Як ми знаємо, акт - це інформаційно-довідковий документ, який підтверджує факт здійснення якоїсь дії. Акт прийому-передачі, відповідно, складається в разі, коли одна людина щось передає іншому. Зрозуміло, що уніфікованої форми такого акту немає і бути не може. Але є загальноприйнята структура такого акта і набір інформаційних блоків, які повинні бути в цьому документі. Це ми і розглянемо сьогодні на прикладі акту прийому-передачі документів.
Ми не будемо розглядати акт прийому-передачі, який укладають між собою фізичні особи. У нас це будуть працівники однієї організації. Випадок дуже поширений: один працівник йде на підвищення, в довгострокову відпустку або зовсім звільняється. Прийшов його наступник, і цього наступнику перший співробітник передає всі свої справи.
При догляді рядових співробітників складання акта звичайно не потрібно. Але якщо людина керувала відділом або цілим напрямком компанії, то акт прийому-передачі справ і документів краще скласти. Так буде спокійніше обом: і який іде, і наступнику. Якщо виникне конфліктна ситуація, то акт відразу покаже, хто правий: в ньому перераховані всі передані справи і документи. Тут же стоять два підписи.
Отже, форма акта щодо вільна. Але в ньому неодмінно повинні бути такі відомості:
- хто передає документи;
- кому передають;
- докладний перелік переданих документів;
- дата передачі (вона ж - дата документа );
- підписи сторін;
- кількість примірників акта.
Я зазвичай вказую так само підстава для передачі. Але ця інформація абсолютно факультативна.
Деякі ще люблять вказати місце і час прийому-передачі і пишуть: «... в приймальні ТОВ« Сніжинка », знаходить за адресою .... о 10:15 27 лютого 2017 года ... ». На мій погляд, це зайве, якщо ми говоримо про передачу документів в межах однієї компанії.
Точна адреса передачі має значення, якщо після передачі документи будуть кудись переміщені. Наприклад, якщо я займаюся архівної обробкою документів і забираю їх у клієнта, щоб зшивати на своїй території, то вказівка місця прийому-передачі в акті виправдано. У всіх інших випадках буде достатньо стандартного оформлення реквізиту « Місце складання документа ».
Те ж і з часом: тільки якщо час дійсно важливо, це було визначено. При передачі справ від одного працівника іншому воно не актуальне, тому що робочий час в даному випадку обчислюється в днях, а не годиннику. І якщо минає працівник передає справи в останній свій день на цьому місці, то він числиться на цьому місці до кінця робочого дня. До 18 годин він працівник компанії з усіма своїми обов'язками. Наступник візьме на себе ці обов'язки тільки в свій перший робочий день.
Що стосується бланка, то нічого особливого не потрібно. Акт прийому-передачі можна скласти і на звичайному аркуші паперу, і на фірмовому бланку. Нічого, крім підвищення градуса солідності, бланк організації в акт не привнесе. Головне в акті - перелік переданого і підписи двох сторін.
Чи потрібно затверджувати акт прийому-передачі документів? На мій погляд, немає. Якщо ми ставимо гриф обмеження доступу до цього акт, то це означає, що директор (або посадова особа, яка розпишеться в грифі) особисто був присутній при прийомі-передачі документів. Він бере на себе відповідальність підтвердити це. А ось якщо все дійсно відбувається в присутності кого-то з посадових осіб, то можна, по-перше, поставити гриф обмеження доступу до, а по-друге, написати про це в акті: «в присутності генерального директора М.М. Михайлова менеджер Петров передає, а менеджер Сидоров приймає ... ».
Скільки примірників акта складати?
Як мінімум, кількість примірників акта повинна дорівнювати кількості сторін, його склали. Але це ще не все. Я рекомендую зробити ще один екземпляр - для організації і помістити його в справу. Працівники, які уклали акт, розберуть свої екземпляри, і що з ними зроблять - невідомо. А так в компанії залишиться ще один, який буде зберігатися як звичайний інформаційно-довідковий документ.
Акт прийому-передачі документів зразок
Подивитися зразок акта прийому передачі документів (PDF)
Скільки примірників акта складати?Чи потрібно затверджувати акт прийому-передачі документів?
Скільки примірників акта складати?