- Чим займаються фахівці із закупівель і менеджери з постачання
- Посадова інструкція фахівця із закупівель: призначення і структура
- Посадова інструкція менеджера з постачання: особливості
- Вимоги до кандидатів на посаду менеджерів із закупівель і постачання
- Посадові обов'язки менеджерів із закупівель і з постачання, відмінності
- Порядок ознайомлення працівника з посадовими обов'язками
Чим займаються фахівці із закупівель і менеджери з постачання
Посадова інструкція фахівця із закупівель: призначення і структура
Посадова інструкція менеджера з постачання: особливості
Вимоги до кандидатів на посаду менеджерів із закупівель і постачання
Посадові обов'язки менеджерів із закупівель і з постачання, відмінності
Порядок ознайомлення працівника з посадовими обов'язками
Чим займаються фахівці із закупівель і менеджери з постачання
Посада фахівця із закупівель або менеджера з постачання порівняно молода на ринку праці. Однак невірно вважати, що таких фахівців раніше не було потрібно. Співробітники зі схожими трудовими функціями існували в штатах різних організацій і особливо виробничих, промислових підприємств і раніше. Тільки називалася ця посада інакше: інженер по матеріально-технічному забезпеченню.
Отже, чим же займаються зазначені фахівці? Якщо узагальнити їх трудові функції і не заглиблюватися в нюанси посадових обов'язків, пов'язані з особливостями роботи та виробництва конкретної організації, то основне завдання менеджера зі закупівель або постачання можна позначити як безперебійне забезпечення підприємства необхідним товаром (сировиною).
При цьому одне спільне завдання забезпечення організації товарно-матеріальними цінностями включає в себе багато супутніх обов'язків, від аналітичної роботи по співвідношенню якості і ціни окремих товарних позицій у конкретних постачальників до супроводу угоди із закупівлі конкретного товару.
Різниця в назві посад: фахівець із закупівель і менеджер з постачання - вельми умовно. Деякі роботодавці взагалі не бачать різниці і вказують ці посади поруч, як рівнозначні або синоніми. Інші наймачі вважають, що назва «фахівець з постачання» - це відлуння радянського минулого, а фахівець із закупівель - «ринковий» термін. Але найчастіше в діловому обороті прийнята така градація:
- фахівець із закупівель забезпечує організацію найважливішими профільними для підприємства позиціями товарів (наприклад, компонентами і інгредієнтами для підприємства, що виробляє продукти харчування);
- менеджер з постачання здійснює доставку іншої, необхідної для функціонування організації продукції (наприклад, миючі засоби, канцтовари і товари для офісної техніки і т. д.).
Посадова інструкція фахівця із закупівель: призначення і структура
Як вже було сказано, посадова інструкція для фахівця із закупівель є основним документом (разом з трудовим договором), в якому прописані посадові права та обов'язки співробітника. Це є визначальним фактором, так як згідно з чинним трудовим законодавством працівник без своєї згоди не зобов'язаний виконувати ніякої роботи, крім тієї, що визначена в його трудовому договорі. А оскільки трудовий договір в цій частині, як правило, має відсилання до посадової інструкції, то грамотно розроблена інструкція - ключ до ефективної роботи персоналу.
За своєю формою і структурі посадова інструкція на фахівця із закупівель повинна відповідати прийнятій звичаями ділового обороту формі для подібного роду документів. Отже, посадова інструкція - письмовий документ, що містить в собі такі розділи:
- Колонка справа вгорі присвячена інформації про затвердження і погодження тексту документа. Спочатку, після слова «Затверджено» вказується дата затвердження і дані керівника, який зробив це. Нижче залишається місце для підпису цього начальника. Далі, після слова «Погоджено» вказуються дати узгодження і дані співробітників необхідних відділів, що беруть участь в роботі над посадовою інструкцією, залишається місце для підписів. Як правило, при підготовці посадова інструкція узгоджується з юридичною службою, відділом кадрів і тим відділом, де належить працювати співробітнику, на чию посаду складається інструкція.
- Загальний розділ посадової інструкції включає в себе перелік вимог, що пред'являються до кандидата на посаду фахівця із закупівель (вік, освіта, досвід роботи, необхідні навички і знання), список документації - законодавчих і внутрішніх актів організації, з якими повинен бути ознайомлений працівник. Крім того, в розділі про загальні положення визначається місце штатної одиниці фахівця із закупівель в загальній структурі організаційно-штатного розкладу підприємства, порядок прийняття на роботу, звільнення та заміщення на час відсутності працівника, безпосередній начальник співробітника.
- Основний розділ посадової інструкції - перелік посадових обов'язків і прав працівника. І в першу чергу, мова йде про обов'язки. Чим чіткіше й конкретніше визначені обов'язки працівника в документі, тим простіше і зрозуміліше буде здійснюватися робочий процес. Права ж логічно випливають з обов'язків співробітника і мають на меті полегшення виконання трудових функцій працівника. Як правило, до прав відносять:
- право на інформацію, що стосується робочого напрямки співробітника;
- право вносити пропозиції щодо оптимізації робочого процесу;
- право на гідне робоче місце і т. д.
- Останній з традиційних розділів посадової інструкції присвячений відповідальності працівника за неналежне виконання трудових обов'язків.
Посадова інструкція менеджера з постачання: особливості
За формою і структурі посадова інструкція менеджера з постачання ідентична посадової інструкції фахівця із закупівель. Однак, незважаючи на те, що дві ці посади дуже схожі, потрібно враховувати існуючі відмінності. Особливо це актуально для великих організацій, де штатними розкладами передбачені посади і фахівця із закупівель, і менеджера з постачання.
Не знаєте свої права?
Підпишіться на розсилку Народний Советнік'.
Безкоштовно, хвилина на прочитання, 1 раз в тиждень.
У зв'язку з цим при роботі над посадовими інструкціями необхідно серйозно підійти до визначення критеріїв для відбору кандидатів на посаду, а також до відмежування посадових обов'язків одного фахівця (по закупкам) від іншого (з постачання).
Як уже згадувалося, прийнято вважати, що посаду фахівця із закупівель стоїть вище в ранзі посад, ніж посаду менеджера з постачання. Побічно це підтверджується ще і тим, що в оголошеннях про найм середня зарплата фахівця із закупівель вище, ніж зарплата менеджера з постачання. Тому і вимоги до кандидата на посаду фахівця із закупівель можуть бути більш жорсткими, ніж до кандидатів на посаду менеджера з постачання.
Що стосується посадових обов'язків, то чітке розмежування їх між двома фахівцями дозволить налагодити не тільки ефективну роботу, а й оптимальне взаємовідношення між двома штатними одиницями.
Вимоги до кандидатів на посаду менеджерів із закупівель і постачання
Виходячи зі специфіки професій, до кандидатів на посади як фахівця із закупівель, так і менеджера з постачання зазвичай пред'являється ряд особливих вимог. Вони повинні:
- вміти вести переговори і виходити в підсумку на потрібний організації результат;
- приймати рішення і нести відповідальність за їх наслідки;
- мати аналітичні здібності;
- вміти працювати з великим об'ємом інформації та документації;
- знати організацію роботи транспортних компаній і митниці;
- володіти комп'ютером на рівні впевненого користувача, знати необхідні для роботи програми.
Крім того, кожен роботодавець може додати свої вимоги до кандидатів на посаду, наприклад знання іноземної мови, якщо компанія здійснює закупівлі за кордоном.
Відмінності у вимогах до кандидатів на посади фахівця із закупівель і менеджера з постачання можуть бути проведені за рівнем освіти кандидата. Так на посаду менеджера з постачання можуть бути прийняті люди з середньою або середньою спеціальною освітою, тоді як на посаду фахівця із закупівель традиційно потрібні які мають вищу освіту (економічна, фінансова, юридична і т. Д.). Крім того, відмінності можуть бути в досвіді роботи, необхідному для заняття тієї чи іншої посади.
Посадові обов'язки менеджерів із закупівель і з постачання, відмінності
Посадові обов'язки працівників, які здійснюють матеріально-технічне забезпечення організації, можуть сильно відрізнятися в залежності від специфіки роботи підприємства.
Зазвичай до посадових обов'язків менеджерів із закупівель і постачання відносять:
- Комплектацію складу певними групами товарів, контроль за рухом товару і залишками на складі.
- Своєчасне виконання заявок на забезпечення товарами.
- Пошук і підбір оптимального постачальника товару з урахуванням, ціни, якості товару, умов поставки та оплати та інших критеріїв.
- Правове оформлення відносин з постачальниками (укладання договору, звірку взаєморозрахунків і т. Д.).
- Контроль за оплатою товару.
- Контроль за термінами поставки товару.
- Відстеження руху вантажу.
- Перевірку якості поставленого товару.
- Вирішення спірних питань з постачальником в межах своєї компетенції.
Якщо проводити відмінності між посадами фахівця із закупівель і менеджера з постачання по групах товарів, якими забезпечують підприємство співробітники, то і в їх посадових інструкціях повинні бути чітко визначені сфери роботи кожного, щоб ніхто не працював за іншого і не брав чужу роботу на себе.
Крім перерахованих обов'язків, роботодавець може передбачити інші трудові функції для свого працівника. Наприклад, періодично надавати звіти або аналітичні довідки щодо руху товарів або закупівель, виконувати трудовий розпорядок організації і т. Д.
Порядок ознайомлення працівника з посадовими обов'язками
Ознайомлення співробітників з посадовими обов'язками зокрема і посадовою інструкцією в цілому повинно відбуватися в момент укладення трудового договору. Підтвердженням, що працівник ознайомлений зі своєю посадовою інструкцією, може бути:
- відмітка про ознайомлення з датою і підписом працівника під текстом загальної посадової інструкції, з якої знайомляться всі вступники на цю посаду;
- відмітка про ознайомлення з датою і підписом під текстом посадової інструкції, спеціально підготовленої для працівника, яка буде прикладена до особової справи співробітника;
- дата і підпис, що свідчать про те, що працівник познайомився зі своєю посадовою інструкцією, які ставляться в спеціальному журналі, призначеному для цих цілей.
Таким чином, посадова інструкція фахівця із закупівель вимагає значної підготовчої роботи перш за все щодо визначення вимог до кандидата на посаду та посадових обов'язків співробітника, а також, якщо це необхідно, розмежування посадових обов'язків фахівця із закупівель з посадовими обов'язками менеджера з постачання.
Отже, чим же займаються зазначені фахівці?Не знаєте свої права?