Постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 15.01.2013 № 9 (далі - постанова № 9) було внесено зміну до Інструкції з діловодства в державних органах, інших організаціях, затверджену постановою того ж Міністерства від 19.01.2009 № 4 (далі - Інструкція з діловодства) .
Викликано це було, можна припустити, прийняттям трохи раніше постанови Ради Міністрів Республіки Білорусь від 30.12.2012 № 1256 «Про деякі питання видачі та засвідчення копій документів, що стосуються прав і (або) законних інтересів громадян, в тому числі індивідуальних підприємців, і юридичних осіб »(далі - постанова № 1256).
На наш погляд, будь-яких революційних змін з прийняттям зазначених вище нормативних актів не відбулося, неозброєним, як то кажуть, оком змін, що відбулися не побачиш. Однак людям, які мають безпосереднє відношення до діловодства, якими і є секретарі, буде непробачно не звернути уваги на ці постанови.
І почнемо наш короткий огляд з постанови № 1256, оскільки воно, як ми вже сказали, швидше за все, і послужило приводом для внесення зміни до Інструкції з діловодства. У всякому разі його прикінцевими положеннями пропонувалося республіканським органам державного управління, іншим державним організаціям, підпорядкованим Уряду Республіки Білорусь, місцевим виконавчим і розпорядчим органам у 3-місячний термін привести свої нормативно-правові акти у відповідність з цією постановою. У свою чергу, «мін'юстівських» постанову № 9 містить відсилання до «Совминовский» з постановою № 1256.
Порядок видачі копій і виписок
Перед тим як приступати до аналізу норм постанови № 1256, скажімо, що воно замінило собою раніше діюче постанову Ради Міністрів Республіки Білорусь від 07.02.2001 № 173 «Про порядок видачі і засвідчення юридичними особами копій документів, що стосуються прав і законних інтересів громадян, в тому числі індивідуальних підприємців, і юридичних осіб ». Ми не будемо вдаватися в порівняльний аналіз, оскільки, можна сміливо припустити, що значна частина нашої аудиторії не була знайома і з раніше діючими нормами, тому просто опишемо встановлений на сьогоднішній день порядок речей.
Пунктом 1 постанови № 1256 встановлено, що юридичні особи всіх форм власності, якщо інше не передбачено актами законодавства:
- видають копії виходять від них документів звернулися до них громадянам, в тому числі ІП, і юридичним особам (далі - звернулася особа) або їх представникам, якщо такі копії необхідні для вирішення питань, що стосуються прав і (або) законних інтересів осіб, що звернулися, за винятком копій вихідних документів, що відносяться до листування державних органів при виконанні ними функцій, покладених на них нормативними правовими актами. Тут же міститься умова про те, що в заяві особи, що звернулася (його представника) про видачу копії документа повинні бути вказані відомості, що підтверджують наявність в цьому документі інформації, яка безпосередньо стосується конкретних прав і (або) законних інтересів особи, що звернулася;
- видають звернулися особам (їх представникам) необхідні для вирішення питань, що стосуються прав і (або) законних інтересів осіб, що звернулися, копії наявних у них документів інших юридичних осіб, від яких безпосередньо отримати копії цих документів неможливо (у зв'язку з ліквідацією юридичної особи, втратою документа і тому подібним). В цьому випадку в заяві особи, що звернулася (його представника) повинні бути вказані причини, за якими отримання копії документа від іншої юридичної особи неможливо, а в разі відмови іншої юридичної особи від видачі копії документа до заяви має бути додано документ (або його копія), підтверджує відмову;
- видають копії наявних у них документів іншим юридичним особам (їх представникам), якщо такі копії необхідні для вирішення питань, що стосуються прав і (або) законних інтересів звернулися до них осіб. У запиті юридичної особи (його представника) про видачу копії документа також повинні бути вказані відомості, що підтверджують наявність інформації, яка безпосередньо стосується конкретних прав і (або) законних інтересів звернувся до нього особи.
Згідно п. 1.4 постанови № 1256 у видачі зазначених вище запитуваних документів може бути відмовлено, якщо:
- заяву (запит) не відповідає вимогам законодавства про звернення громадян або про адміністративні процедури, а також цією постановою;
- видача копії документа неможлива в зв'язку з його втратою, закінченням встановленого актами законодавства терміну зберігання, невиправним пошкодженням;
- в документі містяться відомості, які заторкують права і (або) законні інтереси інших осіб;
- в документі міститься інформація, поширення і (або) надання якої обмежено відповідно до законодавчих актів;
- порядок видачі запитуваної копії документа регулюється законодавством про конституційне судочинство, цивільним, цивільним процесуальним, господарським процесуальним, кримінально-процесуальним законодавством, законодавством, яке визначає порядок адміністративного процесу, а також іншими законодавчими актами;
- документ відноситься до дипломатичного листування.
Слід мати на увазі, що відмова у видачі копії документа, в тому числі копії документа іншої юридичної особи, повинен бути мотивований.
Згідно п. 1.5 постанови № 1256 юридичні особи всіх форм власності, якщо інше не встановлено законодавством, зобов'язані також засвідчувати вірність копій документів, необхідних для надання їм звернулися особами (їх представниками), якщо актами законодавства не передбачено надання нотаріально засвідчених копій таких документів.
Забороняється засвідчення вірності копій паспорта громадянина Республіки Білорусь, інших документів, що засвідчують особу, військового квитка, службового посвідчення депутата, інших службових посвідчень, свідоцтва про реєстрацію клопотання про надання статусу біженця або додаткового захисту в Республіці Білорусь, свідоцтва про надання додаткового захисту в Республіці Білорусь, а також інших документів, засвідчення копій яких заборонено актами законодавства.
Також не підлягають засвідченню копії документів, що мають неясний текст, підчистки, приписки та інші не обумовлені виправлення.
Заяви про видачу копій документів і засвідчення їх вірності повинні розглядатися відповідно до Закону Республіки Білорусь від 18.07.2011 № 300-З «Про звернення громадян та юридичних осіб».
До речі, вони можуть бути подані в електронній формі за допомогою глобальної комп'ютерної мережі Інтернет на адресу електронної пошти або розміщені в спеціальній рубриці на офіційних сайтах юросіб в глобальній комп'ютерній мережі Інтернет відповідно до встановлених законодавством вимог до змісту відповідних сайтів. Але електронні заяви (запити) повинні відповідати вимогам, встановленим названою постановою для письмових заяв (запитів), а також містити адресу електронної пошти особи, що звернулася (його представника).
А ось видача копії документа здійснюється особі, що звернулася (його представнику) при його особистій присутності.
У п. 3 постанови № 1256 особливо обумовлено, що виписки з документів, що стосуються прав і (або) законних інтересів осіб, що звернулися, видаються юридичними особами в порядку, встановленому цією постановою для видачі копій зазначених документів.
Згідно п. 4 постанови № 1256 копії документів, що стосуються прав і (або) законних інтересів осіб, що звернулися, і виписки з них оформляються юридичними особами в порядку, встановленому Міністерством юстиції. Тут-то ми і простежуємо зв'язок аналізованого нами документа зі зміною, яке було внесено до Інструкції з діловодства, але перш ніж перейти до нього і залишити в спокої постанову № 1256, додамо, що воно вступило чинності 17 січня 2013 р
порядок засвідчення
Щодо «мін'юстівських» постанови № 9, яким було внесено зміну до Інструкції з діловодства, доведеться вступити трохи інакше, а саме провести деякий порівняльний аналіз з попередньою нормою - п. 64 Інструкції з діловодства (Реквізит «Відмітка про завірення копії»), якого і торкнулося зміна.
Нова редакція цього пункту говорить про те, що до опію документа повинна відтворювати всі реквізити цього документа, в тому числі реквізити бланка. Для додання копії документа юридичної сили вона повинна бути завірена (засвідчена) уповноваженою посадовою особою організації.
Копія документа, що відтворює частину його реквізитів, завірена в установленому порядку, є випискою з документа.
У новій редакції п. 64 Інструкції з діловодства говориться про те, що виписки з документів оформляються на загальному бланку, в них слово «ВИТЯГ» включається в назву виду документа, наприклад: ЗВІТ НАКАЗУ.
Раніше в цьому пункті про виписках нічого не говорилося, і взагалі, як відомо, існувала практика, коли слово «ВИТЯГ», як і в випадку з копією, проставляється окремо в правому верхньому кутку і в назву документа не включався. Тому тут найголовніше.
Відмітка про завірення копії оформляється нижче реквізиту «Підпис» і включає слово «Вірно», найменування посади особи, яка засвідчує копію, його власноручний підпис, розшифрування підпису і дату засвідчення.
Тут же наведено такий приклад оформлення:
вірно
Інспектор відділу кадрів Підпис А.Г.Леонов
25.01.2008
На наш погляд, приклад не зовсім вдалий, тому що нижче в цьому ж пункті говориться про те, що копії і виписки, які робляться «на винос», тобто необхідні комусь для надання поза організації, яка їх видає, повинні засвідчуватися печаткою організації. У свою чергу, печатка організації ставиться на підпис керівника або його заступників. Ясна річ, якщо ви прийдете кудись з копією, завіреною підписом інспектора відділу кадрів А.Г. Леонова, і без печатки - з вами ніхто і розмовляти не стане, проте такий документ може викликати сумнів, якщо на підписи інспектора відділу кадрів буде стояти печатка організації. Виходить, така собі «Леонова грамота». Очевидно, тут щось недогледіли.
На копіях вихідних документів, що залишаються у справі організації, реквізити бланка не відображаються, проставляються дата підписання документа, його реєстраційний індекс і відмітка про завірення копії, в якій допускається не вказувати дату запевнення і посаду особи, яка засвідчує копію. наприклад:
вірно
підпис А.Г.Леонов
Тут же встановлено, що копії документа, отримані шляхом тиражування оригіналу засобами оперативної поліграфії, що містять факсимільне відтворення підпису і призначені для розсилки або внутрішнього користування, не потребують додаткового посвідченні, за винятком випадків, передбачених актами законодавства Республіки Білорусь. Розмноження екземпляри документа, призначені для розсилки або внутрішнього користування і не відтворюють факсимільний підпис оригіналу, допускається засвідчувати печаткою, що проставляється на місці, відведеному для власноручного підпису.
Замість раніше існуючого положення про те, що організація може завіряти копії тільки тих документів, які створені в самій організації, тепер в п. 64 Інструкції з діловодства встановлено, що організація може завіряти:
- копії тих документів, які створені в самій організації;
- документів, отриманих організацією в підтвердження її прав, повноважень і обов'язків (ліцензій, сертифікатів та ін.);
- документів, передбачених постановою № 1256 та іншими актами законодавства.
На закінчення відзначимо, що зміна до Інструкції з діловодства, внесена постановою № 9, вступило з 3 лютого 2013 р