Створення журналів реєстрації документів

1. Мабуть, приступимо
2. внутрішні документи
3. договори
4. вхідні документи
5. Вихідні офіційні листи
6. Документи, що відправляються організацією
7. Підсумуємо

- Хвилиночку, Іван Сергійович!

- Що таке?

- Ще не зробимо опис усіх документів, про д у ше й мови бути не може.

- Ну і бюрократ же ти, Вертер! [...]

- Але якщо ми допустимо безлад в документації, нащадки нам цього не пробачать. [...] Ось, недавно, Іванов А.В. привіз гадину з мезозойської ери. І ми записали, що це - птеродактиль. А вийшло, що це був птерозавр! Довелося переписувати цілу сторінку!

- Це жахливо, Вертер. Жахливо ...

К / ф «Гостя з майбутнього»

Напевно, всі пам'ятають педантичного робота Вертера, доглядача Інституту Часу з улюбленого багатьма фільму «Гостя з майбутнього». І напевно багато посміхалися, коли цей чарівний кіногерой реєстрував принесені артефакти і вів з тими, хто прибуває вченими забавний діалог про «гадину з мезозойської ери»! А адже ще в дитинстві цим прикладом нам вказували, наскільки важливі акуратність і порядок в реєстрації вхідної документації. Так, Іван Сергійович, як справжній учений, з деякою зверхністю поставився до стомлюючої процедурою реєстрації, назвавши Вертера бюрократом. Але ми-то з вами тепер точно знаємо, що Іван Сергійович, м'яко кажучи, помилявся!

Думаю, всім секретарям і діловода, початківцям роботу з нуля, знайоме це відчуття сум'яття і розгубленості. Йде безперервний потік різноманітних документів: що з цього потоку реєструвати? що не реєструвати? якщо реєструвати, то як? які документи і яким чином зберігати? кому розсилати? І тому подібні «страшні жахи»! На перших порах новачка може охопити справжня паніка, особливо якщо немає ні інструкції з діловодства, ні скільки-небудь ефективну схему документообігу.

«Спокій, тільки спокій!» - як сказав би Карлсон, чоловік «в самому розквіті сил». Ми допоможемо вам розібратися з реєстрацією [1] : Які журнали заводити, що в них писати, кому що видавати і т.д. Я постараюся дати універсальні рекомендації, дотримуючись яких ви зможете не тільки самостійно вибудувати основу документообігу організації, що не наплодивши скільки-небудь страшних помилок, але і розвинути його, модифікувати і вдосконалити, пристосувавши під потреби і особливості конкретної організації.

Рекомендації, які я дам в цій статті, засновані на особистому досвіді і обкатані протягом декількох років роботи в канцелярії.

Мабуть, приступимо

Отже, нам буде потрібно:

1. комп'ютер, оснащений пакетом програм MS Office (зокрема, MS Excel);
2. сканер;
3. принтер;
4. корпоративна електронна пошта (якщо її немає, то папір А4 в кілька підвищеній кількості для ксерокопій);
5. штамп «Вхід. № _______, «____» ___________ 20 ___ г. ». Він може бути куплений як готовим, так і самонабірних. Якщо немає штампа - не біда! Напишете необхідні позначки від руки.

Напевно, я засмучу деяких з вас, сказавши, що для правильно організованого документообігу потрібно реєструвати практично всі документи, що проходять через секретаря (канцелярію), тому що в більшості організацій прийнято, щоб будь-який рух документів здійснювалося саме через секретаря або канцелярію.

Далі розіб'ємо весь потік документів на кілька великих груп:

1. внутрішні документи, створювані і переміщаються тільки всередині вашої організації (службові та доповідні записки, протоколи і т.д.);
2. договори і пов'язані з ними документи (додатки, специфікації, додаткові угоди, протоколи розбіжностей та узгодження розбіжностей, угоди про розірвання та ін.);
3. вхідні документи, що надходять ззовні: поштою, факсом, електронною поштою, з кур'єром, які привозили працівниками з відряджень і т.д .;
4. вихідні офіційні листи;
5. документи, що відправляються з вашої організації.

Зупинимося докладніше на кожній з груп документів.

внутрішні документи

Їх потрібно обов'язково реєструвати і систематизувати. Звичайно потрібно чотири реєстру реєстрації:

• Реєстр наказів

• Реєстр розпоряджень

Пам'ятайте, що розпорядження може видавати не тільки директор, але в межах своєї компетенції і інші керівники відділів і служб, директори по напрямках і інші відповідальні особи, за ким дана функція закріплена розпорядчими документами (наказом) або установчими документами (статутом організації). Для розпоряджень кожна з служб або відділів повинна вести окремий реєстр (в Примері 2 вони виконані у вигляді окремих вкладених аркушів; їх можна побачити, подивившись в нижній лівий край документа) і використовувати буквенную індексацію (наприклад, розпорядження по відділу логістики можуть мати буквений індекс ОЛ (Приклад 3), розпорядження по бухгалтерії - буквений індекс ГБ (Приклад 4)).

Розпорядження по всій компанії в цілому можуть реєструватися без літерного індексу.

• Реєстр службових, пояснювальних і доповідних записок. Загальний вигляд і варіант заповнення представлені в Прімері 5.

Пояснення по стовпцях:

«П / н» - порядковий номер.

«Дата» - дата документа.

«№ записки» - номер документа.

«Кому адресована / відіслана» - перелік посад і П.І.Б. осіб, яким адресовано і відісланий даний документ.

«Зміст» - короткий зміст документа.

«ГІД» - посаду та П.І.Б. головного виконавця документа.

«Примітка» - примітки і службові відмітки.

Порядок реєстрації, розсилки і зберігання документів, що відносяться до цієї групи, можна представити у вигляді схеми:

• Реєстр протоколів нарад. Загальний вигляд і варіант заповнення представлені в Прімері 7. Реєстрація та розсилка протоколів виконавцям здійснюється за вищенаведеною схемою.

Якщо у вашій організації є інші види документів, що вимагають реєстрації, то створити реєстр по вищенаведеним зразкам вам не складе труднощів.

Наша порада. Прагніть до розумної уніфікації реєстрів. Якщо можна якісь види документів об'єднати і реєструвати в загальному для них реєстрі - робіть один загальний журнал подібно реєстру службових, пояснювальних і доповідних записок, в який заносяться незначно відрізняються один від одного види внутрішніх документів.

договори

Загальний вигляд і варіанти заповнення представлені в прикладах 8-10. Зупинятися на ньому не будемо, тому що в березневому номері [3] я детально описувала, як створити і вести цей реєстр.

вхідні документи

Оптимальніше всього буде реєструвати їх в єдиному реєстрі вхідної кореспонденції. Звичайно, ніхто не забороняє вам створити окремі реєстри для документів, що надходять по факсу, по електронній пошті і т.д., але цим ви створите собі зайвий клопіт, а можливо, і неприємності: наприклад, на запит керівника «підібрати всі отримані документи від ТОВ "Едельвейс" »ви забудете переглянути пару реєстраційних журналів або, відкриваючи велику кількість різноманітних реєстрів і поєднуючи отримані шляхом накладення фільтрів дані в єдиний документ, сильно затягнете терміни виконання даного вам доручення.

Отже, реєстр реєстрації вхідної кореспонденції в найбільш загальному вигляді повинен виглядати так, як представлено в Прімері 11.

Пояснення по стовпцях:

«№ п / п» - номер один по одному (не плутати з реєстраційним номером!).

«Дата реєстрації» - офіційна дата реєстрації.

Тут потрібно дати деякі пояснення.

Увага! Я буду «вчити вас поганому»: ви, ймовірно, вже читали в книгах з діловодства, що надійшла кореспонденція повинна реєструватися в день її отримання. Насправді «день отримання» - це поняття трохи розмите. Так, у простих поштових листів, одержуваних через «Пошту Росії», фактичну дату отримання відстежити практично неможливо: на конверті присутній тільки відбиток поштового календарного штемпеля з датою надходження листа в ваше відділення зв'язку. За отримання простого листа на пошті розписуватися не потрібно. Звідси випливає, що зареєструвати такий лист можна і «завтра», а в залежності від його змісту - і зовсім «втратити».

Складніше йде справа з листами, за отримання яких ви де-небудь розписуєтесь. У цьому випадку дата, проставлена у відповідній графі з підписом, повинна відповідати тій даті, яку ви ставите на повідомленні про отримання рекомендованого або цінного листа, датою, яку ви поставили на повідомленні про вручення, якщо таке було, датою, яку ви проставили поруч зі своїм розписом в ДОСТАВКОВОГО аркуші, спішно привезеному кур'єром, і т.д.

«Реєстраційний номер» - номер, який присвоюється даному пакету документів і проставляється за допомогою штампа «Вх. № »або від руки в правому нижньому кутку кожного односторінкового документа і на першій сторінці багатосторінкового, якщо інше не передбачено інструкцією з діловодства організації. Номер може бути як числовим, так і буквено-числовим (це краще, тому що я рекомендую розбити входять на наступні підгрупи і ввести для кожної буквений індекс: Ф - факс, ЕП - електронна пошта). Без індексу слід реєструвати паперові документи, отримані іншими шляхами (наприклад, доставлені працівником організації та здані на реєстрацію після повернення його з відрядження; доставлені гостями, які відвідали вашу організацію з діловим візитом і т.д.). Буквений індекс може бути абсолютно будь-яким, в залежності від ваших насущних потреб, наприклад, ЗП - рекомендований лист, ЦП - цінний лист і т.д. Але не дуже захоплюйтеся, а то самі заплутаєтеся.

Зверніть увагу! Всі пропозиції, що надійшли до вас документи повинні мати реєстраційні номери, а ось проставляти їх за допомогою штампа або від руки потрібно не скрізь. Зазвичай перелік таких документів уточнюється в бесіді з керівником компанії або / і з керівниками відповідних служб та підрозділів. Наприклад, штамп «Вх. № »годі й проставляти на наступних документах:

• первинні бухгалтерські документи (товарні накладні, рахунки-фактури, акти виконаних робіт і т.д.);
• документи, отримані з різних судових інстанцій (в цьому випадку, як варіант, напис «Вх. №» може проставлятися олівцем або на звороті документа);
• міжнародні товарні накладні CMR.

Не вся надходить кореспонденція підлягає обов'язковій реєстрації. Як правило, не вносяться до реєстру реєстрації вхідних документів вступники рекламні і вітальні матеріали (листівки, проспекти, брошури, буклети), а також документи, що надходять по електронній пошті, але не мають ознак оригіналу (таких як вихідний номер, дата, посада і Ф .І.О. відповідальної особи, підпис, печатка) і виконані не так на бланку організації.

На перших порах рекомендую заносити до реєстру всі вступники документи, навіть якщо вони носять рекламно-інформаційний характер і не мають ознак, притаманних діловому папері, тому що практика показує, що недосвідчений працівник, провідний реєстрацію, по первости не завжди може правильно оцінити характер і важливість отриманих документів (див. епіграф до статті).

Наша порада. Не викидайте розкриті конверти. Причому навіть якщо ви не проставили на документах номер (з вищенаведених мною або інших подібних міркувань), то на конверті його потрібно проставити обов'язково. Після чого конверт прикріплюють (степлером або скріпкою) до документів, які в ньому прийшли.

Вхідний реєстраційний номер потрібно обов'язково проставляти на вашому примірнику накладної експрес-оператора. Якщо в момент доставки ви бачите, що екземпляр накладної один і кур'єр явно має намір його забрати собі, то не полінуйтеся і зробіть ксерокопію. Радимо зберігати ці накладні в окремій папці. Рано чи пізно ця папка вам може дуже стати в нагоді.

«Організація-відправник» - найменування організації або фізичної особи контрагента, вказане на поштовому конверті. Це дуже важливе уточнення, особливо якщо ви працюєте з контрагентами, що мають численні філії в різних містах, тому що іноді дуже важливо знати, від кого фактично надійшов пакет.

«Адреса відправника (фактичний)» - списується з конверта.

«Зміст» - найважливіша графа. Сюди акуратно вписуємо все, що прийшло в цьому пакеті, а саме вихідні номери, дати та назви надісланих документів. Якщо надіслані копії будь-яких документів, то в дужках вказуємо «копія»; якщо ці документи є завіреними копіями, то пишемо «завірена копія».

Якщо документ надійшов у кількох примірниках, в дужках вкажіть їх кількість. Не нехтуйте подробицями, вони дуже важливі! Часто документи, надіслані з-за кордону, не мають звичних нам реквізитів. В цьому випадку знайдіть на документі якусь ідентифікаційну інформацію і запишіть її, наприклад, «CMR від 13.04.2015 до invoice № 1235478 від 13.04.2015 (4 екз.)». Головне, щоб згодом, при виникненні будь-яких питань про надходження тих чи інших документів ви могли чітко дати відповідь, які саме документи приходили і коли.

«Вид кореспонденції» - яким з численних можливих видів надійшла документація, наприклад: факс, електронна пошта, рекомендований лист, рекомендований лист з повідомленням, лист з оголошеною цінністю, листа з оголошеною цінністю та повідомленням, відправлення 1 класу, експрес-доставка DHL, Pony Express, EMS, телеграма, «Іванов П.П. привіз з відрядження », фельд'єгерська служба і т.д.

«Номер ідентифікатора» - номер поштового ідентифікатора (є у замовних і цінних листів всіх видів, присутній на конверті і поштовому повідомленні) або номер накладної експрес-оператора (присутній на вашому примірнику накладної).

«Кому передано» - посади і прізвища відповідальних осіб, кому були передані ксерокопії або перенаправлені скан-копії отриманих документів для подальшої роботи з ними.

«Підпис в отриманні» - в цій графі ви будете збирати підписи за передані документи.

«Реєстрацію справив» - посаду та П.І.Б. особи, який провів реєстрацію вхідного листа.

«Примітка» - графа для службових відміток.

Наша порада. Як відомо, у всіх посібниках і підручниках з діловодства декларується принцип одноразової реєстрації вхідних документів. На практиці я переконалася, що це не завжди корисно, зручно і виправдано. Тому раджу вам не гнатися за «однократностью». Якщо спочатку ви отримали якийсь документ по факсу і зареєстрували його, а потім отримали його через кур'єрську службу експрес-доставки, то реєструйте його повторно, дотримуючись усіх правил реєстрації та заповнюючи всі поля реєстру. Згодом ви зможете надати історію отримання даного документа, застосувавши фільтр до колонку «Організація-відправник» або «Зміст», - скільки разів, якими видами відправлень були отримані документи, кому в кожному конкретному випадку спрямовувалися і т.д.

Після реєстрації і проставлення візи (резолюції) керівником на вхідному документі робиться його ксерокопія (або скан-копія) в кількості, що відповідає кількості відповідальних осіб. Секретар відсилає скан-копії по корпоративної електронної пошти, бажано з повідомленням про прочитання та доставці. В цьому випадку розпису про отримання копії документа з відповідальних осіб брати не треба, тому такий спосіб є кращим.

Якщо ж секретар видає паперові ксерокопії, то необхідно робити це строго під розпис. Відмітки про отримання документів потрібно збирати в реєстрі, попередньо роздрукувавши потрібний його лист.

Оригінали документів (за винятком виконавчих листів, бухгалтерських, митних та ще деяких видів документів) повинні зберігатися у секретаря (в канцелярії). Виконавці працюють з копіями, які секретар розсилає їм по електронній пошті або передає під розпис у вигляді ксерокопій. Якщо якомусь працівникові потрібен оригінал того чи іншого документа, то в справу підшивається його копія, знята з документа, що містить візу керівника і реєстраційний номер. Крім того, на цій копії секретар повинен зробити відмітку про те, кому і коли відданий оригінал, наприклад: «Оригінал передано головному бухгалтеру (П.І.Б.) (дата)».

Так, наприклад, якщо ви отримали рекомендованим листом оригінал договору на семи аркушах, з трьома додатками, супровідним листом, листом-рекламацією і фотографіями (скажімо, несправного агрегату), в реєстрі реєстрація даного листа буде виглядати, як в Прімері 12. На документах в правому нижньому кутку потрібно зробити запис такого змісту: «Вх. № 1 від 15.05.2015, секретар П.І.Б. (Розпис) »(Приклад 13).

Вихідні офіційні листи

Для реєстрації таких листів досить створити таблицю (Приклад 14).

Пояснення по стовпцях:

«П / н» - порядковий номер.

«Дата» - дата листа (зверніть увагу: це не дата реєстрації, а дата, яка буде стояти на самому листі).

«№ вих. листи »- вихідний номер, який буде стояти на листі.

«Організація-адресат» - найменування організації або П.І.Б. фізичної особи, якій буде адресовано даний лист. Як правило, пишеться виконавцем на самому листі.

«Населений пункт» - населений пункт, де знаходиться адресат.

«ГІД» - головний виконавець документа (автор).

«Зміст» - короткий опис, про що даний лист.

«Примітка» - графа для різних допоміжних позначок.

Даній реєстр призначення для реєстрації офіційніх вихідних листів, тобто створених на бланку підприємства з усіма реквізитами відповідно до правил оформлення, прийнятими в даній організації, і містять підпис керівника організації або іншого керівника, що має право підпису таких листів; іноді можуть нести на собі печатку підприємства), що створюються працівниками організації та відправляються згодом адресатам різними способами.

Важліво! Реєстраційний номер, записаний в цьому реєстрі, є вихідним номером листи.

Номер вихідного листа може бути як простим, що складається тільки з цифр, які є порядковим номером в реєстрі, так і складним, що складається з декількох цифр, розділених косою рисою або дефісом (через дріб можна вказувати порядковий номер місяця або року створення листи і т.д. ) і містить букви (наприклад, ініціали керівної особи, яка підписала цей документ) і т.д.

Наша порада. Який би спосіб нумерації вихідних листів ви не вибрали, його потрібно закріпити в інструкції з діловодства організації (якщо її поки що у вас немає). Якщо інструкція є, номери листів слід присвоювати в суворій відповідності до затвердженого алгоритмом.

Зразки реєстрації листів з простою і складною нумерацією наведені в прикладах 15, 16.

Документи, що відправляються організацією

До таких документів можна віднести вихідну кореспонденцію (не плутати з вихідними офіційними листами, реєстрацію яких ми розглянули вище). Це величезний і дуже важливий масив документів. Реєструвати їх потрібно обов'язково і досить докладно.

Загальний вигляд і варіант заповнення реєстру реєстрації вихідної кореспонденції наведені в Прімері 17.

Пояснення по стовпцях:

«№ п / п (номер пакета)» - порядковий номер реєстраційного запису, номер пакета, який я рекомендую писати на конверті в одного разу встановленому вами місці (наприклад, поруч з індексом місця призначення). Не забувайте, що під індексом не повинно бути ніяких сторонніх записів, інакше лист може не дійти до адресата. Якщо відправлення з повідомленням про вручення та / або з описом вкладень, то даний номер потрібно проставити:

а) на конверті;

б) на повідомленні в полі «Для додаткових відміток відправника»;

в) на обох примірниках опису вкладень внизу на вільному полі.

«Дата реєстрації» - фактична дата відправки, тобто якщо ви вносите відправлення до реєстру сьогодні, а йдете відправляти на пошту тільки завтра, то писати треба завтрашню дату. Чи не намагайтеся дотримати відповідність номерів пакетів і календарної дати: нічого страшного не станеться, якщо пакет № 100 матиме дату відправки 01.02.2015, а № 90 - дату 20.02.2015. У будь-який момент, якщо потрібно, ви можете активувати фільтр MS Excel по необхідної календарну дату і побачити все отправленія.Еслі цей момент має для вашої організації принципове значення, тоді потрібно додати в таблицю окремий стовпець «Номер пакета».

Якщо цей момент має для вашої організації принципове значення, тоді потрібно додати в таблицю окремий стовпець «Номер пакета».

«Куди: організація; адреса; контактна особа, телефон »- реквізити адресата. Контактна особа і телефон потрібні для експрес-відправлень, інші види поштових пересилань в таких подробицях не потребують.

«Зміст» - опис вкладених документів.

«Відправник» - П.І.Б. і посаду працівника, який передав вам лист на відправку.

«Тип відправлення» - вказуємо вид відправлення листа: просте, замовлене, з повідомленням, з оголошеною цінністю, DHL, EMS і т.д.

«Номер ідентифікатора / накладної» - номер поштового ідентифікатора (буде проставлено на касовому чеку з пошти) або номер накладної експрес-оператора.

«Повернення повідомлення про вручення (дата і П.І.Б. отримав особи)» - актуально для пакетів, що відправляються з повідомленням. У цю графу переписуєте з повернувся повідомлення про вручення дату отримання і прізвище прийняв особи.

«Вартість (з ПДВ), грн.» - вартість відправлення.

«Примітка» - графа для різних службових і допоміжних позначок.

Підсумуємо

1. Перераховані вище реєстри є основними і повинні бути присутніми в будь-якій організації, яка прагне до порядку в діловодстві.
2. Залежно від особливостей документообігу у вашій організації, можливо, перелік реєстрів не опиниться вичерпним. В цьому випадку ви зможете створити потрібні вам види журналів реєстрації за аналогією з наведеними в цій статті, наприклад: реєстр обліку залізничних і авіаквитків, реєстр реєстрації відряджень працівників сторонніх організацій, реєстр обліку видачі працівникам в користування оргтехніки і т.д.

Тепер-то ви не злякалися, якщо буде потрібно створити «реєстр-реєстрації-чого-небудь-такого-чого-ще-ніхто-ніколи-ні-реєстрував»? Впевнена, що ні! Більш того, проявіть кмітливість, дотепність і творчий підхід до даної, здавалося б, вельми рутинної області діяльності секретаря.

[1] Для спрощення термінології домовимося під реєстрацією документа розуміти внесення запису про документ у відповідний журнал (реєстр) з нанесенням (або без нанесення) на сам документ позначки, що містить вхідний номер, дату реєстрації, прізвище і посаду співробітника, яка провела реєстрацію. Також для спрощення надалі будемо називати співробітника, що займається реєстрацією і розсилкою документів, секретарем.

[2] Детальніше про складання та ведення реєстру див .: Назарова Л.А. Створюємо реєстр наказів по основній діяльності: 5 простих кроків // Секретар-референт. 2015. № 6. С. 20-25.

[3] Див .: Назарова Л.А. Створюємо електронний реєстр договорів в MS Excel // Секретар-референт. 2015. № 3. С. 34-37.

Л.А. Назарова, начальник канцелярії