Складаючи плани і прогнози на майбутній рік, важливо не забути про справи насущні, які необхідно завершити до новорічних свят. Наприклад, про виконання і затвердження на майбутній календарний рік графіка відпусток. Сьогодні ми зупинимося на ключових моментах цієї роботи. Розповімо, на що слід звернути увагу при розробці і виконанні графіка відпусток. А також згадаємо, що нам ще треба встигнути зробити в поточному році.
Складаючи плани і прогнози на майбутній рік, важливо не забути про справи насущні, які необхідно завершити до новорічних свят. Наприклад, про виконання і затвердження на майбутній календарний рік графіка відпусток. Сьогодні ми зупинимося на ключових моментах цієї роботи. Розповімо, на що слід звернути увагу при розробці і виконанні графіка відпусток. А також згадаємо, що нам ще треба встигнути зробити в поточному році.
Як випливає зі змісту статті 123 Трудового кодексу РФ, графік відпусток - це локальний нормативний акт, що визначає черговість надання щорічних оплачуваних відпусток. Згідно із законом цей документ має бути складений і затверджений не пізніше, ніж за два тижні до настання календарного року. Це означає, що графік відпусток на 2009 рік має бути затверджений не пізніше 17 грудня 2008 року.
Якщо ви цього ще не зробили - терміново приступайте до складання документа. У разі порушення терміну затвердження графіка або його відсутності вам загрожує адміністративна відповідальність.
Стверджуємо на майбутнє
Отже, як ми вже говорили, графік відпусток на наступний рік повинен бути складений до 17 грудня. При його складанні необхідно враховувати норми чинного законодавства, виробничі і фінансові можливості організації, а також побажання працівників.
Подивимося, як при складанні графіка відпусток врахувати побажання співробітників? Для цього можна розробити лист опитування або використовувати уніфіковану форму № Т-7 (як чернетка), роздруковану для кожного структурного підрозділу (графік відпусток, як правило, складається в структурних підрозділах, потім отримані з підрозділів відомості об'єднуються в зведений графік відпусток організації). Процедура опитування законодавством не передбачена. Однак ми рекомендуємо проводити його письмово, оскільки в кожної організації знайдуться особи, яким згідно із законом відпустка повинна надаватися у зручний для них час. Наприклад, неповнолітні (ст. 267 ТК РФ), почесні донори *, чорнобильці **. Або співробітники, побажання яких ви також повинні враховувати при плануванні їх відпустки. Це вагітні жінки (ст. 260 ТК РФ); зовнішні сумісники (ст. 286 ТК РФ); працівники, що поєднують роботу з навчанням (ст. 177 ТК РФ). За порушення законодавства про працю посадові особи можуть бути оштрафовані на суму від 1000 до 5000 рублів, юридичні особи - від 30 000 до 50 000 рублів.
Читайте докладніше про графік відпусток в статті >>>
При складанні документа важливо пам'ятати:
Перше. Тривалість відпустки не повинна бути менше, ніж встановлено законодавством (ст. 115 ТК РФ) ***. За рівної кількості відпустки на частини, хоча б одна з його частин не повинна бути менше 14 днів (ст. 125 ТК РФ).
Друге. У разі перенесення відпустки за згодою працівника на наступний робочий рік відпустку повинен бути використаний не пізніше 12 місяців після закінчення того робочого року, за який він надається (ст. 124 ТК РФ).
Третє. Відпустка не повинен починатися раніше, ніж робочий рік, за який він надається. Зверніть увагу, чи не відбулося у працівника при цьому зміщення робочого року (наприклад, у зв'язку з використанням протягом робочого року відпустки за свій рахунок понад 14 календарних днів або відпустки по догляду за дитиною (ст. 121 ТК РФ).
Якщо при складанні графіка відпусток у деяких працівників право на відпустку ще не настав (з дня прийняття на роботу не пройшло шести місяців), при плануванні їм відпусток враховуйте стаж роботи у вашій організації (зокрема, відпустка працівнику можна надати після закінчення шести місяців його безперервної роботи) (ст. 122 ТК РФ). Для окремих працівників стаж роботи не має значення (зокрема, для працівників у віці до 18 років, для вагітних жінок, працівників, які усиновили дитину (дітей) віком до трьох років (ч. Третя ст. 122 ТК РФ).
Виконуємо графік відпусток поточного року
Графік відпусток обов'язковий для виконання як роботодавцем, так і працівниками (ст. 123 ТК РФ). При складанні графіка відпусток має враховуватися думка виборного органу первинної профспілкової організації в порядку, встановленому статтею 372 ТК РФ.
Однак як показує практика, терміни надання відпусток, зафіксовані в цьому документі, не завжди дотримуються. Це пов'язано з тим, що протягом року у виробничій діяльності організації або у співробітника виникають непередбачені ситуації (наприклад, хвороба працівника), в результаті яких заплановані раніше відпустки не можуть бути надані у встановлений термін. У таких випадках вони або переносяться на інший термін, або продовжуються або діляться на частини. До речі, такі дії законом не заборонені (ст. 124 і 125 ТК РФ). Але при цьому не можна забувати про таке:
- По-перше, при поділі відпустки на частини, як ми вже говорили раніше, хоча б одна з частин повинна бути не менше 14 календарних днів.
- По-друге, при перенесенні відпустки на інший термін - відпустка повинна бути використаний протягом робочого року. При цьому звертаємо вашу увагу, що перенесення відпустки на наступний робочий рік (за згодою працівника) допускається лише у виняткових випадках, коли його надання в поточному році може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи організації (ч. Третя ст. 124 ТК РФ).
- По-третє, забороняється ненадання щорічної оплачуваної відпустки протягом двох років підряд, а також ненадання відпустки працівникам віком до вісімнадцяти років та працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці (ч. Четверта ст. 124 ТК РФ) . Невикористана у зв'язку з відкликанням з відпустки частину відпустки може бути (за вибором працівника) надана в зручний для нього час протягом поточного робочого року або приєднана до відпустки на наступний робочий рік.
Порада
Зверніть увагу на документи, термін виконання яких закінчується в поточному році.
При формуванні справ в архів важливо пам'ятати, що в справу поміщаються тільки виконані, правильно оформлені документи. Разом з тим перевірте: чи всі справи у вас сформовані в суворій відповідності з номенклатурою справ (індекси справ, їх заголовки та терміни зберігання повинні бути вказані по номенклатурі справ). Зверніть увагу також на ті документи, які безпосередньо не пов'язані з кадровим обліком, але є обов'язковими для виконання. Зокрема, чи всі заходи, передбачені Планом роботи по здійсненню військового обліку і бронювання громадян в організації на 2008 рік, у вас виконані.
Тому перш ніж відправити після закінчення поточного року даний документ на полицю (термін зберігання графіка надання відпусток - один рік!), Перевірте: чи є у вас співробітники, яким в поточному році з тих чи інших причин відпустка не надавалася, чи були вони у відпустці в минулому році, і за який період кожним з них не використана відпустка. Одночасно зверніть увагу на неповнолітніх і «вредніков», а також співробітників, відпустка яких був розділений на частини або перенесений на інший термін. Якщо, наприклад, відпустку співробітнику дробився на частини - подивіться: чи надавалася йому частину тривалістю 14 календарних днів.
Як це можна перевірити? За графіком відпусток поточного року. Звичайно, якщо вся інформація про відпустки (дата фактичного надання відпустки, дата передбачуваного відпустки в разі перенесення його на інший термін, підставу перенесення) в ньому своєчасно фіксувалася в графах 7, 8, 9 і 10 ****. Якщо немає, то це потрібно зробити негайно. Приклад заповнення зазначених граф см. На стор. 52.
Читайте докладніше про графік відпусток в статті >>>
Якщо по відношенню до того чи іншого працівника ситуація критична - терміново оформляйте відпустку.
* Стаття 11 Закону РФ від 9 червня 1993 № 5142-1 «Про донорство крові та її компонентів».
** Пункт 5 ст. 14 Закону РФ від 15 травня 1991 № 1244-1 «Про соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок катастрофи на Чорнобильській АЕС».
*** Зверніть увагу на співробітників, яким покладено подовжений відпустку (наприклад, неповнолітнім - 31 календарний день (ст. 267 ТК РФ), інвалідам - не менше 30 календарних днів (ст. 23 Федерального закону від 24 листопада 1995 № 181- ФЗ «Про соціальний захист інвалідів в Російській Федерації»).
**** Заповнюються від руки. Графа 10 заповнюється при необхідності.
Подивимося, як при складанні графіка відпусток врахувати побажання співробітників?Як це можна перевірити?