- Загальна інформація
- заповнення документа
- функції
- Порядок отримання документа
- засвідчення
- Важлива інформація
За допомогою протоколу документують відбувається на зборах або засіданні. В організації, створеної на основі членства учасників - фізичних і юридичних осіб - колегіальні рішення обов'язкові для виконання. Збори як вищий орган управління існує в комерційних ( ТОВ , АТ , ПАТ ) І некомерційних (педрада, профспілка, садове товариство, батьківський комітет, ТСЖ і ін.) Установ. Протокол може містити кілька аркушів тексту. Якщо необхідно донести будь-яка з прийнятих рішення до зацікавленої сторони, використовують виписки з нього.
І сьогодні ми дізнаємося, яка форма виписки з протоколу, як проходить її оформлення, і що для цього буде потрібно.
Загальна інформація
Поняття і особливості виписки з протоколу
Виписка з протоколу - копія його окремих частин, сформована і завірена встановлений чином. У законодавстві немає особливих норм, що регулюють порядок складання виписки. Часто правила з підготовки, оформлення та запевненням документа містяться в локальних нормах - прийнятих в організації інструкціях з діловодства. Якщо таких немає, керуються:
- ГОСТ Р 7.08-2013. У ньому є визначення поняття «виписка з документа», яке застосовується щодо виписки з протоколу;
- ГОСТ Р 6.30-2003. Включає правила оформлення документів, в тому числі порядок запевнення, внесення реквізитів;
- чинним досі Указом Президії ВР РФ СРСР № 9779-X від 04.08.1983. Він визначає, що виписка з документів (в т. Ч. протоколів ) Повинна видаватися на вимогу будь-якого громадянина або організації, чиї права порушені позначеними там рішеннями;
- нормами, що регулюють діяльність різних юридичних осіб. У відношенні ТОВ до таких належить, наприклад, ФЗ № 14 від 08.02.1998 р
заповнення документа
ГОСТом рекомендовано робити виписку на фірмовому бланку організації. Вона складається з декількох частин:
- вступної (найменування, дату і місце проведення зборів, список присутніх з розподілом за ролями, позначку про кворум). Відтворюється відповідно до протоколу;
- основний - потрібні абзаци з порядку денного, розділи «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ»;
- результуючої частини (рішення) з розділу «УХВАЛИЛИ»;
- блок «Підписи»: перелік учасників, які підписали протокол, їх ПІБ.
В кінці синьою кульковою або гелієвої ручкою проставляється завірення.
Виписка з протоколу загальних зборів трудового колективу про нагородження (її зразок) доступний для перегляду нижче, скачати його можна тут .
Виписка з протоколу загальних зборів трудового колективу про нагородження
Виписка з протоколу трудового колективу про нагородження - 1 Виписка з протоколу трудового колективу про нагородження - 2
Завантажити виписку з протоколу педагогічної ради (її зразок) можна тут .
Виписка з протоколу педради (зразок)
Виписка з протоколу профспілкових зборів також доступна для скачування .
Виписка з протоколу профспілкових зборів (зразок)
Виписка з протоколу засідання атестаційної комісії також доступна для скачування .
Виписка з протоколу засідання атестаційної комісії
Виписка з протоколу засідання атестаційної комісії - 1 Виписка з протоколу засідання атестаційної комісії - 2
функції
Виписка необхідна для надання зацікавленим сторонам, контрагентам, державним структурам. Найчастіше її оформляють у двох випадках:
- в протоколі міститься інформація, що представляє комерційну або особисту таємницю;
- повний текст протоколу занадто великий.
Виписки, присвячені якого-небудь рішення, можуть розсилатися зацікавленим сторонам (працівникам, філіям організації ). Часто таким чином керівництво доносить приписи і накази до виконавців.
Про те, як оформити виписку з протоколу, читайте нижче.
Порядок отримання документа
складання
Протокол підшивається в зошит і зберігається в архіві організації. Виписки з нього готує секретар за запитом зацікавленої особи, він же найчастіше її запевняє (якщо в статуті не визначено інше).
Як правильно скласти виписку:
- Вступна частина відтворюється, як в протоколі. Проставляється дата, місце, найменування документа ( «Витяг з протоколу загальних зборів ТОВ« Квіточка »№ XX»). Вказуються голова, секретар, присутні на засіданні учасники. Особливо наголошується, чи є кворум.
- Основна частина включає цитату з порядку денного із зазначенням порядкового номера в черзі питань. Далі йду розділи «СЛУХАЛИ» (ПІБ доповідача), «ВИСТУПАЛИ» (імена тих, хто висловлювався з питання).
- Резолютивна частина - прийняте рішення ( «УХВАЛИЛИ»).
- Перелік учасників, які підписали протокол, без проставлення реальних автографів (необхідно замінити на слова «Особистий підпис»), навпаки - їх ПІБ.
засвідчення
Засвідчення необхідно для того, щоб виписка отримала юридичну значимість. Воно оформляється згідно з ГОСТ Р 6.30-2003. Секретар чи інша посадова особа, уповноважена підписувати документи, вносить:
- слово «Вірно»;
- посаду упорядника;
- підпис і розшифровку;
- дату складання і завірення;
- позначку, де знаходиться оригінал протоколу.
Якщо виписка призначена для надання в сторонню організацію, проставляють печатку. Її потрібно ставити так, щоб частково покривати посаду і розпис упорядника.
Виписку готують як щодо одного питання, так і декількох. Вона безкоштовна; термін виготовлення залежить від того, хто запевняє документ. У деяких організаціях принципи ведення діловодства визначені в локальних інструкціях. Іноді особи, що мають право запевнення, прописані в статуті. Ними можуть бути генеральний директор, керівник підрозділу, голова правління.
Важлива інформація
- Чи є різниця між виписками з протоколу зборів комерційної або некомерційної організації (педради, СНТ)? Виписки з протоколу складаються уніфікованим чином. Різниця може полягати в специфіці самого протоколу. Наприклад, якщо статутом визначено правило ведення докладного документування, крім основних розділів можуть бути приведено обговорення питання: репліки, особливі думки, хід голосування. На оперативних або позапланових зборах ведуть короткий протокол, тому виписка може не містити розділ «ВИСТУПИЛИ», а тільки «СЛУХАЛИ» і прийняте рішення.
- Чи потрібно завіряти виписку у нотаріуса? Практика показує, що фінансові і державні структури (податкова і ПФР) часто вимагають нотаріального завірення виписок за прикладом протоколів. Згідно ФЗ № 14, документування ходу зборів ТОВ повинно бути засвідчено присутнім на ньому нотаріусом, якщо в статуті не прописаний інший порядок. Обов'язково запевнення протоколу, якщо рішення стосуються фінансових питань діяльності ЮЛ або зміна керівництва. Чи не кожен нотаріус готовий запевнити виписку, якщо він не стежив за ходом засідання. Ті, хто погоджуються, вимагають оригінал протоколу, в якому засвідчені підписи учасників. Навіть якщо в статуті прописано договірної порядок прийняття рішень, при обговоренні важливих питань рекомендується запрошувати нотаріуса. У спірних ситуаціях можна послатися на статут, в якому прописано проведення зборів без юриста, і визначено посадову особу, яка має право завіряти документи.