- призначення виписки
- Чим відрізняється виписка від копії
- Як отримати виписку з наказу
- Правила складання виписки з наказу
- Приклад складання виписки
Ситуації, коли сторонньої організації або якого-небудь посадовій особі потрібно пред'явити внутрішній наказ підприємства, зустрічаються не так вже й рідко. Але оскільки сам наказ вилучити для таких цілей неможливо, то в подібних випадках використовуються спеціальні виписки, дослівно його цитують.
Тобто, по суті справи, виписка - це документ, в який вноситься витримка або фрагмент будь-якої частини наказу, який містить лише дозволену до розголошення інформацію.
Також виписки використовуються тоді, коли оригінал наказу занадто об'ємний і його повне використання неможливо або недоречно.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк виписки з наказу .doc Завантажити зразок заповнення виписки з наказу .doc
Право за запит виписки закріплено законодавством РФ - підприємства та організації не можуть відмовити в її видачі.
Закон регламентує і терміни видачі даного документа: не більше трьох днів.
призначення виписки
Структурні підрозділи та різні відділи компаній завжди так чи інакше пов'язані між один одним. Тому документація однієї служби часто може бути затребувана і в інший. В якості ілюстрації може служити приклад того, що для нарахування зарплати співробітникам бухгалтерії потрібно виписка з наказу по основній діяльності підприємства, так само як і інспектору кадрового відділу потрібна виписка з наказу про прийом на роботу для оформлення особової справи співробітника.
Також досить часто виписки наказів використовуються для пред'явлення в наглядові і контролюючі органи, судові інстанції, державні та соціальні служби.
Чим відрізняється виписка від копії
Комусь може здатися, що виписка і копія наказу - це одне і те ж. Це не зовсім так. У копії відбивається повний зміст документа. Виписка ж зазвичай стосується тільки якоїсь конкретної його частини. Крім того, копії не завжди завіряються, а ось виписки завжди повинні бути засвідчені підписом відповідального співробітника. З юридичної ж точки зору копія і виписка абсолютно рівнозначні.
Як отримати виписку з наказу
Просто так виписку, звичайно, ніхто нікому не дасть. Перш ніж її отримати, потрібно скласти письмову заяву, в якому необхідно вказати, з якого саме наказу потрібна виписка і для яких цілей. Потім заяву бажано завізувати у секретаря організації (на той випадок, якщо виникнуть які-небудь розбіжності по частині видачі документа).
Слід зазначити, що виписки за окремим запитом як з діючих наказів, так і з тих, які вже пішли в архів компанії.
Правила складання виписки з наказу
Витяг з наказу, рівно як і сам наказ не має стандартного уніфікованого зразка, обов'язкового до застосування, тому оформляти його можна у вільному вигляді. Досить часто підприємства використовують спеціальні шаблони, розроблені всередині компанії (вони обов'язково повинні бути враховані в обліковій політиці організації). Але, незалежно від того, який варіант буде обраний, важлива умова: в документі завжди має бути вказано
- назва фірми,
- дата і місце складання виписки,
- підпис відповідальних співробітників, які таким чином запевняють те, що відомості, внесені в виписку вірні.
Засвідчувати документ печаткою необов'язково, оскільки, з 2016 року юридичні особи можуть не використовувати в своїй роботі печатки та штампи (єдиний нюанс - державні та банківські організації досить часто за інерцією продовжують вимагати наявність відбитка на документі, тому якщо друк є, скористатися нею зайвим не буде ).
Сам текст виписки повинен в точності копіювати зміст наказу, ніякі зміни і коректування в ньому абсолютно неприпустимі.
Виписка може бути оформлена як від руки, так і надрукована на комп'ютері, її можна також відсканувати і роздрукувати або відксерокопіювати, головне - наявність «живого» автографа. Як форма може бути використаний фірмовий бланк компанії або ж простий лист А4 формату - це значення не має, однак перший варіант зручніше, оскільки він спочатку містить в собі всі необхідні реквізити.
Фіксувати факт видачі виписки у внутрішньому журналі обліку документів не обов'язково, але бажано.
Приклад складання виписки
- Вгорі документа пишеться повне найменування компанії, яка випустила наказ, з якого робиться виписка.
- Потім посередині рядка вказується назва документа і номер по внутрішньому документообігу підприємства.
- Після цього потрібно вказати населений пункт, в якому працює організація і дату складання документа.
- Далі йде власне сам текст, який повинен в точності цитувати ту частину наказу, якої стосується виписка.
- На завершення документ необхідно підписати у директора, а також запевнити автографом відповідальної особи.
