- Призначення і юридична сила
- Коли може знадобиться
- Бланк і зразок 2019 р
- Передача документації при зміні директора
У разі прийому передачі документів, як правило, складається відповідний акт. Готовий приклад документа, правила його складання і юридичні нюанси - про все це прямо зараз.
Порожній бланк акту про передачу документації (word)
Простий зразок акта прийому передачі документів (word)
Зразок акту передачі справ при зміні директора (word)
Призначення і юридична сила
Документ має повну юридичну силу, і не дивлячись на те, що його роль часто здається чисто формальної, це не зовсім так.
призначення:
- Документально зафіксувати передачу документів:
повний список всіх паперів;
- їх кількість;
- їх вид (оригінал, копія, завірена копія);
- дату передачі (іноді і час);
- передала сторона;
- яка прийняла сторона.
- Використовувати його в якості основного доказу при необхідності (найчастіше - в судових розглядах).
Коли може знадобиться
Передбачається, що передача паперів може відбутися в будь-який момент, тому він складається в різних випадках, при передачі:
- Між 2 приватними громадянами.
- Між 2 юридичними особами (наприклад, коли пакет документів йде як супровід комерційної пропозиції).
- Між фізичною та юридичною особою.
Однак найбільш поширений випадок пов'язаний з обміном паперами всередині однієї компанії. Таких прикладів можна навести досить багато:
- Один співробітник звільняється, і на його місце приходить новий працівник, який повинен прийняти всі справи. Щоб уникнути втрати документів, помилок при їх передачі та інших небажаних ситуацій потрібно не тільки коректно надати всі папери, а й відобразити цей факт документально.
- Один співробітник переходить на іншу позицію і передає справи своєму заступникові або новому працівнику, який прийшов на його місце. Наприклад, передача бухгалтерських, кадрових, адміністративних документів.
- Банкрутство організації - в цих випадках виникає необхідність передачі відразу всіх паперів, для чого складається велика кількість актів, розділених по групах відповідно до видів документації.
- Нарешті, в разі реорганізації компанії (злиття її з іншими, об'єднання відділів і т.п.) також виникає необхідність передати всі справи. Причому в подібних ситуаціях складається відразу багато актів - по кожному відділу, по кожному співробітнику і т.п.
У випадку з приватними громадянами складання може знадобитися, якщо мова йде про надання послуги, що має на увазі прийом передачу документів. Наприклад, якщо особа довіряє свої інтереси представнику в суді, очевидно, знадобиться передати йому важливі папери, в тому числі і в оригінальному вигляді. Тоді скласти документ - в інтересах самого громадянина.
Бланк і зразок 2019 р
Конкретної форми затвердженої законодавством не існує, тому кожна компанія і / або фізична особа має право скласти його за власним зразком. Зазвичай в ньому має відображатися наступна інформація:
- Назва, дата його складання (це і є день набрання ним чинності), місце складання (місто чи інший населений пункт).
- Повна офіційна назва компанії, що передає та приймає документи (в тому числі в тих випадках, коли обмін паперами відбувається в межах однієї фірми).
- ПІБ, паспортні та контактні дані фізичних осіб, якщо в обміні беруть участь саме вони.
- ПІБ, посада та табельний номер (за наявності) відповідальних співробітників, які власне передають папери і приймають їх.
- Перелік всіх переданих документів зазвичай оформляють у вигляді таблиці. Наводяться такі дані:
- номера (в хронологічному порядку);
- повні офіційні назви документів;
- дата їх складання / підписання;
- номер паперу (відповідно до системи нумерації, прийнятої в компанії);
- форма (оригінал, копія, завірена копія) і кількість всіх листів (сторінки не вважаються).
- Далі ставляться підписи сторін, розшифровки підписів (прізвище, ініціали) і друк, якщо компанія використовує її у своїй роботі.
Порожній бланк, який можна використовувати в роботі в більшості випадків, представлений нижче:
А ось реальний приклад заповнення:
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. За необхідності допускається прикласти до нього і інші важливі документи - найчастіше це докладні описи. Тоді в акті потрібно відобразити посилання на описи, а не перераховувати назви всіх паперів (для економії часу).
Передача документації при зміні директора
Це один з найбільш поширених і в той же час один з найбільш складних випадків. Він завжди пов'язаний з особливо важливими паперами і матеріальною відповідальністю. Як правило, передають такі документи:
- установчі (реєстрація компанії, відомості про засновників, Статут і т.п.);
- первинна бухгалтерська звітність;
- ліцензія на ведення діяльності та інша дозвільна документація;
- укладення податкових та інших перевірок;
- цінні папери, векселі;
- свідоцтва про права власності на приміщення, об'єкти майна, виробниче обладнання і т.п .;
- договори оренди, поставки та інші угоди з контрагентами;
- платіжні документи та ін.
Зразок подібного акту відрізняється від простого бланка прийому документації. Основна відмінність полягає в тому, що передаються паперів не дуже багато, тому їх можна оформити звичайним переліком, а не таблицею. Поряд з цим підписується документ завжди в присутності свідків - співробітників компанії, в якій відбувається зміна керівництва.
Приклад на який можна спиратися як на зразок, представлений нижче.
Особливості процедури полягають у наступному:
- Перш за все, до оформлення і самої процедури передачі необхідно провести спеціальну інвентаризацію всіх паперів, щоб заздалегідь розуміти, чи є якась недостача і в чому її можливі причини. За результатами інвентаризації складається звітний документ довільного зразка.
- Потім для підтвердження того, що всі папери дійсно не втрачені, залучаються інші відповідальні особи - це фінансовий директор, начальник відділу кадрів, головний бухгалтер, а при необхідності - і їх заступники.
В особливо відповідальних випадках для підтвердження коректності прийому передачі документів необхідно викликати нотаріуса. Він засвідчить чистоту передачі і запевнить акт своєю печаткою та підписом.
Таким чином, сама по собі - це нескладна процедура, проте важливо уважно контролювати дії співробітників на кожному етапі і переконатися в наявності всіх документів як мінімум двічі.