном. Зазвичай цей документ виглядає у вигляді таблиці або оформляється списком, який включає в себе всі відомості про виявлені дефекти і ймовірності для їх виправлення. Якщо організація складає документ самостійно, то вона може оформити його як на фірмовому бланку, так і на звичайному аркуші А4. При цьому акт в обов'язковому порядку повинен містити наступне:

• назва підприємства і дані про керівника;
• точне найменування обладнання або об'єкта, за яким проводиться інвентаризаційна перевірка;
• список посадових осіб, які входять в експертну комісію;
• відомості про знайдені дефекти;
• рекомендації щодо усунення поломок і дефектів.

Акт складається в тій кількості примірників, яка потрібна для всіх зацікавлених сторін, при цьому кожен з них повинен бути завірений експертною комісією. Ніяких розцінок, вартості обладнання в акті не вказується.

Інструкція щодо заповнення дефектного акту

• На початку документа вказується дата і номер наказу щодо затвердження форми дефектного акту, прийнятої в даній конкретній організації.
• Потім вписуються відомості про підприємство: його назва із зазначенням організаційно-правової форми, а також структурний підрозділ або відділ, в якому проводиться перевірка техніки і обладнання на предмет виявлення дефектів.
• Далі вносяться прізвище, ім'я, по батькові керівника організації, з чиєї санкції проводиться інвентаризація майна, а також ставиться дата перевірки та друк (друк ставити необов'язково, так як з 2016 року юридичні особи, як і індивідуальні підприємці можуть в принципі її не використовувати).
• Нижче вписують назву документа, а також його номер по внутрішньому документообігу. Потім знову ж ставиться дата складання документа і вноситься адреса, за якою знаходиться об'єкт, що піддається перевірці.
• Наступним кроком вписується дата і номер наказу, якої послужив підставою для роботи експертної комісії, а також її склад. Співробітників, які увійшли до комісії, потрібно вказувати з повним найменуванням посади, прізвища, імені та по батькові.

• Далі заповнюються докладну інформацію про обладнання, яке перевірялося: вноситься його назва, серія, номер і т.д., а також дата випуску і введення в експлуатацію. Нижче наводиться інформація про виявлені несправності, вписуються одиниці їх вимірювання, і кількість.

  Формулювання, що відображають суть поломок потрібно ретельно продумати, вони повинні бути максимально чіткі і правильні.

• Потім пропонуються варіанти щодо їх усунення, а також, якщо це неможливо, то відповідні причини.
• В останньому розділі дефектного акту члени експертної комісії повинні підтвердити внесені в документ дані, поставивши навпроти зазначених посад свої підписи з обов'язковою їх розшифровкою.

Після складання дефектного акту

На підставі даного документа члени комісії виносять рішення про проведення відновлювальних робіт, перераховують їх перелік, а також вказують кошторисну вартість, після чого обладнання або техніка піддаються ремонту. Якщо хтось не згоден з висновками експертної комісії, він має право оскаржити дане рішення в судовому порядку.