- Накопичилися документи: як з ними вчинити, щоб не порушити закон
- Опис процедури знищення - чи можна обійтися одним актом
- Як скласти акт на знищення документів
- Як не помилитися з датою акта
- Коли оформити акт, якщо терміни зберігання документів невідомі
- Нюанси оформлення акту на знищення бухгалтерських документів
- Акт оформлений - як позбутися від макулатури
- Оформляємо факт знищення документів
- Документи знищені за актом - чи можуть покарати керівника?
- Як скласти акт, якщо знищити потрібно документи в електронній формі
- підсумки
Знищення документів з простроченим терміном зберігання - процедура, яка проводиться за особливими правилами. З нашого матеріалу ви дізнаєтеся про те, які документи при цьому потрібно оформити, для чого потрібна експертна комісія, яким способом краще позбутися паперів, а також про інші нюанси цього процесу.
Накопичилися документи: як з ними вчинити, щоб не порушити закон
Опис процедури знищення - чи можна обійтися одним актом
Як скласти акт на знищення документів
Як не помилитися з датою акта
Коли оформити акт, якщо терміни зберігання документів невідомі
Нюанси оформлення акту на знищення бухгалтерських документів
Акт оформлений - як позбутися від макулатури
Оформляємо факт знищення документів
Документи знищені за актом - чи можуть покарати керівника?
Як скласти акт, якщо знищити потрібно документи в електронній формі
підсумки
Накопичилися документи: як з ними вчинити, щоб не порушити закон
Наше життя тісно пов'язана з величезною кількістю паперів. Навіть у звичайній квартирі можна виявити поклади різного роду макулатури (наприклад, рахунки на оплату або копії особистих документів). У компаніях і установах паперові завали утворюються в незрівнянно більших обсягах (розпорядчі, адміністративно-господарські, бухгалтерські, кадрові та інші документи).
Звичайному громадянину позбутися непотрібних паперів можна без особливих проблем - провести генеральне прибирання і викинути весь непотрібний паперовий непотріб. Ніяких особливих процедур при цьому дотримуватися не буде потрібно - навіть якщо випадково буде знищено щось цінне, покарання не буде. Правда, в такій ситуації доведеться витратити час і кошти на відновлення втраченого документа.
Зовсім інші вимоги пред'являються до знищення документів, що утворилися в процесі діяльності різних компаній. Позбутися від наказів, розпоряджень, кадрових і первинних бухгалтерських документів, а також від багатьох інших документів без дотримання особливої процедури не вийде. Крім того, знищити документи можна тільки після закінчення законодавчо встановлених термінів їх зберігання.
ВАЖЛИВО! Обов'язок щодо збереження архівних документів (в тому числі по особовому складу) протягом термінів їх зберігання покладено на державні органи, органи місцевого самоврядування, організації та громадян, що займаються комерційною діяльністю, відповідно до п. 1 ст. 17 закону «Про архівну справу в РФ» від 22.10.2004 № 125-ФЗ.
У разі недотримання цього закону передбачені різні види відповідальності (ст. 27 закону № 125-ФЗ).
Опис процедури знищення - чи можна обійтися одним актом
Яка ж процедура знищення документів з простроченим терміном зберігання?
Для будь-яких документів (неважливо, розпорядчих, бухгалтерських або кадрових) існує єдиний порядок їх знищення. Він полягає в наступному:
- Необхідно перевірити, чи минув термін зберігання документів, а також наявність документів, які втратили своє практичне значення.
- Експертна комісія (ЕК), склад якої затверджується керівником компанії, повинна провести експертизу цінності документів (оформляється протоколом засідання ЕК).
- Складається акт на знищення документів, що затверджується керівником підприємства.
- Справи, відображені в акті, знищуються, що оформляється окремим документом.
Про те, якими можуть бути терміни зберігання документів, читайте в статті «Термін зберігання бухгалтерських документів в організації» .
Одним актом тут не обійтися, та й поодинці позбутися документів не вийде. Не слід применшувати в даному випадку роль експертної комісії. Наприклад, якщо при експертизі буде виявлено, що в одній справі підшиті документи з простроченим терміном зберігання одночасно з паперами, які мають постійні або тривалі терміни зберігання, то такий комплект документів потрібно розшити і розформувати. Документи, які не підлягають знищенню до певної дати, оформляються в самостійні справи.
Або інший приклад: якщо експертиза документів постійного зберігання виявила наявність одночасно оригіналів, копій або їх дублікатів (тобто повторюється інформацію), то подальшому зберіганню підлягають оригінали, а решту документів знищуються. Все це вирішує експертна комісія.
В її обов'язки також входить визначення можливості відновлення тексту пошкоджених документів. До знищення можуть бути відібрані документи, більша частина тексту яких недоступна для прочитання і не підлягає відновленню. Якщо можливо відновлення тексту, пошкоджений документ не знищується, а в подальшому реставрується або фотокопір.
Результати експертизи документів повинні знайти відображення в протоколі ЕК, форма якого законом не регламентована. А при оформленні акту на знищення документів краще використовувати форму, наведену в додатку № 4 до Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002.
Як скласти акт на знищення документів
До того моменту, як відбудеться знищення документів з простроченим терміном зберігання, відповідальним за їх ліквідацію особам доведеться неабияк потрудитися. По-перше, відібрані документи необхідно впорядкувати і описати - для цього призначений акт «Про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню».
В акті не потрібно описувати кожну справу - досить вказати їх загальна кількість і крайні терміни завершення діловодства. Наприклад, в акті щодо наказів з адміністративно-господарської діяльності досить навести таку інформацію:
Завантажити приклад акту
Крім заповнення табличній частині акта, в ньому потрібно вказати й іншу важливу інформацію: підсумкові цифри одиниць зберігання, що підлягають знищенню, із зазначенням тимчасового періоду справ; відмітку про погодження наведеної в акті інформації з експертною комісією (в тому числі окремо вказуються дата і номер протоколу ЕК про затвердження описів справ постійного зберігання). Акт затверджується керівником фірми. Особливе місце в ньому відводиться для дати складання - цей реквізит заслуговує на окрему увагу. Про це поговоримо далі.
Як не помилитися з датою акта
Щоб не порушити вимоги закону і випадково не позбутися від документів, термін зберігання яких ще не минув, необхідно правильно обчислювати ці терміни. При цьому потрібно врахувати наступне:
- документи, створені до 2009 року (включно), можна знищувати тільки в тому випадку, якщо закінчився термін зберігання, зазначений у Переліку типових управлінських документів, затвердженому Росархивом 06.10.2000;
- перед знищенням справ з датою оформлення в 2010 році і пізніше терміни їх зберігання потрібно звіряти з переліком, затвердженим наказом Мінкультури від 25.08.2010 № 558.
Незважаючи на те що перелік, затверджений Росархивом 06.10.2000, в даний час не діє, при знищенні документів, створених в період його дії, необхідно керуватися тими термінами зберігання, які в ньому вказані. Це обумовлено тим, що наказ № 558, яким введено в дію перелік-2010, не має зворотної сили, тобто не поширюється на раніше виниклі відносини - інше прямо не обумовлено в ньому самому. А окремі терміни переліку-2000 і переліку-2010 не збігаються з одним і тим же видам документів.
При конкретизації дати знищення документів слід пам'ятати, що в акт на знищення дозволено включати ті документи, термін зберігання яких закінчився до 1 січня року складання акта. Наприклад, справа 2015 року з терміном зберігання 5 років допустимо включити в акт не раніше 2021 року.
Коли оформити акт, якщо терміни зберігання документів невідомі
У процесі господарської діяльності у організації можуть з'явитися документи, не перераховані в законодавчо визначених списках. Рано чи пізно питання про їх знищення також виникає.
У будь-якому випадку до оформлення акту на знищення необхідно конкретизувати терміни зберігання таких документів. Відповідно до п. 2.2.5 Основних правил роботи архівів організацій для визначення термінів зберігання документів, не передбачених переліками, ЕК організації мають право звернутися із запитом до фахівців архівної установи.
Тільки після того, як термін зберігання буде визначено, можна вирішувати подальшу долю таких документів (знищити або продовжувати зберігати).
Нюанси оформлення акту на знищення бухгалтерських документів
На особливостях знищення бухгалтерських документів необхідно зупинитися окремо. Незважаючи на те що терміни їх зберігання також встановлені переліком-2010 і на них поширюється загальна процедура зберігання та знищення документів відповідно до закону № 125-ФЗ, існує ще ряд нормативних документів, вимоги яких необхідно враховувати.
Так, в ст. 23 НК РФ встановлено, що платник податків зобов'язаний зберігати протягом 4 років дані бухобліку і інші документи, необхідні для розрахунку і сплати податків. А ст. 29 закону «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ встановлює термін зберігання в 5 років для первинних бухгалтерських документів, облікових регістрів, облікової політики, бухзвітності та інших документів, пов'язаних з організацією та веденням бухобліку.
Детальніше про те, протягом якого періоду необхідно зберігати такі документи, як рахунки-фактури, читайте в матеріалі «Який термін зберігання рахунків-фактур?» .
Тобто якщо обліковий реєстр, довідка або інший папір якимось чином відноситься до розряду бухгалтерських, оформляти акт на знищення раніше закінчення 5-річного терміну не можна. Якщо це станеться, відповідальність за неправомірне знищення буде нести керівник фірми.
Однак це ще не все. Сказане вище відносилося до тих компаній і підприємств, діяльність яких протягом всього терміну їх існування була беззбиткової. Якщо ж отримано збиток і його переносили на наступні періоди, всі документи, що підтверджують розмір такого збитку, заборонено знищувати протягом всього терміну переносу (ст. 283 НК РФ).
Коли все законодавчо встановлені терміни зберігання закінчаться, акт на знищення оформляється в звичайному порядку.
Акт оформлений - як позбутися від макулатури
Законом не визначено конкретні способи знищення документів з простроченим терміном зберігання. Оскільки на момент складання акту ці документи вже не уявляють для компанії ніякої цінності і, по суті, є макулатурою, спосіб позбавлення від них можливий будь-який. Наприклад, можна:
- відправити документи на переробку (утилізацію) в спеціалізовану організацію;
- позбутися від непотрібних паперів за допомогою спеціального того, що знищує (офісного шредера, подрібнювача паперу та ін.);
- спалити (проте це може спричинити проблеми з пожежниками).
Перший спосіб може обернутися для фірми значними матеріальними витратами на оплату послуг з утилізації, а передачу документів доведеться оформляти приймально-здавальних актом або накладної із зазначенням кількості справ і їх ваги. Для забезпечення конфіденційності потрібно відправити в спецорганізації свого працівника з метою контролю за процедурою знищення документів.
У всіх інших випадках без оформлення додаткових документів також не обійтися - про це поговоримо в наступному розділі.
Оформляємо факт знищення документів
Акт «Про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню» є не єдиним документом, який потрібно оформити в подібній ситуації. Ще один папір (зазвичай її також називають актом) складають, щоб підтвердити сам факт знищення втратили практичне значення і застарілих документів. Для цього акту не передбачено типової форми, тому він складається в довільній формі. При цьому важливо вказати в ньому всю необхідну інформацію.
Щоб згодом до цього документу не було претензій, в ньому потрібно відобразити наступне:
- найменування документа і назва компанії, від імені якої він складається;
- дату оформлення акта;
- опис факту знищення документів (із зазначенням обсягу або кількості, а також способу знищення);
- підписи з розшифровками П. І. Б. відповідальних осіб.
Документи знищені за актом - чи можуть покарати керівника?
Якщо акт про виділення до знищення документів сформований вірно (з дотриманням всієї процедури по організації і проведенню експертизи документів та оформлення результатів роботи ЕК), керівник все одно може бути притягнутий до відповідальності в тому випадку, якщо документи були знищені передчасно і терміни їх зберігання не дотримувалися .
ВАЖЛИВО! Відповідно до ст. 15.11 КоАП РФ за грубе порушення термінів зберігання облікових документів можливий штраф в розмірі від 2 000 до 3 000 руб.
Якщо у юрособи відсутні кошти на організацію та утримання окремої архівної служби, але він не хоче бути покараний, йому необхідно призначити відповідальних працівників, в функції яких буде входити безперервний контроль за зберіганням документів і своєчасним знищенням справ з термінами зберігання, що.
Як скласти акт, якщо знищити потрібно документи в електронній формі
Відповідно до ст. 5 закону № 125-ФЗ відображення документів в складі архівного фонду не залежить від способу створення та виду носія.
У п. 2 ст. 29 закону № 402-ФЗ зазначено, що документи та кошти, які відтворюють електронні носії інформації, а також перевіряючі справжність ЕЦП, слід зберігати не менше 5 років після року, в якому вони в останній раз використовувалися для складання бухгалтерських звітів.
В даний час величезні обсяги документації можуть зберігатися в компанії в електронному вигляді, а також на спеціальних носіях (дисках, флеш-картах і ін.). Якщо ЕК визначить відсутність практичної значущості електронних документів і (або) термін їх зберігання закінчиться, інформація підлягає знищенню разом з носієм. При цьому можуть застосовуватися ті ж способи знищення, що і для паперових документів (подрібнення, спалювання, зміна форми і ін.).
Крім того, можуть застосовуватися і специфічні методи - стирання або перезапис файлів (абз. 2 розд. 9.9 ГОСТу 15489-1-2007, затв. Наказом Ростехрегулірованія від 12.03.2007 № 28-ст).
Особливою процедури (в тому числі щодо оформлення акта) для цього законом не передбачено, тому необхідно дотримуватися загального порядку, описаного раніше для паперових документів. При цьому не слід забувати про наступне:
- заборонено позбавлятися від непотрібних файлів і документів самовільно і без оформлення акта;
- не можна знищувати документи, пов'язані з судового розгляду (проходить або майбутнього);
- не можна ігнорувати вимоги про конфіденційність інформації, що міститься в знищуваних документах і їх копіях;
- необхідно ліквідувати всі копії документів (включаючи персональні і резервні), якщо такі дублікати дозволені до знищення.
Про те, як знищують друку, читайте в статті «Порядок списання і знищення печаток (нюанси)» .
підсумки
Знищення документів з простроченим терміном зберігання відбувається після завершення роботи експертної комісії з обов'язковим оформленням акту. Потім по відношенню до всіх відображених в акті документів проводиться процедура фізичної ліквідації - це дія теж оформляється окремим актом.
Способи позбавлення від документів можуть бути різними - законом цей момент не регламентується. Припустимо здати їх на утилізацію в спеціалізовану компанію, скористатися офісним шредером або застосувати інший спосіб.
Документи знищені за актом - чи можуть покарати керівника?