- суть поняття
- Для чого потрібна
- Наказ про затвердження
- ведення документа
- Зразок штатної розстановки і його заповнення
- Відмінності від розкладу
- Термін зберігання
Чинними правовими нормами передбачаються певні вимоги для кожного підприємства, які відносяться до ведення різної документації, що використовує не тільки кадровими, а й економічними службами компанії.
Одними з найбільш важливих паперів є штатна розстановка і розклад, але при цьому далеко не всі знають про те, в чому полягає основна відмінність між цими паперами та для чого в принципі потрібно їх оформлення.
У зв'язку з цим багатьом підприємцям буде корисно дізнатися, як виглядає зразок штатної розстановки і для чого він потрібен.
суть поняття
Складання штатної розстановки відноситься до категорії обов'язкових умов, встановлених діючими правовими нормами, і в ній зазначаються такі відомості:
- структура організації;
- список всіх посад, необхідних для нормального функціонування підприємства;
- плановане число працівників;
- точна сума зарплати, передбаченої для окремих посад і всієї компанії в цілому;
- інформація про те, які посади вже зайняті співробітниками, а які залишаються вакантними.
Для чого потрібна
Штатна розстановка в основному є важливою тільки для тих співробітників, які ведуть кадрову роботу компанії, причому форма даного документа на сьогоднішній день не встановлена. На практиці ж форма штатної розстановки в переважній більшості випадків встановлюється відповідно до форми № Т-3, в яку додаються декілька стовпців для вказівки ПІБ співробітників, що займають ті чи інші посади.
Після оформлення цього паперу в подальшому можна регулярно одержувати відомості про те, які посади в компанії залишаються вільними, а також перелік штатних одиниць, які закриваються в процесі оформлення сумісників або поділу певної посади для декількох співробітників.
Наказ про затвердження
Штатна розстановка затверджується відповідно до наказу керівника підприємства або ж певної особи, яка отримала відповідні повноваження. Однак перед цим форму документа потрібно завірити спеціалізованим відбитком печатки компанії, а також завізувати головним бухгалтером і керівником кадрової служби.
Оформлення наказу здійснюється на загальному бланку компанії, і в ньому не повинно бути будь-якої констатуючій частині, тобто починається він відразу ж зі слова «Наказую». Причина цього полягає в тому, що для того, щоб оформити введення в силу штатної розстановки, не потрібно ніяких додаткових пояснень, хоча при бажанні можна вказати перелік причин, за якими затверджується даний документ.
При використанні в якості бланка уніфікованої форми № Т-3 номер і дата наказу в обов'язковому порядку повинні зазначатися у відповідних пунктах цієї форми. Сама ж штатна розстановка в переважній більшості випадків оформляється на один рік.
ведення документа
Чинним законодавством не прописуються будь-які норми, відповідно до якого роботодавці потребують в обов'язковому порядку вести документ штатної розстановки, тобто кожному роботодавцю надається право на самостійний вибір того, чи варто робити це дія. При цьому не варто забувати про те, що ведення цього документа здійснюється не тільки в паперовому, а й в електронному вигляді, використовуючи програми на зразок Microsoft Excel або Word.
Ведення штатної розстановки само по собі є гранично простою процедурою навіть в тому випадку, якщо дана функція спочатку не була автоматизована спеціалізованими програмами.
У переважній більшості випадків в кадровому відділі прийнято вказувати в подібних документах повний перелік відомостей про своїх працівників, включаючи їх прибуття або ж вибуття з тривалих відпусток, наявність будь-яких особливих статусів на зразок статусу інваліда, а також багато іншої інформації, яка може стати в нагоді при веденні діяльності та обліку даної особи. Наприклад, відповідно до штатної розстановкою надалі буде на порядок простіше оформляти різну звітність для керівників з різних питань.
Завантажити заповнений зразок штатної розстановки
Деякі директори періодично роблять уточнення того, кому саме з робочого складу на даний момент надано право скористатися призначеним часом відпустки, внаслідок чого співробітники відділу кадрів на підставі бланка штатної розстановки можуть в найкоротші терміни оформити необхідну звітність із зазначенням всієї необхідної інформації.
Бланк штатної розстановки
Зразок штатної розстановки і його заповнення
Під поняттям «штатна розстановка» мається на увазі одночасно кілька відомчих нормативних актів, і в прийнятому законодавства даного терміну в принципі немає. Як уже згадувалося, цей документ включає в себе повний перелік посад, а також ПІБ тих співробітників, які їх займають. За допомогою цього документа можна відстежувати загальна кількість вільних і зайнятих місць.
Форма цього документа розробляється компаніями самостійно, так як законодавчо не передбачена уніфікована форма. У переважній більшості випадків в якості основи береться штатний розклад, в яке просто додається окрема графа «ПІБ співробітника», внаслідок чого і виходить штатна розстановка.
Після оформлення цього документа уповноважені особи компанії завжди будуть мати інформацію про те, які в компанії є робочі місця, а які з них залишилися вільними.
Відмінності від розкладу
Посадові інструкції, що включають в себе список необхідних виробничих посад тих чи інших співробітників, розглядаються як підстава, відповідно до якого буде створюватися штатний розклад, і в цьому нормативному акті вказується запланований перелік робіт, а також порядок їх розподілу між членами організації.
Завантажити бланк штатної розстановки
Наприклад, в компанії відкривається кондитерський цех, який займається виготовленням борошняної продукції. З огляду на особливості використовуваного технологічного процесу, економіст організації робиться розрахунок загальної кількості співробітників, які повинні бути найняті для забезпечення нормальної роботи нового підрозділу.
Відповідно до наказу керівника по всій компанії вносяться відповідні зміни до штатного розпису, внаслідок чого стандартний склад штату організації додатково включає в себе новий перелік співробітників, що виконують свої обов'язки в даному цеху.
За правилами, прописаним в установчих паперах , Даний розклад використовується для визначення і закріплення структури, а також чисельності і стандартного складу компанії.
Приклад заповнення штатної розстановки
Сам по собі документ є узагальненим, тому що в ньому не вказується, як саме співробітники розподілені між робочими місцями по факту. Для оформлення такого розкладу існує спеціалізована форма № Т-3, яка може використовуватися всіма компаніями незалежно від їх форми власності. При цьому варто відзначити, що всі рядки і графи цього документа обов'язково повинні бути заповнені, а в разі відсутності інформації в рядку повинно ставитися прочерк.
Категорично забороняється скорочувати найменування певних посад або професій, і записувати їх все потрібно відповідно до інформації з ЕТКС. Крім цього, щоб виключити будь-які проблеми співробітників в процесі оформлення пенсії, потрібно заповнити трудову книжку в повній відповідності з даними, прописаними в штатному розкладі.
Оформлення цього документа відноситься до безпосередніх обов'язків співробітників відділу праці, після чого папір повинна бути узгоджена на рівні керівництва компанії.
При бажанні ж співробітники відділу кадрів можуть доповнити таблицю штатного розкладу декількома додатковими графами, в яких будуть конкретизуватися дані про співробітників компанії, включаючи суму їх заробітної плати та їх ПІБ.
Така форма документа має кілька назв, включаючи:
- штатний список;
- штатна книга;
- заміщення посад.
Але в будь-якому випадку найбільш поширеним є «штатна розстановка», і використовується вона в робочому порядку з метою оформлення всілякої трудової звітності. Уніфікована форма цього бланка відсутня, і компанія повинна самостійно розробити цей документ для внутрішнього користування із зазначенням в ньому всіх необхідних реквізитів, стверджуючи його форму шляхом оформлення спеціалізованих локальних нормативних актів.
Термін зберігання
На сьогоднішній день чинним законодавством передбачений спеціальний перелік архівної управлінської документації, яка може з'явитися в процесі діяльності будь-яких державних організацій або органів місцевого самоврядування, і в ньому вказуються не тільки основні правила їх ведення. Але ще й точний термін зберігання.
При цьому варто відзначити, що відповідно до наказу Мінкульту №558, виданим 25.08.10, штатні розстановки отримують власний термін зберігання, який становить не менше 75 років.