Найпоширенішою різновидом ділових листів є листи-прохання і листи-запити. Листи-прохання складаються з метою ініціювання певних дій адресата, необхідних автору листа. Листи-запити - для отримання будь-яких відомостей офіційного характеру або документів. В яких ситуаціях вони складаються? Як правильно викласти суть прохання або запиту?
В системі документних комунікацій ділові листи - наймасовіші документи, а серед ділових листів найпоширенішою різновидом є листи-прохання і листи-запити. Як їх правильно скласти і оформити? Це важливо знати всім секретарям.
Листи-прохання складаються з метою ініціювання певних дій адресата, необхідних автору листа. В управлінській діяльності величезна кількість ситуацій дає привід для складання таких листів. Це може бути відносно проста ситуація, в якій не потрібно викладати складну в подієвому відношенні інформацію, подати будь-яку аргументацію, переконувати адресата. У таких випадках лист-прохання краще починати безпосередньо з викладу самої прохання, наприклад:
Просимо Вас вислати календарний план проведення семінарів на 1-е півріччя 2006 р Просимо Вас розглянути питання про виділення Асоціації плодоовочевих господарств пільгового кредиту в сумі 600 млн руб. на закупівлю цитрусових у фірми "Імпорт - експорт" для реалізації в Москві та інших містах Росії.
Однак далеко не всі ситуації в управлінській діяльності так прості. Велика частина ситуацій вимагає при складанні листів-прохань обґрунтування або, інакше кажучи, пояснення, в зв'язку з чим, чому, з якою метою складається лист. Як правило, обгрунтування необхідно для того, щоб впливати на адресата, переконати його вчинити цілком певним чином, так, як цього хотілося б або необхідно автору листа. Якщо лист-прохання містить обґрунтування, то найчастіше воно передує викладу прохання, наприклад (знаком // показана межа між частинами тексту листа):
У зв'язку з тим що службові обов'язки працівників Адміністрації пов'язані з поїздками по території району, // переконливо просимо виділити кошти на придбання двох нових службових автомобілів "Волга" для потреб Адміністрації. У зв'язку з розширенням асортименту продукції, що випускається нами продукції // просимо Вас надати нам інформацію про нові технологічні та дизайнерських розробках холодильників і морозильних камер "Стинол".
Російська мова належить до числа мов з відносно вільним порядком слів. У будь-якому з наведених вище текстів ми можемо поміняти місцями частини пропозиції без особливого збитку для сенсу, наприклад:
Переконливо просимо виділити кошти на придбання двох нових службових автомобілів "Волга" для потреб Адміністрації // в зв'язку з тим, що службові обов'язки працівників Адміністрації пов'язані з поїздками по території району. Просимо Вас надати інформацію про нові технологічні та дизайнерських розробках холодильників і морозильних камер "Стинол" // в зв'язку з розширенням асортименту продукції, що випускається нами продукції.
Фрази, в яких спочатку викладається основна думка листи, а потім наводиться аргументація, мають особливу стилістичне забарвлення: вони завжди сприймаються як більш експресивні, ніж фрази, побудовані за принципом "обгрунтування - висновок". Однак діловому стилю чужа яка б то не було експресія, в ньому майже завжди перевага віддається стилістично нейтральним мовним засобам, тому більш правильними є фрази, в яких спочатку наводиться пояснення, дається обгрунтування, а потім викладається суть справи. Складаючи лист-прохання, намагайтеся, щоб обгрунтування і заключна частина (прохання) граматично були одним реченням. Навіть в тих випадках, коли в обгрунтуванні даються посилання на нормативні документи, викладаються факти, події, які не виділяйте обгрунтування в окреме пропозицію, інакше для викладу прохання вам доведеться використовувати обороти типу: "У зв'язку з вищевикладеним просимо ...", "З огляду на вищевикладене, просимо ... "," У зв'язку з чим просимо ... "і т. п. Ці конструкції не несуть інформації і роблять текст більш складним і з точки зору структури, і з точки зору сприйняття. Листи-прохання можуть складатися і в ще більш складних управлінських ситуаціях. Схематично таку ситуацію можна представити таким чином:
Лист, складене в такій ситуації, буде сприйматися легше, якщо зміст викладено в послідовності, що відбиває логіку розвитку самої ситуації. У структурі листи в цьому випадку можна виділити три частини: вступ (опис подій, фактів, які безпосередньо впливають або можуть вплинути на управлінську ситуацію), обґрунтування (пояснення причин, за якими необхідно звертатися до адресата з проханням), висновок (прохання), наприклад ( комунікативно-смислові частини листи відокремлені знаком //):
За наявними у нас даними, на Курськом і Білгородському цукропереробних заводах, які є основними постачальниками цукру в Москву і Московську область, протягом березня - квітня поточного року повинні проводитися планові профілактичні роботи, графіки проведення яких за термінами не узгоджені. // У зв'язку з тим що в період профілактичних робіт значно знизиться випуск цукру і його надходження до споживачів, // просимо Вас провести робочу нараду за участю представників уряду Москви з питання забезпечення поставок цукру в Московський регіон на період часткової зупинки зазначених заводів.
Незалежно від структури тексту прохання в листі формулюється за допомогою дієслова "просити". У листах, що оформляються на бланках організацій, використовується форма дієслова 1-ї особи множини:
Просимо Вас повідомити інформацію про ..., просимо Вас надати дані про ..., Звертаємося до Вас з проханням про ..., просимо Вас провести ... і ін.
У листах, що оформляються на бланках посадових осіб, використовується форма дієслова 1-го особи однини:
Прошу Вас розглянути питання про ..., прошу Вас надати інформацію про ... і ін.
В одному листі може міститися кілька прохань (бажано по одному питанню). У цьому випадку спочатку формулюється основна прохання, а потім - інші, при цьому використовуються наступні мовні звороти:
Також просимо Вас (розглянути, надати, провести ...), Одночасно просимо Вас ... і ін.
наприклад:
У зв'язку з незначним споживанням газу котельні комбінату № 4 (менш 3,5 млн куб. М на рік) просимо Вас виключити це підприємство з групи споживачів газу з обов'язковим резервним паливом (мазутом) на опалювальний сезон 2005-2006 р Одночасно просимо ПО " Мосгорхлебопродукт "спільно з АТ" Мосенерго "розглянути питання про можливість приєднання комбінату № 4 в опалювальному сезоні 2006-2007 р до системи централізованого теплопостачання.
Лист-запит - це фактично різновид листи-прохання. Як правило, запити складаються з метою отримання будь-яких відомостей офіційного характеру або документів. У комерційній діяльності запит - це звернення покупця до продавця (імпортера до експортера) з проханням дати детальну інформацію про товар (послуги) або направити пропозицію на поставку товару (надання певних послуг). В цілому, листи-запити складаються за тими ж правилами, що і листи-прохання, наприклад:
Відповідно до п. 10 постанови Кабінету Міністрів України від 20.05.94 № 498 "Про деякі заходи щодо реалізації законодавства про неспроможність (банкрутство) підприємств" просимо Вас повідомити нам дані про розмір частки держави в статутному капіталі ВАТ "Московський хлібозавод № 18", розташованого за адресою: вул. Никитинская, д. 45 В разі якщо пакет акцій даного підприємства проданий, просимо повідомити дату і спосіб продажу.
У комерційної діяльності в тексті запиту, як правило, вказують: найменування товарів (послуг); умови, на яких автор листа хотів би їх отримати; кількість і / або якість; терміни поставки товару або надання послуг; ціну та інші відомості. У комерційному запиті використовуються такі вирази:
Просимо Вас повідомити про можливість поставки ... Просимо зробити пропозицію на поставку ... Просимо Вас повідомити докладну інформацію про ... і ін.
наприклад:
Просимо Вас повідомити про можливість поставки кондиціонерів моделі AS-200 в кількості 150 шт. протягом лютого - березня 2005 року, а також повідомити умови платежу і умови доставки.
Реакцією організації-кореспондента на лист-прохання або запит є лист-відповідь, яке може бути згодою або відмовою. У комерційній діяльності відповідь на запит оформляється як комерційне лист, в якому підтверджується отримання запиту, повідомляється інформація про товар, що цікавить покупця. Відповіддю на запит може бути і комерційну пропозицію (оферта). Листи-прохання і листи-запити оформляються відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ". При складанні і оформленні прохань і запитів використовуються наступні реквізити: адресат, заголовок до тексту (якщо текст листа більше 4-5 рядків), текст, підпис, позначка про виконавця. Всі ділові листи оформляються на спеціальних бланках - бланках листів.
Гіпермаркет професійної інформації
Журнал "Довідник секретаря та офіс-менеджера" - провідний щомісячний журнал по підвищенню кваліфікації для секретарів, помічників керівників, референтів, діловодів і офіс-менеджерів.
В яких ситуаціях вони складаються?Як правильно викласти суть прохання або запиту?
Як їх правильно скласти і оформити?