Реклама
Реклама
Реклама

Акт прийому-передачі документів

  1. Основні правила оформлення акту прийому-передачі документів
  2. Інструкція щодо заповнення акта прийому-передачі документів

Оформлення акту прийому-передачі документів не є строго обов'язковою процедурою. Однак в деяких випадках передача документів між контрагентами супроводжується його підписанням. Акт прийому-передачі документів має юридичне значення, тому при виникненні будь-яких спірних ситуацій та суперечностей між підписантами його сторонами він має доказову силу і може бути використаний в суді.

Акт прийому-передачі документів створюється і всередині підприємств - наприклад, при передачі кадрової, бухгалтерської та ін. Документації при зміні співробітників. У цьому випадку документи повинні пройти попередню перевірку на їх утримання і повноту, щоб згодом приймає документи працівник не зіткнувся з несподіваними неприємностями.

ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк акту прийому-передачі документів .doc Завантажити зразок заповнення акту прийому-передачі документів .doc

Основні правила оформлення акту прийому-передачі документів

Уніфікованого стандартного зразка щодо заповнення даного документа немає, тому підприємства і організації мають право самостійно розробити його шаблон або ж оформляти документ у вільній формі. Заповнювати його можна як в простому письмовому вигляді, так і друкувати на комп'ютері. Оформляється акт прийому-передачі документів на звичайному аркуші А4 формату в двох примірниках - по одному для кожної із зацікавлених сторін. При цьому кожна копія повинна мати підписи керівників організацій або уповноважених на це осіб.

При необхідності документ можна завірити печаткою, але це необов'язково, тому що з 2016 року юридичні особи мають право не використовувати в своїй діяльності печатки та штампи.

Також акт повинен містити певний перелік обов'язковий відомостей. Зокрема тут повинна бути вказана інформація про сторони, між якими фіксується факт передачі документів, а також повний список переданих документів з їх чітким найменуванням і кількістю. Якщо передаються оригінали документів - це слід обов'язково вказати в акті (в разі їх втрати, претензії будуть пред'явлені тому боці, на руках у якої вони були на момент запитання), якщо ж копії, то вони повинні бути завірені передавальною стороною.

Також слід врахувати, що в разі передачі оригіналів документів, що передає, повинна обзавестися їх копіями.

У випадках особливої ​​цінності переданих документів, в акт бажано вносити повніші відомості про підприємства (повні реквізити з ОГРН, ІПН, КПП і т.д.), а також паспортні дані співробітників, зайнятих в процесі передачі. Якщо ж передаються стандартні документи, можна обмежитися більш простою формою акта.

Інструкція щодо заповнення акта прийому-передачі документів

З точки зору діловодства, даний акт має цілком стандартну форму і не повинен викликати особливих труднощів при заповненні. У розглянутому прикладі документи передаються від одного підприємства іншому.

  • Спочатку пишеться найменування документа з коротким позначенням його суті.
  • У рядку нижче вказується місто, в якому працює організація, що виписує акт, а також дата його оформлення.
  • Далі вписується інформація про компанію, яка передає документи: вноситься її назва із зазначенням організаційно-правової форми (ІП, ТОВ, ВАТ, ЗАТ), а також посаду відповідальної особи (зазвичай тут пишуть Директор, Генеральний директор або вказують іншого, уповноваженого на підписання подібного роду документів співробітника) його прізвище, ім'я, по батькові (повністю).
  • Потім все те ж саме вноситься про другу сторону: назва організації, посада, прізвище, ім'я, по батькові відповідальної особи.

Після внесення відомостей про підприємства, потрібно написати повний перелік переданих документів.

Як правило, такі акти складаються в тих випадках, коли список переданих документів або особливо цінний, або досить значний, тому найкраще оформити їх список у вигляді таблиці.

У перший стовпчик потрібно внести порядковий номер переданого документа в даній таблиці, в другій - повне найменування, в третій - дату його складання, в четвертий - номер документа по внутрішньому документообігу. У п'ятому стовпці треба вказати оригінал або копія (завірена) передається другій організації, а шостий стовпчик - кількість містяться в документі листів.

При необхідності таблицю можна розширити, внісши в неї будь-яку додаткову інформацію.

Під таблицею слід написати, скільки примірників акта було складено і скільки отримали на руки зацікавлені сторони, а також поставити підписи керівників обох підприємств.

Після підписання акту з приймання-передачі документів всю відповідальність за повноту, зміст, збереження переданої документації прийняла її сторона автоматично бере на себе.