Акт про знищення документів: зразок і порядок заповнення по підприємству

1. Причини знищення документів
2. Що являє собою акт про знищення документів?
3. Що потрібно перевірити при складанні акта?
4. Утилізація архівних документів
5. Порядок складання акту
6. терміни зберігання
7. висновки

Кожна компанія регулярно проводить знищення документації з терміном придатності, що. Процедура зачіпає найрізноманітніші паперу: від звичайної ділової переписки до старих рахунків і податкових декларацій. Недосвідчені співробітники часто задаються питаннями стосовно термінів зберігання і того, які саме документи підлягають зберіганню, а які повинні бути знищені.

Слід враховувати, розмір фірми ніякої ролі не грає, оскільки для всіх юридичних осіб діють єдині правила.

Причини знищення документів

Основна причина утилізації, якщо не відбулися ніякі надзвичайні ситуації, полягає в закінченні терміну зберігання документа. Цей термін повинен наступити на 1 січня наступного року.

Крім цього виділяють наступні обставини:

• Псування документації в результаті загоряння або затоплення;
• Розкрадання паперів;
• Повна або часткова псування внаслідок стихійного лиха (смерч, ураган, обвал, землетрус, виверження вулкана і т. Д.).

Будь-яка з перерахованих причин повинна бути офіційно підтверджена. Так, наприклад, якщо має місце правопорушення (незаконне проникнення в офіс і злодійство документа), в правоохоронних органах потрібно отримати довідку про те, що це насправді сталося.

Особливо важливу документацію необхідно зберігати в шафі з надійним замком або в сейфі. Якщо ці умови не дотримані, на керівника фірми накладається адміністративне покарання у вигляді штрафу. Такі умови поширюються і на документи, зіпсовані в результаті пожежі або затоплення. Для підтвердження події знадобляться довідки з відповідних відомств.

В цій статті ви можете дізнатися, як скласти довіреність на отримання трудової книжки при звільненні та завантажити її зразок.

Що являє собою акт про знищення документів?

Акт утилізації документів становить особа, фізично здійснює процедуру знищення. Документ містить повний знищених найменувань. Обов'язково вказуються нормативно-правові акти, відповідно до яких ліквідована та чи інша папір.

Акт про знищення документів затверджується і підписується тільки після того, як буде закінчена процедура фактичного знищення документації.

Процедуру ліквідації паперів може здійснювати фірма-аутсорсер. В цьому випадку потрібно ретельно перевірити документ на предмет відповідності всім законодавчим нормам. Важливо, щоб складений акт дійсно міг служити підтвердженням процедури ліквідації.

Дізнатися, як скласти акт проведення інвентаризації і завантажити його зразок, ви можете за посиланням.

Що потрібно перевірити при складанні акта?

• Приведення повного переліку знищеної документації;
• Вказівка ​​посилань на нормативно-правові акти, згідно з якими вироблено знищення;
• Засвідчення документа особисто підписом гендиректора фірми.

Що говорить законодавство?

Основний документ, який супроводжує процедуру знищення - акт про виділення документів до знищення. Він являє собою перелік різних документів, запропонованих до ліквідації, із зазначенням їх числа.

Форма акта про знищення документів визначена «Основними правилами роботи архівів організацій» (підтверджено рішенням Колегії Федерального архівного агентства від 6 лютого 2002 года).

Також слід звернутися до Постанови ФКЦБ РФ (Федеральної комісії з ринку цінних паперів) від 16 липня 2003 року №03-33 / пс «Про затвердження Положення про порядок і строки зберігання документів АТ». Документ визначає наступне:

• З метою гарантованого збереження документації, акти складаються тільки після формування описів справ безстрокового або тимчасового зберігання. Описи і акти розбираються Експертною комісією і затверджуються керівництвом організації;
• Справи, внесені в ратифікований акт про знищення документів, повинні бути відокремлені від інших паперів. Їх зберігають у спеціально відведеному для цього місці;
• Акт про виділення документів до знищення, так само як і описи, зберігається в архіві компанії в формованому справі.

Держархівом встановлені правила, що регламентують зберігання. Їх перелік затверджений 6 жовтня 2006 року. Згідно з цим нормативно-правовим актом, документи зберігають:

• Нетривалий час - від одного року до п'яти років;
• Протягом тривалих термінів (від 10 до 75 років);
• Деякі документи взагалі не можна знищувати.

Тип архіву не має значення: документи можуть зберігатися як у власному, так і належить компанії архіві.

Перелік встановлює наступне:

• Річна податкова звітність зберігається перманентно, квартальна - п'ять років, щомісячна - один рік;
• Річна балансовий і бухгалтерська звітність зберігається перманентно, квартальна - п'ять років, щомісячна - один рік;
• «Первинка» (первинна облікова документація) зберігається п'ять років;
• Кадрову документацію зберігають протягом 75 років. Сюди відносяться накази про призначення і переміщення співробітників, особисті справи, табелі по небезпечних виробництв та інше.

Таким чином, можна виділити ключові документи, які не підлягають ліквідації. До документів з безстроковим періодом зберігання відносяться річна бухгалтерська і податкова звітність, річні бухгалтерські баланси. У разі будь-якої перевірки або домагань з боку податкових органів така документація підтвердить, що всі виплати в бюджет фірма зробила повністю, і їх суми можна перевірити в будь-який момент.

Комісія, сформована в установі, відбирає документи, які потрібно зберігати постійно. Такий список складається за зростанням (від початку року до його закінчення). Чотири примірника цього списку підписує керівник.

Документи з безстроковим періодом зберігання відправляються до державного архіву або поміщаються в власний. Щороку складається наказ із зазначенням відповідального за збереження особи.

Акт про знищення документів - зразок заповнення:

Зразок акта про знищення документів ТОВ Світанок.

Утилізація архівних документів

Папери з вичерпаним терміном придатності можуть бути утилізовані з першого січня нового року. Так, наприклад, якщо термін закінчився в грудні 2015 року, з 1 січня 2016 року можна почати процедуру знищення. Це допускається тільки в разі, якщо відбулася ревізія за минулий період.

Якщо документацію потрібно вилучити з державного архіву, вона истребуется за накладною. Передані архівом паперу, які повинні бути утилізовані, описуються в переліку. Цей перелік і є той самий акт на знищення документів. У ньому вказується найменування паперів та їх кількість.

Акт про знищення документів містить безліч дат, що відображають хронологію подій:

• Дата протоколу експертно-перевірочної комісії архіву, який погодив опис справ постійного або тривалого терміну зберігання. Ця дата переноситься в акт з протоколу і повинна бути раніше дати формування акту;
• Дата самого акту. Проставляється в бланку документа. Збігається з датою формування акту і його підписання посадовою особою, яка проводила експертну оцінку документації. Його підпис ставиться в кінці акту. Згідно з рекомендаціями Росархіву, в документа повинна стояти одна підпис (як правило, голови експертної комісії), але на ділі в документі зазвичай розписуються всі члени комісії;
• Дата узгодження акту з експертною комісією. Узгодження здійснюється тільки після складання акту, тому дата підтвердження і номер протоколу заносяться в документ після його розгляду;
• Дата затвердження акта керівництва;
• На підставі погодженого акту документація вивозиться в пункт утилізації. Дата вивезення проставляється безпосередньо після звершення вивезення;
• Після утилізації в облікову документацію архіву вносяться відповідні записи. Вказується дата внесення змін (день вивезення документів).

Акт утилізації документів - зразок заповнення:

Зразок акта утилізації документів ТОВ Шредер.

Всі папери, що підлягають утилізації та внесені в акт, до моменту знищення повинні зберігатися окремо. Після розгляду комісією акт запевняє керівник. Факт утилізації підтверджується актом про знищення. Процедура здійснюється шляхом спалювання або за допомогою спеціального обладнання в присутності членів комісії.

Як скласти акт виконаних послуг за договором надання послуг і для чого потрібен цей документ - читайте тут.

Порядок складання акту

Акт про знищення документів не містить докладний опис кожного найменування. Можна обмежитися зазначенням загального найменування (наказ, довідка і т. Д.) І крайніми датами (ранній і самої пізньої в справі).

Отже, акт про знищення документації містить такі відомості:

• Найменування справи (загальна назва документа);
• Крайні дати;
• Номер документа за описом або номенклатурою;
• Кількість що зберігаються примірників;
• Період зберігання;
• Статті згідно з Переліком.

Внизу таблиці потрібно вказати, скільки всього папок або справ підлягає утилізації. Далі в документі розписуються члени комісії (як мінімум три людини). До комісії зазвичай входять архіваріус, начальник кадрової служби і відповідальний за документообіг. Зверху ставиться підпис керівника.

Як скласти довіреність на право підпису документів і які повноваження можна передати по цьому виду довіреності, ви можете дізнатися в нашій нової публікації.

терміни зберігання

Акти на утилізацію документів потрібно зберігати в окремій папці, сортуючи за датою зростання. Термін зберігання таких документів становить п'ять років.

висновки

Навіть якщо у компанії невеликий документообіг, зберігання документації роками не має сенсу, але рятувати разом від них не можна. Жоден наказ або довідка не повинні бути утилізовані до проведення ревізійної перевірки. Знищувати можна тільки те, що не забороняє закон. Річну податкову і бухгалтерську звітність чіпати не можна, це також стосується різних балансів.

Для утилізації зайвих паперів потрібно створити експертну комісію, члени якої визначать, можна знищувати вибрані документи чи ні, а також складуть відповідний дозвіл. Акт на знищення містить перелік справ і завжди підтверджується розписом керівника. Факт утилізації завжди оформляється у вигляді відповідного акта.

Більше інформації про те, в якому порядку здійснюється знищення документів по підприємству, ви можете отримати в наступному відео-інтерв'ю: