- Що таке витяг з наказу
- Поняття і суть
- Форма і зміст
- функції
- нормативне регулювання
- Порядок отримання документа
- Про прийняття на роботу
- Про преміювання
- про звільнення
- інші випадки
- нюанси оформлення
організації, підприємства та установи можуть приймати документи різного характеру для регулювання процесу своєї діяльності. Одним з видів документів гарантійного характеру юридичних осіб є наказ.
Ухвалення співробітника на роботу, реорганізація структурних підрозділів, преміювання службовців - все це регулюється наказами організації. Однак документи можуть бути досить об'ємними за змістом, тому існує можливість оформити виписку з наказу.
Що таке витяг з наказу
Наказ - це документ розпорядчого характеру, який оформляється керівником підприємства або іншими уповноваженими особами. Він містить доручення підлеглим підрозділам і співробітникам, обов'язкові для виконання. Як оформляється виписка з цього документа, і для яких цілей її складають?
Як зробити виписку з наказу про прийом на роботу
Поняття і суть
Витяг з наказу - це завірений в належному порядку документ, який містить окремі положення або розділи наказу, необхідні запитуючої стороною. Виписка має юридичну силу і з її допомогою можна офіційно підтвердити викладені в наказі пункти.
Форма і зміст
Оформлення виписки відбувається відповідно до тих же правил, що і для наказу. Документ повинен бути виданий на фірмовому бланку, містити реквізити організації та такі відомості:
- найменування юридичної особи ;
- назва документу;
- дата і місце видачі;
- реєстраційний номер;
- заголовок до тексту;
- Основний зміст;
- підпис і елементи посвідчення (печатку, штамп і т.п.).
Виписка відрізняється від самого наказу назвою, в ній вказуються тільки конкретні пункти основного документа, і ставиться підпис завіряє особи. Крім того, у виписці допускається скорочення преамбули наказу.
функції
Виписка дозволяє надати адресату тільки необхідні відомості без необхідності оформлення повністю завіреної копії наказу. Підтвердження відомостей за допомогою виписки зручно в тому випадку, якщо наказ має великий обсяг.
У деяких випадках накази зберігаються в одному екземплярі з забороною копіювання, наприклад, якщо його окремі положення містять конфіденційні дані. Також старі архівні накази можуть погано зберегтися для чіткого копіювання. У вищевказаних випадках без виписки не обійтися.
Крім того, оформлення виписки може знадобитися в таких ситуаціях:
- підтвердження звільнення або прийняття на роботу, якщо в трудовій книжці з якихось причин ці записи відсутні, вона загублена або пошкоджена;
- Для підтвердження стажу роботи для пенсійних нарахувань;
- преміювання співробітників;
- надання інформації для державних органів.
Витяг з наказу про звільнення
нормативне регулювання
Питання надання виписки з наказу слід розглядати в прив'язці до положень Трудового кодексу РФ. Так, стаття 62 даного нормативного акту регламентує, що роботодавець при надходженні запиту від співробітника організації на надання документа, пов'язаного з робочими моментами, повинен виконати це прохання.
Список обов'язкових до видачі документів за запитом містить копії наказів, але не включає в себе виписки з них. Однак перелік є відкритим: якщо наказ має відношення до трудової діяльності особи в організації, то він має повне право його запросити.
Порядок отримання документа
Для отримання виписки необхідно звертатися безпосередньо в організації, компанії або установи, які видали наказ. Працівникові потрібно подати заяву про видачу виписки в письмовій формі, після чого протягом 3 днів отримати від роботодавця документ.
- Закони не містять вимог до порядку оформлення виписки, однак відповідно до правил діловодства і загальними нормами права виписка повинна зберігати основні реквізити наказу.
- Для формування виписки береться лист, на якому відображаються реквізити зразка наказу, а вид документа змінюється на «Виписку з наказу» зі збереженням оригінального номера і дати документа. Далі слід преамбула і слово «Наказую».
- З розпорядчої частини документа в виписку включають необхідні положення, після чого вказується посада та ПІБ видав наказ особи без його підпису (на її місці просто ставиться слово «Підпис»).
- Далі виписка завіряється: вказується запис «Вірно», підпис оформив її співробітника, його ПІБ та посада, дата і печатка організації.
Відмінністю виписки з документа по особовому складу є відсутність вказівок причин видачі наказу - в преамбулі відразу пишеться «Наказую», після чого слід пункт про прийняття співробітника, його перекладі і т.п.
Про прийняття на роботу
Витяг з наказу про прийом на роботу складається відповідно до загальних правил, її основний текст часто складається з одного пункту, що містить положення про призначення працівника на посаду. При оформленні виписки з наказу про призначення керівника засвідчувач паперів є саме керівна особа компанії.
Про преміювання
Документи про преміювання часто приймаються щодо списку декількох співробітників. Компанія або працівники іноді зацікавлені в нерозголошення відомостей з такого наказу. Відповідно до цього кожному співробітнику при запиті може бути видана на руки виписка, яка містить дані тільки про його заохочення.
Витяги з наказу по основній діяльності
про звільнення
Виписку з даного наказу часто запитують колишні співробітники організації. Звертатися для її отримання потрібно в кадрову службу компанії - саме фахівці кадрового діловодства і будуть займатися її оформленням.
Така виписка містить наступні дані:
- реквізити компанії;
- ПІБ та посада співробітника, що звільняє;
- преамбула наказу;
- пункт Трудового кодексу, на підставі якого співробітник звільнений;
- ПІБ особи, яка підписала наказ;
- підпис кадрового працівника.
Для отримання виписки з минулого місця роботи громадянин не зобов'язаний мати причину для затребування документа і вказувати її в заяві.
інші випадки
Дані деяких наказів можуть знадобитися не тільки співробітникам, а й іншим відділам або структурним підрозділам самої компанії, наприклад, для ведення звітності або бухгалтерського обліку. Найчастіше для внутрішньої необхідності виписки роблять з таких наказів:
- по основній діяльності;
- про облікову політику;
- про відрядження;
- про відпустку.
нюанси оформлення
Працівник має право направити заяву на оформлення виписки в електронній формі на підставі ст.312.1 Трудового Кодексу РФ. Витяг з наказу також можна відправити співробітнику на електронну адресу або поштовим відправленням згідно з проханням службовця в своїй заяві. Це зручно в тих випадках, коли людина працює віддалено, однак для запевнення може знадобитися спеціальна електронна підпис.
При необгрунтованій відмові посадових осіб у наданні виписки з наказу слід вимагати від них офіційної відповіді в письмовому вигляді із зазначенням причини відмови.
Приклад виписки з наказу про призначення на посаду директора школи
