ФЗ №125 від 22 жовтня 2004 року «Про архівну справу в Російській Федерації» (ФЗ №125) встановлює обов'язок організацій і індивідуальних підприємців зберігати документи про свою діяльність (включаючи і паперу по особовому складу) протягом термінів, встановлених законами та іншими нормативними актами Росії. Також ФЗ №125 передбачає можливість притягнення до цивільно-правової, адміністративної і навіть кримінальної відповідальності осіб, винних у порушенні законодавства про архівну справу. Для того щоб уникнути проблем в ході ведення діловодства, потрібно вивчити встановлені законом терміни зберігання документів на підприємстві.
Забезпечення умов збереження
Стаття 18 ФЗ №125 встановлює, що архівні документи, що знаходяться в приватній власності і належать організаціям та індивідуальним підприємцям, можуть зберігатися ними самостійно або передаватися на зберігання до спеціалізованих установ, які внесені до переліку установ здійснюють функції щодо збереження документації (архіви, бібліотеки та інші ).
Згідно ФЗ №14 від 8 лютого 1998 року «Про товариства з обмеженою відповідальністю», всі документи товариства, передбачені законами та іншими нормативними актами, а також статутом товариства, рішеннями загальних зборів та виконавчого органу підприємства повинні зберігатися за місцем знаходження одноосібного виконавчого органу товариства або в іншому відомому і доступному його учасникам місці.
Суспільство на вимогу учасника або учасників має забезпечувати доступ до даних документів. Папери повинні бути представлені для ознайомлення в приміщенні, де розташований виконавчий орган (директор) протягом трьох днів з моменту отримання товариством вимоги про ознайомлення з документацією.
Найбільш частим варіантом забезпечення схоронності паперів в організації є створення власного архіву. Оформляється рішення про це спеціальним положенням, в якому зазначаються умови та порядок створення архівного відділу, відповідальні за збереження паперів особи, порядок доступу до архівних паперів, терміни зберігання окремих документів і багато інших організаційні моменти.
Індивідуальний підприємець хащ всього зберігає документацію про свою комерційну діяльність за місцем свого проживання.
Скільки потрібно зберігати папери?
Терміни зберігання документів визначено Наказом Міністерства культури РФ №558 від 25 серпня 2010 року «Про затвердження Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання».
Згідно з цим нормативним актом терміни зберігання документів можуть бути позначені таким чином:
- Постійно.
- До відпадання потреби.
- До заміни новими.
- До ліквідації організації.
- Конкретним кількістю років.
Постійний термін зберігання має дуже велику кількість документів. Найбільш поширеним серед них є:
- Корпоративні документи (статут, протоколи загальних зборів, рішення єдиного учасника ТОВ, документи про права на майно організації (яке перебуває на балансі), установчий договір та інші документи).
- колективні договори
- Річна бухгалтерська звітність.
- Книги доходів і витрат організацій та ВП застосовують спрощену систему оподаткування.
- Листування про розподіл спільної власності юридичних осіб.
- Деякі цивільно-правові договори (по лізингу організації, здачі в оренду або купівлі-продажу землі, будівель, споруд або споруд, довірчого управління майном та інші).
- Локальні нормативні акти організації.
До відпадання потреби комерційні компанії та ВП зберігають:
- Закони та інші нормативні акти.
- Книги й журнали обліку копіювання баз даних, а також електронних носіїв, які містять відомості конфіденційного характеру.
- Виконавчі листи працівників.
- Зразки підписів матеріально відповідальних осіб.
- Журнали обліку працівників які суміщають професії.
- Інші документи.
Важливо!
Термін зберігання «до відпадання потреби» не може бути менше одного року (уточнення Наказу Міністерства культури РФ №558 від 25 серпня 2010 року).
До заміни новими в організації зберігаються:
- Профільні Кодекси професійної етики.
- Бази даних по законодавчим актам.
- Типові і зразкові номенклатури справ.
- Переліки паролів персональних комп'ютерів, що містять конфіденційну інформацію.
- Форми (альбоми форм) первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку.
- Бланки форм статистичної звітності.
- Типові нормативи з праці.
- Переліки професій з важкими, шкідливими або небезпечними умовами праці.
- Плани евакуації людей та матеріальних цінностей у разі аварії.
- Списки дітей працівників організації.
взагалі при ліквідації підприємства основна частина його документів передається на постійне зберігання в державні або муніципальні архіви. Однак, Наказом Міністерства культури РФ №558 від 25 серпня 2010 року передбачено, що деякі папери ліквідованих організацій, які не є джерелами формування архівів, можуть передаватися в архіви на підставі проведеної архівною установою вибірки організацій і документів.
Конкретна кількість років (від одного року до 75 років) зберігання має переважна більшість документації організації:
- 75 років зберігаються всі папери по персоналу (накази і розпорядження по особовому складу, штатно-списковий склад, індивідуальні посадові регламенти, розпорядчі документи по персоналу, лицьові картки і рахунки працівників та інші документи).
- 45 років зберігаються документи (положення, протоколи) про атестацію робочих місць працівників не зайнятих на небезпечних і шкідливих виробництвах.
- 15 років зберігаються папери, пов'язані з електронно-цифрового підпису (заява на отримання ключа ЕЦП, повідомлення про його призупинення і анулювання, договори з документом з центром, листування про сертифікати ключів ЕЦП і інші), документи про востребовании майна з чужого незаконного володіння (позови, приписи, рішення суду), листування із зарубіжними організаціями по зовнішньоекономічній діяльності.
- 10 років зберігається техніко-економічний паспорт організації, листування про передачу майна в довірче управління, господарське відання або оперативне управління, документація про стан захисту інформації в організації, документи з продажу рухомого майна та застави майна організації.
- 5 років зберігається більшість цивільно-правових договорів (доручення, міни, прокату, підряду між юридичними особами) і багато інших документів.
Важливо!
Законодавство про архівну справу встановлює можливість зміни терміну зберігання, обумовленого конкретною кількістю років, на постійний за умови, якщо необхідність такої зміни буде встановлена Експертна-перевірочною комісією.
Наказ Міністерства культури РФ №558 від 25 серпня 2010 року - об'ємний нормативний акт, до якого внесено терміни зберігання самих різних документів, що стосуються не тільки підприємницької діяльності юридичних осіб та ВП, а й державної влади та муніципального управління. Ми привели лише найбільш поширені приклади термінів, протягом яких потрібно зберігати ті чи інші папери підприємств та ВП. Точні терміни краще уточнювати безпосередньо в самому наказі.
Будемо вдячні вам за коментарі до цього матеріалу. Якщо ви не знайшли відповідь на своє питання або у вас є зауваження, побажання, - напишіть нам. Для нас дуже важлива ваша думка!
Корисний матеріал? Поділися посиланням!
Скільки потрібно зберігати папери?Корисний матеріал?