З 1 січня 2015 року бюджетні установи при проведенні інвентаризації та оформленні її результатів повинні керуватися Положенням про інвентаризацію активів і зобов'язань (Далі - Положення № 879), яке замінило Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ (Далі - Інструкція № 90). Втім, Положення № 879 не містить типових форм, якими оформляються результати інвентаризації, а має тільки норму, згідно з якою бюджетні установи відображають результати проведених інвентаризацій в формах, встановлених законодавством.
Весь цей час в разі необхідності бюджетні установи застосовували типові форми, наведені в додатках до Інструкції № 90. Наказом Мінфіну від 17.06.15 р № 572 (Далі - Наказ № 572) затверджені типові форми для відображення результатів інвентаризації, які можуть застосовуватися юридичними особами незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, а також представництвами іноземних суб'єктів господарювання. Відтепер бюджетні установи можуть використовувати:
· Інвентаризаційну опис необоротних активів;
· Інвентаризаційну опис запасів;
· Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання;
· Звіряльні відомості результатів інвентаризації необоротних активів;
· Звіряльні відомості результатів інвентаризації запасів;
· Акт про результати інвентаризації грошових коштів;
· Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності;
· Акт інвентаризації наявності фінансових інвестицій;
· Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами;
· Акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, термін позовної давності якої минув і яка планується до списання;
· Акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків;
· Протокол інвентаризаційної комісії.
Таким чином, як і раніше, для документального оформлення інвентаризації маємо 12 форм, але вони дещо відрізняються від форм, затверджених Інструкцією № 90.
Так, для перевірки наявності та стану необоротних активів в даний момент застосовується Інвентаризаційний опис необоротних активів (раніше - три різних документа: Інвентаризаційний опис основних засобів, Інвентаризаційний опис нематеріальних активів, Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів та запасів). Крім того, нова універсальна форма значно розширена, що продиктовано нормами НП (С) БОДС 121 «Основні засоби». Тож відтепер за даними бухгалтерського обліку, крім звичної інформації про найменування, номенклатурному номері, інвентарний номер і номер паспорта, дату введення в експлуатацію, кількість та вартість, для кожної позиції необоротних активів потрібно вказувати первісну (переоцінену) вартість, суму накопиченої амортизації, балансову вартість і строк корисного використання.
Звичайно, заповнення такої кількості даних вимагатиме більше часу, але Інвентаризаційний опис дійсно буде тим документом, який забезпечить достовірність даних бухгалтерського обліку та звітності, зокрема виявлення активів, які не відповідають критеріям визнання, і необхідність їх оновлення.
При інвентаризації грошових документів і бланків документів суворої звітності застосовується однойменний акт (за змістом майже індентичності знайомої нам Інвентаризаційного опису бланків документів суворої звітності - додаток 8 до Інструкції № 90), а грошових коштів - Акт результатів інвентаризації грошових коштів.
Зауважимо, що для оформлення результатів інвентаризації готівки Наказом № 572 форма не передбачена, зате п. 3 даного документа рекомендує використовувати для цього Акт про результати інвентаризації наявних коштів за формою додатка 7 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні .
Замість Акта інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами введені три форми:
· Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами;
· Акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, термін позовної давності якої минув і яка планується до списання;
· Акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків.
Така деталізація допоможе розібратися в причинах виникнення заборгованостей, задокументувати їх і знайти ефективні методи щодо її усунення та запобігання.
Більш детальний огляд см. В журналі «БАЛАНС-БЮДЖЕТ» від 03.08.15 р № 31.