- Заповнення трудових книжок: інструкція 2017 року
- Інформація про працівника
- Інформація про роботодавця
- Запис в трудову книжку
- Запис про прийом на роботу в трудовій книжці
- Запис про штрафи і заохочення до трудової книжки
- Запис про звільнення в трудовій книжці
Кожен співробітник, який працює на своєму робочому місці більше п'яти днів, повинен бути забезпечений трудовою книжкою, заповненої відповідно до всіх правил. Таке право мають і постійні, і сезонні, і тимчасові, і навіть позаштатні працівники.
Єдиним винятком бувають тільки ті співробітники, з якими заздалегідь був укладений цивільно-правовий договір. Співробітникам такого типу не слід нічого вписувати в трудову книжку, оскільки відповідно до настроями Трудового кодексу РФ цього не потрібно.
У тому випадку, якщо новий працівник раніше ніде офіційно не працював, в зв'язку з чим не встиг обзавестися трудовою книжкою, необхідно протягом тижня після його прийняття на роботу оформити порожній бланк в присутності цього співробітника.
А буває і так, що при працевлаштуванні новий співробітник приносить до відділу кадрів не одну, а кілька трудових книжок. Не варто губитися в даному випадку. Достатньо всього лише внести дані про працевлаштування в будь-яку з принесених співробітником книг і заховати її в сейф разом з іншими, оскільки вони можуть знадобитися при проведенні підрахунку трудового стажу.
Заповнення трудових книжок: інструкція 2017 року
Правила, відповідно до яких заповнюються трудові книжки, необхідно дотримуватися завжди. Незалежно від того, які дані вносяться в трудову книжку, слід дотримуватися таких правил:
- всі дані обов'язково повинні бути введені російською мовою. У разі якщо роботодавець веде свою діяльність в одній з республік країни, на території якої закріплений ще одна державна мова, яку вносить запис також можуть бути продубльовані на ньому;
- інструкція з ведення трудових книжок говорить, що вносити в неї дані можна тільки ручкою, друкарською фіолетовим, синім або чорним кольором. Одночасно з цим вона повинна бути кулькового, пір'яного або гелевого типу;
- не можна скорочувати інформацію, внесену в трудову книжку. Також там повинні бути тільки арабські цифри, і дата в форматі ДД.ММ.РРРР. Характерно, що навіть такого скорочення, як «р» (рік), бути не повинно;
- оскільки, починаючи з 2015 року, організації отримали право не мати круглої печатки, з вересня 2016 року за заповненні трудових книжок в них може не ставиться кругла печатка.
Увага! Незалежно від цього правила, дати все одно досить часто вказуються в форматі букв і цифр. Причиною цього є особливість друкарською друку бланків, в якому рік вказується скорочено, а місце, куди має бути внесено число, виділяється лапками. Ну а оскільки подібне протиріччя не регулюється на законодавчому рівні, роботодавець не несе ніякої відповідальності за заповнення трудових книжок за такою формою.
Але не варто забувати, що кожен запис в трудовій книжці повинна бути пронумерована наскрізним типом, крім тих, нумерація яких не передбачена встановленими правилами.
Увага! Правила щодо заповнення трудових книжок у 2016 році поширюються і на заповнення вкладиша для цієї самої книжки.
Інформація про працівника
Найчастіше людина, до повноважень якого належить внесення записів до трудової книжки, не повинен вписувати туди дані про її власника. А все тому, що інформація такого роду вказується на титульному аркуші трудових книжок. До речі, вона в обов'язковому порядку повинна збігатися з вмістом документів, що засвідчують особу. В інформацію про власника трудових книжок входить:
- П. І. Б .;
- точна дата народження;
- інформація про освіту (з атестата або диплома);
- спеціальність, записана в називному відмінку.
Читайте також: Мінімальний розмір статутного капіталу ТОВ
Якщо зі співробітником укладається трудовий договір, необхідно перевірити, чи правильно заповнені його особисті дані, а також присутній в трудовій книжці:
- підпис її власника, що засвідчує собою справжність відомостей про людину;
- підпис особи, що заповнює трудову книжку, разом з повною розшифровкою;
- дата заповнення трудової книжки, яка не перевищує п'ять днів з моменту надходження співробітника на роботу;
- печатка організації, якщо така є.
Заповнити титульний лист книжки або вкладиш до неї необхідно тільки в разі закладу нової трудової книжки або в разі втрати старої, тобто в якості її дубліката.
Якщо в процесі роботи у співробітника змінюються особисті дані, наприклад, прізвище в разі заміжжя або розлучення, виправлення в трудовій книжці є обов'язковими. В такому випадку старе прізвище необхідно закреслити однією рисою, а зверху написати нову. Реквізити документа, який підтверджує дані зміни, вносяться на обкладинку трудової книжки з внутрішньої сторони і підтверджуються підписом заповнює особи, а також печаткою роботодавця.
Інформація про роботодавця
Інструкція щодо заповнення говорить, що інформація про організацію, що приймає на роботу власника трудової книжки, повинна бути внесена перед основними записами про роботу співробітника. В даному випадку не потрібно присвоювати порядковий номер. А найменування організації повинно бути вказано і в повній, і в скороченій формі.
Роструд недавно видав листи, відповідно до яких, якщо на відбитку печатки присутній, і короткий, і повна назва організації, їх можна не прописувати в окремому рядку. Однак не слід забувати, що даний лист носить виключно рекомендаційний характер.
А ось якщо роботодавець приймає рішення змінити свою назву або провести реорганізацію, даний факт обов'язково повинен бути внесений в усі трудові книжки найнятих працівників. Але в такому випадку необхідно, щоб записи про звільнення співробітника з старого підприємства, так само як і прийняття його на нове, повністю відповідали один одному.
Запис в трудову книжку
У трудових книжках повинні міститися дані про найбільш важливі події за час трудової діяльності співробітника, які передбачені правилами, а також інструкцією щодо заповнення ТК. До найпоширеніших прийнято відносити:
- прийом на нове місце роботи;
- військова служба;
- будь-які зміни у веденні співробітником його трудової діяльності;
- стягнення;
- нагородження;
- звільнення;
- відновлення на займаній посаді;
- скасування судового рішення, щодо відновлення;
- період, який не включається до загального трудового стажу.
Запис про прийом на роботу в трудовій книжці
Інформація, щодо прийому на роботу вноситься безпосередньо в трудову книжку, грунтуючись на письмовому наказі самого роботодавця. В даному записі має вказуватися назва організації і структурного підрозділу, до якого співробітник влаштувався на роботу, а також посаду. Не варто забувати і про реквізити самого наказу роботодавця.
Увага! Під час внесення інформації щодо прийому на роботу керівника підставою для цього може бути або наказ, або якийсь інший документ, який свідчить про його прийомі на роботу.
У трудову книжку немає необхідності вносити дані про випробувальний термін, однак в разі прийому на роботу вахтовим методом дана інформація повинна бути внесена обов'язково.
Важливо! Перш ніж вносити запис в трудову книжку про прийом на роботу нового співробітника, необхідно переконатися в тому, що в ній також присутня інформація про звільнення з попереднього місця роботи. У тому випадку, якщо така інформація внесено не було, існує величезна ймовірність того, що людина не припинив свою діяльність на своєму колишньому місці роботи. Тоді новий роботодавець повинен зажадати у попереднього копію наказу про звільнення співробітника для того, щоб відповідний запис була внесена в трудову книжку.
Запис про штрафи і заохочення до трудової книжки
Протягом одного тижня з того моменту, як був оформлений відповідний наказ, відводиться рівно один тиждень на внесення інформації про заохочення або нагородження в трудову книжку. Запис повинен повністю відповідати номеру та дати наказу, а також тексту самого документа.
У таку графу вносяться такі відомості:
- про отримання почесної грамоти;
- про присвоєння чергового звання;
- про отримання державної нагороди;
- про інші нагороди, передбачених колективним договором, статутом самого роботодавця, а також законами Російської Федерації.
Запис про звільнення в трудовій книжці
Після того як буде оформлений відповідний наказ, уповноважений співробітник повинен вписати в трудову інформацію про те, що співробітник звільнений з посади, яку раніше займав. Цей текст повинен йти в повній відповідності з даними наказу.
Якщо перед звільненням співробітнику була надана відпустка, вдень припинення його трудової діяльності прийнято вважати останній день відпустки. Проте трудова книжка і грошовий розрахунок повинні бути видані співробітнику на руки ще до початку відпустки.
Слід зазначити, що оформлення трудової книжки повністю засноване на цілому списку найрізноманітніших документів, в яких містяться докладні інструкції про те, як правильно заповнювати, вести, а також зберігати ці книжки. Характерно, що як організація, яка найняла на роботу людину, так і він сам зобов'язані стежити за всіма цими правилами і положеннями.
Якщо організація допустить будь-які помилки в процесі заповнення трудової книжки, вона може бути притягнута до відповідальності. Покарання за такі порушення бувають найрізноманітніші - від простого штрафу до припинення діяльності організації.
А ось працівник, який не помітив якийсь недолік в записах своєї трудової книжки, може просто не підтвердити власний трудовий стаж.