- Розрахунок відпустки для графіка відпусток
- Розрахунок графіка відпусток в додатку Microsoft Excel
- Розрахунок днів відпустки при змінному графіку
Графік відпусток - локальний нормативний акт підприємства, що регулює черговість і тривалість перебування на відпочинку співробітників організації. Розрахунок періодів відпочинку у графіку відпусток у 2017 році повинен проводиться не пізніше, ніж за два тижні до початку календарного року. При розрахунку періодів відпочинку важливо дотримуватися прав громадян пільгових категорій, що мають право на отримання відпочинку в бажане для них час. Для розрахунку періодів відпочинку у графіку відпусток використовуються спеціальні додатки на базі Microsoft Excel.
З цієї статті ви дізнаєтеся:
- які основні функції графіка відпусток;
- як здійснюється розрахунок відпустки для графіка відпусток 2017 роки;
- як використовувати додаток Microsoft Excel для розрахунку періодів відпочинку у графіку відпусток;
- які особливості розрахунку днів відпустки при змінному графіку.
Керівництво підприємства за погодженням з профспілкою розробляє розклад надання відпусток співробітникам і оформляє його у вигляді графіка. цей графік складається щорічно, а затверджується не пізніше, ніж за два тижні до настання нового календарного року.
Головне завдання графіка - забезпечити безперебійну роботу організації і рівномірно розподілити відпускний час протягом усього року.
Специфіка виробничого циклу та побажання співробітників - основні чинники, що визначають конфігурацію графіка. Зазвичай кількість працівників, які можуть одночасно перебуває на відпочинку, визначається колективним трудовим договором або відповідним локальним нормативним актом. Дата початку відпустки не може припадати на час, що передує тому році, за який він надається.
Розрахунок відпустки для графіка відпусток
Ряд співробітників має певні пільги на отримання відпочинку у зручний для них час (неповнолітні, жінки з дітьми, ветерани, інваліди). При складанні графіка необхідно дотримуватися права цих категорій співробітників.
Час відпустки, певне графіком, може з яких-небудь причин не влаштовувати працівника, в цьому випадку він повинен звернутися в адміністрацію і профспілка з проханням про його зміну. Внести корективи в графік можна тільки за взаємною домовленістю зацікавлених сторін. Про час початку відпустки керівництво повинно повідомити кожного співробітника не пізніше, ніж за два тижні.
Графік надання відпусток розробляється і затверджується один раз на рік. Після його прийняття зміни в графік внести не можна. Єдине, що може коригуватися, - терміни початку і закінчення періодів відпочинку. Згідно із законодавством 2017 року нові працівники можуть претендувати на щорічну оплачувану відпустку тільки після шести місяців роботи, отже, відомості про новоприйнятих на роботу і їх відпустки в затверджений графік вже не вносяться.
Робота над розрахунком періодів відпочинку у графіку відпусток 2017 року повинна початися вже в жовтні або листопаді попереднього року. З чим це пов'язано? Раннє було прийнято затверджувати графік не пізніше 5 січня, проте тепер, в силу змін, внесених в ст. 123 ТК РФ, терміни затвердження змінилися.
Тепер графік повинен бути розроблений і затверджений не пізніше, ніж за 15 днів до настання нового року, тобто не пізніше 16 грудня.
У 2017 році час закінчення і затвердження розрахунку періоду відпочинку в графіка повинен бути закріплений в локальному нормативному акті підприємства. Це може бути "Положення про персонал" або "Правила внутрішнього трудового розпорядку". В організаціях, де профспілкова організація має великий вплив на керівництво, процедура розрахунку періоду відпочинку в графіку може бути регламентована колективним договором. Також порядок складання графіка і схема розрахунку періодів відпочинку може бути прописана в "Інструкції по кадровому діловодству".
Отже, графік відпусток - це локальний нормативний акт підприємства. Згідно з ним визначається черговість відпочинку співробітників протягом одного календарного року, а також тривалість відпусток у 2017 році. Крім того, цей акт містить інформацію про те, як розподіляється відпускний час між співробітниками різних підрозділів організації.
Черговість відпочинку співробітників одного конкретного підрозділу визначаться своїм власним графіком. Такий принцип роботи використовується на тих підприємствах, де чисельність персоналу дуже велика.
Щоб полегшити й упорядкувати процес побудови загального графіка відпусток застосовується поетапний метод планування відпускного часу.
На першому етапі керівники структурних підрозділів (відділів, департаментів, цехів) розробляють свої власні графіки, т.зв. "Проекти графіків". Далі ці проекти передаються до відділу кадрів підприємства. Фахівці цього відділу аналізують отримані дані, коректують їх і на основі цієї інформації пропонують на обговорення зведений графік для всієї організації.
Процес обговорення може відбуватися на декількох рівнях - на рівні рядових працівників і на рівні керівників структурних підрозділів. Обговорення на кожному рівні має свої цілі і завдання. На першому - врахування інтересів і побажань трудящих, а на другому - забезпечення безперебійної роботи кожного відділу та всього підприємства в цілому протягом усього 2017 року.
Після узгодження проекту відділ кадрів ініціює процес розробки і затвердження зведеного графіка всього підприємства. Наступним етапом стане процес дроблення загального графіка на графіки кожного структурного підрозділу на 2017 рік.
На підприємствах, де чисельність співробітників щодо невелика, використовується інша методика розрахунку днів відпустки для графіка. Вона включає себе опитування всіх співробітників з метою з'ясування їх переваг і побажань про час відпочинку. Заходи щодо проведення опитувань є обов'язком керівників середньої ланки (начальників відділу, завідувачів підрозділі, менеджерів і т.д.) Якщо чисельність персоналу зовсім не велика, то таку роботу можуть провести і самі співробітники відділу кадрів.
При вивченні думки співробітників важливо враховувати позицію керівників підрозділів, оскільки тільки вони зможуть знайти баланс між особистими побажаннями і виробничою необхідністю.
Розрахунок графіка відпусток в додатку Microsoft Excel
Додатки, що дозволяють скласти графік відпусток, прийнято ділити на три типи:
- самостійно заповнюються бланки, побудовані на основі форми Т-7;
- багатофункціональні програмні комплекси для забезпечення кадрової діяльності, в якості однієї зі своїх опцій включають в себе побудову графіка;
- прості програми або макроси з функцією побудови графіків.
Строго кажучи, додатки першого типу не є програмами як такими. Це вже готові бланки, розроблені і зверстані в Microsoft Word або Microsoft Excel. Все, що потрібно для створення графіка - самостійно заповнити порожні клітинки даними (прізвища, посади, тривалість відпочинку, дати початку і закінчення і т.д.).
складання графіка - один з рутинних процесів, які покликані автоматизувати програмні комплекси по забезпеченню кадрової роботи. "Служба кадрів", "Персонал", "1С: Підприємство" сучасним фахівцям з кадрів добре знайомі ці багатофункціональні системи обліки і ведення справ. У кожній з них є опція - "Побудувати графік відпусток".
Найбільш популярний вид додатків - невеликі і легкі у використанні програми з мінімальним набором функцій, основна мета яких - автоматизація процесу розробки, створення і оформленні графіка. Як правило, такі програми розробляються на базі Microsoft Excel. "Графік відпусток", "Розрахунок відпусток" - приклади таких спеціалізованих програм.
Нижче представлений зразок графіка відпусток в форматі Microsoft Excel:
Завантажити графік в форматі Microsoft Excel можна по засланні .
Розрахунок днів відпустки при змінному графіку
Відповідно до сучасного законодавства щорічну основну оплачувану відпустку становить 28 календарних днів. При змінній роботі і змінному графіку за домовленістю між працівником і керівництвом щорічну відпустку може бути розбитий на частини.
Важливо при цьому враховувати, що одна з частин відпустки повинна становити не менше 14 календарних днів поспіль. Про це йдеться в першій частині ст. 125 Трудового кодексу.
Інша частина відпустки за домовленістю між сторонами може бути розбита на довільну кількість частин будь-якої тривалості.
З чим це пов'язано?