- Як затвердити положення про договірну роботу
- Гість, знайомтеся - Правобот !
- Які розділи повинні бути в положенні про договірну роботу
- Розділ I. Загальні положення
- Прокачайте свої навички
- Пам'ятки для співробітників юридичних відділів
- Загальні вимоги до подаються документам
- В якому вигляді запитувати документи у контрагентів
- Пропишіть пакет документів для кожного типу контрагентів
- Ще на цю тему
- Процедура погодження договорів
- радимо прочитати
У положенні про договірну роботу компанія встановлює правила взаємодії співробітників підрозділів, які укладають договори з контрагентами, і юридичним відділом. У статті - зразок положення про договірну роботу і поради щодо складання цього документа.
Як затвердити положення про договірну роботу
Положення про договірну роботу в організації, стверджує керівник компанії своїм наказом. До наказу потрібно докласти лист ознайомлення з ним і текстом самого положення про договірну роботу. У листі ознайомлення з положенням про договірної роботі ставлять свої підписи всі співробітники, яким документ адресований. Це все посадові особи, які беруть участь у договірному процесі:
- виконавці, відповідальні за розгляд договору;
- начальник фінансового управління;
- начальник юридичного відділу;
- головний бухгалтер.
Керівники структурних підрозділів доводять до відома співробітників свого відділу Положення про договірну роботу.
Гість, знайомтеся - Правобот !
Інтелектуальний сервіс для підбору судової практики . Думає, як юрист, тільки швидше.
Познайомитися ближче
Які розділи повинні бути в положенні про договірну роботу
, Який ми доклали до цієї статті містить три розділи:
- Загальні положення.
- Перелік документів, які подаються контрагентами для укладення договорів.
- Договірний процес.
Пречіслім, що повинен містити кожен розділ. А приблизні формулювання.
Розділ I. Загальні положення
Положення про договірну роботу описує внутрішню процедуру розгляду і узгодження цивільно-правових договорів за участю компанії.
Вкажіть, що дія Положення поширюється на всі без винятку відокремлені та структурні підрозділи - як існуючі на момент його затвердження, так і ті, які будуть створені в майбутньому. хто зобов'язаний виконувати положення про договірну роботу - всі співробітники компанії, в коло службових обов'язків яких входить процедура узгодження і розгляду договорів.
Також дайте визначення термінів, які використовуються в положенні:
- договір;
- виконавець;
- контрагент;
- Структурний підрозділ.
Прокачайте свої навички
Розділ II. Перелік документів, які подаються контрагентами для укладення договорів
Робота з кожним договором компанії починається з запиту у контрагента документів для укладення з ним договору . Але перше, що потрібно зробити: перевірити контрагента за всіма відкритими джерелами даних (Займе 1 хвилину).
На початку розділу можна прописати виключення, при яких пакет документів від контрагента не вимагається і висновок юридичного відділу по перевірці контрагента не потрібно.
Можна встановити нижню межу за сумою договору, при якій надання документів необов'язково. Це допоможе прискорити процес розгляду не настільки значних контрактів, оскільки вимога до контрагентам про подання повного пакету установчих документів, а також документів на підтвердження повноважень керівника за договором замість реальної користі тільки ускладнить господарську діяльність компанії. Наприклад, якщо мова йде про підряді на прибирання снігу з території підприємства взимку при ціні в 10 000 руб. у місяць.
Виняток можна також передбачити для договорів, які на момент подання їх на розгляд уже фактично виконані контрагентом: перераховані кошти, поставлена продукція, виконані роботи і т. Д Це стосується договорів, що укладаються в процесі звичайної господарської діяльності.
Якщо договір є великою угодою або угодою з зацікавленістю, то незалежно від факту його виконання відповідний пакет документів слід запитувати, оскільки існує ризик його оскарження з боку власників компанії-контрагента.
сервіс перевірить контрагента по державних реєстрів - ЕГРЮЛ і ЕГРІП, Росстату, картотеці арбітражних справ, базі виконавчих проваджень ФССП Росії, сервісів податкової служби та іншим. Сформує досьє компанії і виписку з ЕГРЮЛ з підписом ФНС.
Пам'ятки для співробітників юридичних відділів
Усі платні і безкоштовні послуги з перевірки контрагента >>
Як самостійно і безкоштовно перевірити контрагента. 15 ключових джерел >>
Загальні вимоги до подаються документам
У цьому підрозділі потрібно прописати, що менеджери представляють документи для укладення договору від контрагентів в юридичний відділ разом з договором, який повинні завізувати юристи.
Вкажіть місце і терміни зберігання документів від контрагентів. Як правило компанії зберігають їх разом з договорами. Уточніть, що в документах не повинно бути без будь-яких закреслень, виправлень, помарок і підчисток.
В якому вигляді запитувати документи у контрагентів
На розсуд керівника компанії документи від контрагентів можна запитувати у вигляді:
- оригіналу;
- нотаріально завіреної копії;
- копії, завіреної підписом;
- простих, незавірених копій.
В, який ми доклали до цієї статті, використовуються таке формулювання:
«1.5. Якщо інше не обумовлено в цьому розділі, кожен документ може представлятися в оригіналі, у вигляді нотаріально завіреної копії або у вигляді копії, завіреної підписом виконавчого органу контрагента (директор, генеральний директор, президент та т. П.) Або особи, яка має повноваження від імені контрагента свідчити своїм підписом достовірність копій його документів. В останньому випадку в обов'язковому порядку також видається оригінал довіреності від контрагента на таку особу, у якої повинні міститися повноваження по засвідченню копій документів.
1.6. Підпис особи, що свідчить від імені контрагента достовірність копій його документів, в обов'язковому порядку повинна бути скріплена печаткою контрагента ».
Пропишіть пакет документів для кожного типу контрагентів
В окремих підрозділах положення про договірну роботу встановіть, які документи повинен надати контрагент, якщо він
- фізична особа, яка не є індивідуальним підприємцем;
- фізична особа, яка є індивідуальним підприємцем;
- юридична особа;
- іноземна компанія.
Ще на цю тему
Розділ III. договірний процес
У цьому розділі потрібно прописати мета, завдання та принципи здійснення договірної роботи і процедуру розгляду і узгодження договорів.
Процедура погодження договорів
Важливі моменти процедури узгодження договорів, які потрібно проппісать в положенні про договірну роботу:
- Формат, в якому надається договір. Наприклад, для попереднього розгляду договір може бути переданий до юридичного відділу по електронній пошті. Кінцевий, затверджений варіант роздруковується.
- Прядок внесення договорів у книгу обліку договорів і правила ведення книги обліку договорів юридичним відділом.
- Хто несе відповідальність за перевірку правосуб'єктності контрагента і повноважень осіб, які підписують договір. Як правило, це обов'язок юристів, але деякі компанії покладають відповідальність на підрозділ, який працює з контрагентом.
- Правила візування договорів начальником юридичного відділу та порядок виправлення договору по зауважень, які зробили юристи.
- Терміни розгляду договорів юридичним відділом. Має сенс встановити різні терміни для типових договорів, розроблених і використовуваних компанією і договорів, шаблон коториз пропонує контрагент.
- Порядок узгодження договору з іншими зацікавленими відділами. Наприклад, проекти договорів, що містять умови про передачу контрагенту за договором відомостей, що є комерційною таємницею, має візувати служба безпеки компанії.
- Як надходити з договорами, за якими не було прийнято спільне рішення (юристи не можуть схвалити, а контрагент відмовляється міняти текст).
- Правила, за якими юристи розробляють шаблони типових договорів, стверджують їх і передають в роботу співробітникам.
радимо прочитати
Відповідальність і обов'язки юридичного відділу в договоной роботі
Важливі правила роботи юридичного відділу, які потрібно закріпити в положенні про договірну роботу:
- Юристи відділу при розгляді і узгодженні умов договору не пов'язані міркуваннями економічної доцільності і необхідності підписання договору для компанії, а зобов'язані керуватися лише вимогами чинного законодавства. У разі невідповідності договору вимогам чинного законодавства начальник юридичного відділу має право такий договір не візувати.
- Віза начальника юридичного відділу на договорі означає прийняття ним на себе відповідальності за відповідність договору вимогам чинного цивільного законодавства Росії і не може означати його відповідальність за виконання договору як з боку компанії, так і з боку її відповідного контрагента.
- При розгляді будь-якого договору юридичний відділ не зобов'язаний уточнювати і перевіряти, досліджувати комерційні умови договору, узгоджені виконавцем з представітеляміконтрагента, як то: ціна, строки та інші подібні умови. За відповідність і умов договору дійсної волі компанії відповідає виконавець за договором. Контроль за належним виконанням укладеного договору здійснює виконавець, у якому серед іншого відстежує освіту у контрагента перед компанією дебіторскойзадолженності з метою оперативної передачі інформації про боржників в юридичний відділ для проведення претензійно-позовної роботи.
Скачайте. Використовуйте наші рекомендації, щоб за допомогою шаблону скласти положення про договірну роботу.