Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів

1. Принцип організації обліку
2. Оформлення книги обліку
3. Правила заповнення регістра
4. Якщо в журналі допущена помилка

зміст сторінки

Документ, що підтверджує статус працюючого громадянина - трудова книжка - видається при оформленні працівників і зберігається у роботодавця. Всі пересування цього документа повинні фіксуватися в спеціальному регістрі - книзі / журналі обліку руху трудових книжок. Аналогічно самим трудовим книжкам, належить враховувати вкладиші до них.

Законодавець не робить різниці між організаціями за величиною фінансових оборотів або чисельності персоналу - обов'язок вести реєстр обліку трудових формулярів однакова і для величезної корпорації, і для міні-підприємства зі скромним штатом.

Майте на увазі: перевірка, яка проводиться трудової інспекцією, починається з перегляду обов'язкових регістрів, в тому числі книги / журналу обліку руху трудових документів. Відсутність її загрожує накладенням чималого штрафу - від 30 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Журнал / книга обліку може бути виготовлена ​​друкарським способом, такий реєстр можна купити в спеціалізованих магазинах. Організація має право використовувати журнал, виготовлений самостійно, але при цьому обов'язково витримування всіх необхідних атрибутів.

Принцип організації обліку

Разом з обов'язком ведення запропонованого регістра обліку, на підприємстві слід належним чином організувати цей процес. Для цього наказом, складеним у простій формі, призначається відповідальний співробітник - представник ОК, бухгалтер або секретар. У наказі прописуються заходи, які належить виконувати уповноваженій особі при веденні книги обліку трудових книжок і порядок передачі обов'язків при його тимчасовій відсутності.

При зміні особи, призначеної наказом в якості відповідального за ведення книги обліку, необхідно дотримати наступну процедуру:

• скласти акт прийому-передачі Рудова книжок і вкладишів, що зберігаються на підприємстві (в тому числі і незаповнених бланків);
• оформити новий наказ про призначення уповноваженого працівника.

В акті необхідно відобразити і кількість книжок осіб, раніше звільнених з компанії, але не затребувані свої документи на момент оформлення прийому-передачі.

Оформлення книги обліку

Журнал обліку трудових книжок має бути вести весь період існування суб'єкта господарської діяльності, тому регістр належить оформити відповідним чином:

• вдягнути журнал в жорсткий палітурка;
• пронумерувати по зростаючій;
• прошити і опломбувати книгу, запевнити сургучем або номерний разової пломбою. Шнур для прошивки закріплюється на останній сторінці журналу з двох сторін - зсередини і зовні.

Число листів фіксується на задній обкладинці на приклеєному листку паперу і засвідчується візою керівника.

Правила заповнення регістра

У книзі обліку трудових книжок підлягає заповненню 13 колонок, кожна з яких має своє призначення:

• в стовпці 1 реєструється порядковий номер вкладиша або трудової книжки (без підрозділу);

Треба знати: при видачі працівникові вкладиша трудової книжки запис робиться двома рядками, з окремим зазначенням кожного документа. Якщо у прийнятого працівника вже вшитий вкладиш до трудової книжки, то в журнал записується тільки початковий документ.

• в колонках з 2 по 4 арабськими цифрами записується дата (число / місяць / рік) працевлаштування громадянина, що фігурує в наказі про призначення;
• колонка 5 - прізвище, ім'я та по батькові власника трудової книжки / вкладиша, без скорочень;
• стовпець 6 - серійний номер документа (вкладиша або трудової книжки). Для формулярів, виданих в 1938-1973 роках, нумерації книжок не передбачено, в графі ставиться прочерк. У документах, випущених з 1974 року, і в самих «свіжих» - 2003 року вказуються двозначна літерна серія (АТ, ТК або ВК) і семизначний номер;
• стовпець 7 - трудова функція прийнятого співробітника або його посаду, закріплена в штатному розкладі;
• стовпець 8 - назва відділу або підрозділу, куди приймається працівник ( за штатним розкладом );
• стовпець 9 - календарна дата і реєстраційний номер наказу про працевлаштування;
• колонка 10 - підпис в прийнятті книжки / вкладиша, зроблена відповідальним працівником;
• графа 11 - відображається сума, сплачена прийнятим на роботу громадянином, за надання йому бланка трудової книжки / вкладиша;

Важливо: організація може видати локальний акт, за яким стягнення вартості трудової книжки зі знову оформлюваних працівників не стягується.

• колонки 12-13 заповнюються при звільненні. У 12 графі проставляється число повернення трудової книжки, а в 13 - колишній співробітник зобов'язаний розписатися в отриманні документа.

ФАЙЛИ
Завантажити бланк книги обліку трудових книжок і вкладишів до них в .doc

В окремих ситуаціях в графах 12-13 міститься інформація про те, коли колишньому працівникові поштовим зв'язком відправляється замовне повідомлення про необхідність отримання трудового документа. Це відбувається, якщо звільнився співробітник не виявляє бажання забирати свою трудову книжку, або не може це зробити з інших підстав.

Якщо після поштового запрошення громадянин відмовився від особистого отримання трудової книжки, формуляр відправляється йому поштою.

Якщо в журналі допущена помилка

Процедура заповнення журналу обліку трудових книжок не відрізняється складністю, але не виключає можливість описки чи помилки при внесенні даних. Виправити неточність доцільно одним з двох методів:

• перекреслити невірну рядок і, при наявності вільного місця, написати правильні відомості. Тут же робиться відмітка про посади і прізвища працівника, вносившего зміни, яка завіряється його підписом;
• залишити помилкову позицію, а під нею внести позначку, що попередній запис вважається недійсною. Тут же прописується вірна інформація.

Журнал обліку трудових формулярів ведеться весь період існування юридичної особи. Якщо все листи, присутні в книзі, заповнені, необхідно оформити завершення журналу:

• на першій (лицьовій) сторінці вказуються дати початку / закінчення зазначеної книги, завіряються розписом відповідальної особи;
• повністю заповнений журнал підлягає передачі на архівне зберігання, де він повинен знаходитися 75 років.

Якщо в кадровому діловодстві використовується неуніфікованих форма книги обліку трудових книжок / вкладишів, і її зміст не приведено у відповідність нормативним вимогам, слід закінчити використовуваний журнал і приступити до ведення нового регістра.