Реклама
Реклама
Реклама

Як організувати зберігання архівних документів

  1. Як організувати зберігання архівних документів
  2. Розміри штрафів представлені в таблиці:
  3. Вимоги до приміщень для архівного зберігання документів
  4. У ньому повинні бути окремі зони:
  5. Особливу увагу слід приділити архівосховищ, яке повинно відповідати наступним вимогам:
  6. Для розрахунку кількості стелажів використовують формулу:
  7. Для цього необхідно регулярно здійснювати наступні дії:

Організація архівного зберігання документів є правом, але не обов'язком установи культури. Оскільки папери завжди можуть бути затребувані інспекторами ГИТ, податкової служби або соцстраху, то організація повинна забезпечити їх зберігання протягом терміну, визначеного нормативними актами.

Архівні документи можуть бути затребувані державною інспекцією з питань праці, податковою інспекцією або соцстрахом. Якщо установа знищило паперу раніше, ніж прописано в законодавстві, то це може спричинити за собою штрафні санкції.

Саму організацію в цьому випадку можуть оштрафувати на суму до 50 тисяч рублів, а її керівника - на 5000 рублів. Щоб уникнути штрафних санкцій, необхідно вивчити всі нюанси, що стосуються архівного зберігання документів.

Як організувати зберігання архівних документів

Згідно з Правилами, затвердженими наказом Мінкультури РФ №526, установа культури має право на створення архіву. Однак це не є його прямим обов'язком. Тривале зберігання важливих документів поза архіву - завдання складне. Тому більшість культурних організацій все працюють над його створенням.

Номенклатура справ організації
подивитися / завантажити >>

Це дасть можливість забезпечити зберігання паперів на різні терміни. Головне розробити і затвердити Положення про архів і прописати в ньому, які документи і на які терміни можуть сюди переводитися. При цьому варто враховувати, що встановлений термін зберігання починає своє відрахування з першого січня наступного року.

створення архіву є обов'язком державних органів або органів місцевого самоврядування. У таких відділах доцільно зберігати папери, термін зберігання яких більше десяти років. Всі інші документи найкраще зберігати в відділах, що займаються їх оформленням. Це може бути бухгалтерське, економічне, кадрове та інше підрозділ.

Наказом Мінкультури РФ №558 затверджено Перелік, в якому закріплені терміни зберігання документів установою. Однак це не єдиний документ. Наприклад, терміни заощадження бухгалтерських паперів викладені в Законі №402-ФЗ. Трапляється, що в різних нормативних актах для одних і тих же документів встановлено різні терміни. У цьому випадку організації варто вибрати ті, які довше.

За порушення правил архівного зберігання документів загрожують штрафні санкції.

Розміри штрафів представлені в таблиці:

Розміри штрафів представлені в таблиці:

Вимоги до приміщень для архівного зберігання документів

Архівне зберігання документів може бути забезпечено на належному рівні лише в тому випадку, якщо будуть виконані всі необхідні вимоги. Перш за все це стосується приміщення. Ідеальним варіантом є архівне зберігання документів в окремій будівлі. Хоча може підійти і окрема кімната.

У ньому повинні бути окремі зони:

  1. Архівосховищ.
  2. Кімната для прийому і тимчасового зберігання документів.
  3. Кімната з читальним залом, куточком для видачі документів, каталогами та комп'ютерними пристроями для пошуку необхідних матеріалів.
  4. Робоче приміщення, призначене для співробітників.

Якщо говорити про таких установах, як музеї і бібліотеки, то в них в обов'язковому порядку має бути спеціальне приміщення для виконання різних дій з архівними документами :

  • дезінфекції;
  • дезінсекції;
  • реставрації;
  • копіювання;
  • обробки плівки;
  • проведення технічного контролю відео- та аудіофайлів і так далі.

Крім цього, в даних установах повинно бути приміщення для розміщення науково-довідкової літератури та здійснення методичної роботи, а також виставковий зал. Що стосується архіву, то його слід розмістити якомога далі від лабораторій, виробничих і побутових приміщень. Вони не повинні з'єднуватися з ним навіть вентиляційними каналами.

Особливу увагу слід приділити архівосховищ, яке повинно відповідати наступним вимогам:

  • мати вогнетривкі перекриття і стіни;
  • бути обладнаним штучної і природною вентиляцією;
  • мати виходи до сходових майданчиків і ліфтів;
  • виключати наявність каналізаційних і водопровідних труб.

Найкраще, якщо приміщення буде розташовано в північній стороні будівлі, мати міцні двері і надійний замок.

У разі розташування архіву на першому поверсі його вікна потрібно обладнати захисними металевими гратами, що значно підвищить ступінь збереженості документів. Не варто забувати про пожежної та охоронної сигналізації.

Не варто забувати про пожежної та охоронної сигналізації

При обладнанні архіву в першу чергу варто передбачити місце для зберігання документів. Для цього, як правило, використовують спеціальні металеві стелажі, контейнери, шафи й полиці.

Якщо казати про стелажах , То вони бувають двох видів: стаціонарні та пересувні. Згідно з Правилами вони повинні розміщуватися далеко від вікон і опалювальних батарей. Не варто їх розташовувати і впритул до зовнішніх стін. При розміщенні необхідно дотримуватися між ними нормативні відстані.

Для розрахунку кількості стелажів використовують формулу:

Наприклад, бібліотеці необхідно розмістити 900 томів архівних справ. Кожен із стелажів має п'ять полиць завдовжки 100 сантиметрів. Середня ширина корінця кожного тому дорівнює 8 сантиметрів. Приблизна кількість визначають таким чином:

900 томів / (100 см / 8 см х 5 полиць) = 14 штук

Все обладнання повинно бути пронумеровано. Порядок нумерації стелажів, контейнерів та шаф починається зліва направо від вхідних дверей. Номери на полицях проставляють зверху вниз зліва направо.

Законодавством не визначено чіткі правила розміщення архівних документів в шафі або на стелажі. Тому основним орієнтиром є відстань між полицями і палітурка у томів. Справи з м'яким палітуркою укладають в горизонтальному положенні, з твердим - у вертикальному.

Співробітники архіву повинні скласти топографічні покажчики, завдяки яким, можна легко знайти необхідний документ. Якщо документів багато, то використовують пофондового показники. При невеликій кількості - постеллажние.

Одним з найбільш важливих моментів в забезпеченні архівного зберігання документів є створення і підтримання правильного мікроклімату.

Він включає кілька складових:

  • освітлення;
  • температуру і вологість;
  • чистоту.

Документи найкраще зберігати в темряві. Якщо в приміщенні використовуються стелажі відкритого типу, то всі папери слід зберігати в палітурках, папках і коробках. Вікна повинні закриватися жалюзі або шторами. Також може підійти і спеціальне захисне покриття.

Лампи потрібно розміщувати в закритих плафонах, що мають гладку поверхню. Обов'язковою вимогою до висвітлення є дотримання норм освітленості.

Що стосується температурного режиму і вологості повітря в приміщенні, то в даному випадку варто врахувати, що для різних документів діють певні норми.

Оскільки для архівних паперів необхідно забезпечити різну температуру і вологість, то і розміщувати їх потрібно в різних приміщеннях. Оптимальним варіантом є установка системи кондиціонування.

Таке обладнання забезпечує клімат-контроль, підтримуючи необхідні параметри. Однак найбільший ефект може бути забезпечений в тому випадку, якщо кондиціонери будуть встановлені в кожній кімнаті.

Однак найбільший ефект може бути забезпечений в тому випадку, якщо кондиціонери будуть встановлені в кожній кімнаті

Контроль за температурою і вологістю повітря є обов'язком працівників архіву. При відсутності кондиціонера вони повинні перевіряти дані параметри два рази в тиждень.

При його наявності - один раз. При порушенні температурного режиму з якої-небудь причини показники потрібно заміряти як мінімум один раз на добу. Всі свідчення фіксують в журналах реєстрації.

важливим моментом архівного зберігання документів є дотримання чистоти.

Для цього необхідно регулярно здійснювати наступні дії:

  • проводити вологе прибирання;
  • обробляти підлоги, плінтуса, підвіконня водними розчинами антисептиків;
  • мінімум один раз на рік протирати пил зі шаф, коробок, стелажів;
  • контролювати наявність комах і цвілі;
  • по необхідності проводити дезінфекцію та дезінсекцію.

Порядок передачі документації на зберігання

Передачі в архі підлягають ті документи, використання яких в роботі вже не потрібно. Однак передача здійснюється лише по витікання одного року після їх виходу з діловодства. Також вони можуть передаватися на зберігання і через три роки.

Перш ніж передати їх в архів, проводять експертизу цінності. Для цього керівник установи культури видає наказ, яким затверджує її склад. Крім цього, необхідно розробити і затвердити Положення про експертну комісію. У ньому слід вказати:

  • з якою метою створена комісія;
  • які завдання вона зобов'язана вирішити;
  • хто з фахівців входить до її складу.

Обов'язком комісії є виявлення документів, що підлягають знищенню через закінчення терміну зберігання. Після експертизи складається акт про виділення таких паперів. До їх числа відносяться документи, термін зберігання яких закінчився до першого січня поточного року.

Якщо мова йде про бухгалтерських документах і регістрах податкового обліку, то їх можна зберігати в електронному вигляді. Для цього їх переводять в формат PDF / A. Перевірка їх збереження здійснюється не рідше одного разу протягом п'яти років.