- Книга руху трудових книжок - що це за документ
- Як виглядає заповнений основний розділ книги обліку руху трудових книжок
- Правила заповнення
- Як оформляється книга обліку - опломбування та шнурівка
- Виправлення помилок
- Зберігання облікової книги
- Відповідальність за відсутність або неправильне ведення книги обліку
Кожна організація, бюджетна чи комерційна, контролює і враховує вхідну і вихідну документацію. Підприємці теж не звільнені від цього обов'язку. Облік трудових книжок, а також інших документів, що стосуються прийому і звільнення співробітників, веде кадрова служба. Для цього необхідна книга обліку руху трудових книжок. Про особливості її заповнення піде мова в даній статті.
Облік трудових книжок в бюджетних установах, комерційних компаніях і некомерційних організаціях зазвичай веде відділ кадрів. У фірмах з маленьким штатом для цього призначається відповідальний працівник. Для того щоб правильно враховувати трудові книжки і особисті справи співробітників, законодавчо закріплена книга обліку трудових книжок (ТК) і вкладишів до них.
Книга руху трудових книжок - що це за документ
Це журнал, де реєструють вступ трудових книжок прийнятих на роботу співробітників. Туди ж заноситься інформація про отримання ТК на руки при звільненні. Форма визначена Постановою Мінпраці від 10.10.2003 № 69. Документ являє собою таблицю з 13 стовпцями в форматі А4. Заповнюється і оформляється журнал й за визначеними правилами, довільна форма ведення неприпустима. При цьому цю форму можна купити - вона випускається друкарнями, або виготовити самостійно, дотримуючись відповідних вимог. Якщо вам потрібна книга руху трудових книжок, зразок скачати безкоштовно можна в кінці цієї статті.
Як виглядає заповнений основний розділ книги обліку руху трудових книжок
Правила заповнення
Вимоги щодо заповнення наведені в Правилах ведення і зберігання трудових книжок. Вони затверджені Урядом у постанові від 16.04.2003 № 225. Там же сказано, як прошити альбом.
Розберемо, що виглядає книга обліку руху трудових книжок (зразок заповнення) по стовпцях:
- в 1-й стовпець вносять номера в тому порядку, в якому трудові книжки надходять на облік (1, 2, 3, 4 і т. д.);
- 2-й, 3-й, 4-й стовпці містять дату прийому співробітника на посаду і заповнення книжки (число, місяць, рік цифрами). Якщо ці дати різняться, що допукается законодавством, вписується день оформлення співробітника на роботу - більш рання дата;
- в 5-й стовпець заносять П.І.Б. працівника;
- в 6-ю графу вписують серію і номер книжки, які містяться на кожній, починаючи з 1974 року. Якщо вона стара, випущена до 1974-го, без номера, в графі ставлять прочерк. На зразках 1974-2003 років серія позначається буквами АТ, з 2004 року використовується скорочення ТК. Номер складається з 7 цифр;
- 7-й стовпець містить назву посади, спеціальності або професії в тому вигляді, в якому вона вказана в наказі. Туди ж вписують категорію або розряд, якщо потрібно;
- в 9-й графі пишуть номер наказу, виходячи з якого працівник прийнятий на посаду;
- 10-й стовпець призначений для підпису відповідальної особи - кадрового працівника, якому документ переданий на зберігання;
- 11-я графа потрібна для випадків, коли книжка або (і) вкладиш до неї заводяться в організації. Тоді там проставляється сума в рублях, яку співробітник заплатив за документ. Якщо трудова вже була на руках у працівника, в графу ставлять прочерк;
- 12-й стовпець - для відомостей, що заповнюються при звільненні працівника. У ньому стоїть дата видачі трудової;
- в 13-й графі працівник розписується, підтверджуючи отримання документа. Це теж відбувається після звільнення.
Якщо співробітник при звільненні може самостійно забрати документ, його повідомляють про обов'язок прийти або запитують дозвіл на пересилку поштою. Тоді в 12-м стовпці ставимо дата повідомлення і дата відправлення ТК поштою за згодою працівника. У 13-му стовпці пишемо номер повідомлення.
Як оформляється книга обліку - опломбування та шнурівка
Книзі обліку бажано мати тверду обкладинку, бо робота з нею може тривати роки і десятиліття, а потім вона здається в архів, де лежить ще десятки років. Така обкладинка - не обов'язкова вимога до оформлення. Однак ряд інших принципів ведення цього облікового форми дотримуватися необхідно. Розглянемо ці правила.
Обов'язкові вимоги до оформлення:
- сторінки нумеруються заздалегідь, до початку використання;
- книга повинна бути прошнурована та опломбована (або опечатана сургучем);
- завірена спеціальним написом, де вказано кількість сторінок. Запевняє керівник фірми (а не кадровий працівник) підписом і печаткою із зазначенням дати.
При використанні сургучною друку пломба ставиться на кінчики шнурівки, заходячи частково на аркуш паперу і на край обкладинки. Найбільш поширений другий спосіб - опломбувати документи за допомогою індикаторного пломби. Це плоске пристрій одноразового застосування з унікальним номером. При розтині такої пломби на ній проявляється напис - «розкрите». Це відразу покаже спробу несанкціонованого доступу до журналу з метою додати або видалити сторінки. Номер пломби обов'язково вказується на обкладинці поруч з заверительной написом, інакше опломбування недійсне.
Виправлення помилок
Так як журнал заповнюється уручну, то помилки і описки - нерідке явище при веденні обліку. У встановлених урядом Правилах немає норм, що стосуються виправлення помилок у книзі обліку. Але за загальноприйнятими положеннями не можна використовувати коректор і писати зверху невірної інформації. Зазвичай помилковий напис закреслюється, правильні дані пишуться поруч з позначкою «виправленому вірити», зазначенням посади та з підписом особи, яка зробила виправлення. Але у встановленій формі такої спосіб використовувати складно, так як для правильної записи і пояснення просто немає місця. Можна або передбачити заздалегідь колонку для пояснень і уточнень, або вдатися до іншого способу виправлення помилок.
Другий варіант - застосувати правила виправлення, які використовуються при веденні самих трудових книжок. Без закреслення в тому стовпці, де допущена помилка, але рядком нижче, написати «запис недійсна». Потім ще нижче внести вірні відомості.
Зберігання облікової книги
Книга обліку руху ТК і вкладишів до них знаходиться на робочому місці співробітника, відповідального за її ведення. Ведеться вона до повного використання всіх сторінок стільки років, скільки для цього буде потрібно. Після використання заводиться нова, і нумерація в ній триває з тієї цифри, на якій закінчилася попередня, а не починається заново. Використаний журнал ні в якому разі не знищується, а й в архів здається не відразу. Адже в ньому має бути розписуватися працівникам при звільненні та отриманні документів, тому він зберігається у кадровика, поки повністю не буде закритий. І тільки заповнена від початку до кінця книга обліку здається за описом на зберігання в архів фірми, де їй належить пролежати 50 років.
Відповідальність за відсутність або неправильне ведення книги обліку
Якщо фірма або підприємець не веде книгу обліку руху, або документ оформлений з порушенням встановлених правил, їм загрожує адміністративна відповідальність. штраф за статті 5.27 КоАП від 500 до 5000 рублів для посадових осіб, і від 30 000 до 50 000 рублів для організацій.