Школа бухгалтера № 3 (13.2.2006)
Практика
Увага! архівна публікація
Ця сторінка містить давню архівну публікацію бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит", яка в даний час, цілком можливо, втратила актуальність і може не відповідати чинним нормам бухгалтерського і податкового обліку.
Для роботи з актуальними матеріалами журналу перейдіть до ONLINE.dtkt.ua
або виберіть потрібний вам розділ ДК-порталу у верхньому рядку навігації.
З року в рік на кожному підприємстві, навіть невеликому, накопичується величезна кількість різної бухгалтерської і податкової документації. Як визначити терміни зберігання цих документів, і яким чином від них можна позбутися? Відповіді на ці питання ми і розглянемо в даній публікації. Для визначення строків зберігання документів слід керуватися «Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів», затвердженому наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р № 41 (далі - Перелік № 41) 1. Перелік № 41 призначений для використання всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями і підприємствами незалежно від форм власності, а також фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності.
В основному, для первинної бухгалтерської та податкової документації термін зберігання становить три роки за умови завершення перевірки державними податковими органами. Для окремих видів документів встановлено інші терміни зберігання і підстави для знищення.
Наприклад, документи про переоцінку товарно-матеріальних запасів, основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного виробництва (п.п. 336 і 337 Переліку № 41) - до ліквідації підприємства; документи, що встановлюють персональні оклади і надбавки, - 10 років (п. 523), журнали обліку договорів на поставку продукції (п. 1066), документи (акти, накладні) про здану продукції (п. тисяча шістьдесят-дев'ять) - три роки незалежно від часу завершення перевірки.
Слід також звернути увагу на примітки, дані в Переліку № 41, які коментують і уточнюють строки зберігання документів. Наприклад, слова «після закінчення терміну дії договору», «після затвердження», «після заміни новими» і т.п. вказують на те, що обчислення строку зберігання таких документів починається з певного моменту.
Для деяких документів, наприклад, для документів про проведення атестації, особових рахунків співробітників і т.д. термін зберігання встановлений з урахуванням віку особи, на яке ці документи були заведені. Наприклад, термін зберігання «75 років - В» означає, що тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством дорівнює різниці 75 років мінус вік особи на момент завершення справи.
Терміни зберігання документів, визначені в Переліку № 41, є мінімальними і зменшенню не підлягають.
За термінами зберігання документи діляться на:
- документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання;
- документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Відповідно до п. 8.31 «Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвердженої постановою КМУ від 17.10.97 р № 1153 (далі - Інструкція № 1153) для зберігання документів підприємства забезпечуються відомчим архівом відповідно до норм Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.93 р № 3814-XII (далі - Закон № 3814).
Передачі в архів підлягають завершені діловодством справи постійного і тривалого термінів зберігання. Документи тимчасового зберігання зберігаються на підприємстві або в структурних підрозділах і після закінчення терміну підлягають знищенню в установленому порядку.
Відповідно до п.п. 8.3 - 8.5 Закону № 3814 для оцінки цінності документів на підприємстві створюється експертна комісія, яка здійснює відбір документів постійного і тривалого зберігання для передачі до відомчого архіву, відбір документів з тимчасовим терміном зберігання для подальшого зберігання на підприємстві або в структурних підрозділах, виділення на знищення справ за попередні роки, термін зберігання яких закінчився.
До складу експертної комісії, яка затверджується керівником підприємства, включаються керівники служби діловодства й архівного підрозділу підприємства, фахівці відповідної архівної установи. Відповідно до пп. 4.33 «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій», затверджених наказом Держкомітету архівів України від 16.03.01 № 16 (далі - Правила № 16) засідання експертної комісії проводиться не рідше одного разу на рік і вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу комісії.
За результатами експертизи цінності документів комісія складає акти про виділення справ на знищення, а також описи справ постійного, тривалого зберігання для передачі в архів.
На більшості підприємств до справ постійного і тривалого зберігання в основному відносяться накази керівника по особовому складу, особові рахунки або, при їх відсутності, розрахунково-платіжні відомості. Для підготовки і передачі цих документів до архіву вони підлягають відповідному оформленню. Порядок оформлення справ для передачі в архів в даній публікації розглядати не будемо.
Набагато цікавіше ознайомитися з порядком «правильного» знищення документів.
Порядок знищення документів Експертна комісія проводить експертизу цінності документів і здійснює відбір документів для знищення, про що складається відповідний акт (п.п. 3.1 і 3.2 Переліку № 41). В акт включаються справи, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складається акт. Наприклад, справи з трирічним терміном зберігання, закінчені діловодством у 2002 році, можуть бути включені в акт, який буде складений не раніше 1 січня 2006 року.
Відповідно до п. 3.6. Переліку № 41 підприємства можуть знищувати документи, якщо практична необхідність в них відпала й терміни їх зберігання закінчилися. Схвалені експертною комісією підприємства акти затверджуються керівником підприємства і в обов'язковому порядку узгоджуються експертно-перевірочною комісією відповідної установи державної архівної служби. Тільки після цього підприємство має право знищити справи, включені в ці акти.
Порядок оформлення виділення документів на знищення визначається п.п. 8.5 - 8.7 та Додатком 22 до Інструкції № 1153.
Акт про виділення документів на знищення виглядає наступним чином: Відібрані до знищення документи передаються організаціям, які займаються заготівлею вторинної сировини. Здача документів оформляється приймально-здавальними накладними (п. 3.7 Переліку № 41). Відповідно до роз'яснень, викладених в листі відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Державного комітету архівів України від 12.01.2001 р № 05-26 (далі - Лист № 05-26) віднесення організації до категорії, що займається заготівлею вторинної сировини, підтверджується її статутом, затвердженим і зареєстрованим в установленому порядку.
Незначні обсяги документів можна спалити, про що здійснюється відповідний запис в акті (пп. 4.5.10 Правил № 16). Що таке «незначні обсяги» і як їх спалювати, ні в Правилах № 16, ні в Листі № 05-26 не обумовлено. Ми пропонуємо вам «незначність» обсягу документально зафіксувати в наказі по підприємству, там же обумовити заходи пожежної безпеки, визначивши місце і порядок спалювання документів.
На закінчення відзначимо, що знищення документів з порушенням встановленого Переліком № 41 терміну їх зберігання є незаконним і тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.
Знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, а також порушення встановлених цим Переліком строків зберігання документів є незаконним і тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.
Про те, що робити в разі втрати документів, поговоримо в наступному номері.
1 Витяги з Переліку № 41 наводилися нами в Довіднику «ШБ» № 21/2005 стор. 45-46 та № 22/2005 стор. 46.
Далі буде
Марина Тарасова
Персоніфікований звіт за 2005 рік 
Практика
Обмовимося відразу, нічого істотного в заповненні і поданні до Пенсійного фонду відомостей по персоніфікованому обліку (далі - персоніфікований звіт) за 2005 рік у порівнянні з 2004 роком не змінилося. У цій публікації ми лише нагадаємо основні моменти ...
Не у відпустку - у відрядження - на конференцію за кордон
№ 22 (2.6.2008) :: Практика
З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв'язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність».
Службова ...
Доставка товару покупцям
№ 22 (2.6.2008) :: Практика
Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому...