Облік оренди майна працівників та інших фізичних осіб

1. Зі статті Ви дізнаєтесь: 1. Як оформити договір оренди майна з працівником або іншою фізособою....
2. ПДФО з доходів фізичної особи від здачі майна в оренду
3. Страхові внески з орендної плати фізичній особі
4. Податок на прибуток, ССО
5. Що вигідніше: компенсація за використання особистого транспорту або оренда автомобіля співробітника
6. Бухгалтерський облік
7. Нормативна база

Зі статті Ви дізнаєтесь:

1. Як оформити договір оренди майна з працівником або іншою фізособою.

2. Що вигідніше: компенсація за використання особистого автомобіля співробітника або оплата за договором оренди.

3. Оподаткування та бухгалтерський облік орендних платежів на користь фізичної особи.

Складно уявити собі організацію або підприємця, які обходяться в своїй діяльності без використання хоча б мінімальної кількості майнових ресурсів. До «стандартному» майну, без якого ведення бізнесу в даний час практично неможливо, відноситься, наприклад, офісна техніка, комп'ютери, телефони. Однак в більшості випадків для ведення господарської діяльності потрібно ще офіс, автомобіль, обладнання тощо Список використовуваного майна може бути найрізноманітнішим залежно від масштабів і специфіки бізнесу. При цьому далеко не всі організації можуть дозволити собі купувати все необхідне в власність, а багато хто просто не бачать в цьому сенсу (зайві витрати на утримання, податок на майно і т.д.). Набагато зручніше скористатися чужим майном, наприклад, взяти в оренду. Якщо орендодавець - юридична особа або ІП, то складнощів з оформленням договору та обліком орендних витрат, як правило, не виникає. А ось якщо орендодавцем виступає ваш співробітник або інша фізична особа, потрібно бути готовим до певних нюансів в оформленні угоди, оподаткування і обліковому відображенні, про які піде мова в цій статті.

Документальне оформлення оренди майна фізичної особи

Якщо Ви орендуєте майно у фізичної особи, то порядок документального оформлення такої угоди, а також оподаткування за нею не залежить від того, є це фізособа співробітником чи ні. Оренда майна фізособи оформляється договором, згідно з яким орендодавець (фізособа) зобов'язується надати орендарю (організації або ІП) майно за плату в тимчасове володіння і користування або у тимчасове користування (ст. 606 ЦК України). При складанні договору оренди необхідно враховувати такі особливості:

• Форма договору оренди - письмова, оскільки однією зі сторін є юридична особа (ІП) (ст. 609 ЦК РФ).

• Термін оренди - встановлюється договором за згодою сторін. Якщо термін оренди не вказано, договір вважається укладеним на невизначений строк (ст. 610 ЦК України).

! Зверніть увагу: Якщо договір оренди будівлі або споруди укладається на термін більше одного року, він підлягає обов'язковій державній реєстрації. Тому, щоб уникнути цієї процедури, в договорі необхідно чітко прописати термін оренди, що не перевищує року.

• Об'єкт оренди - в обов'язковому порядку повинен бути встановлений в договорі.

Крім того, в договорі необхідно прописати всі основні характеристики, що дозволяють однозначно ідентифікувати майно, яке підлягає передачі в якості об'єкта оренди. В іншому випадку договір оренди визнається недійсним (ст. 607 ЦК України). Наприклад, якщо об'єктом оренди є автомобіль, необхідно вказати всі його основні характеристики: марку, модель, рік випуску, реєстраційний номер, номер ПТС і т.д. Якщо передачі підлягає приміщення - його адресу, площа, склад, докласти схему.

! Зверніть увагу: при складанні договору оренди у орендодавця необхідно запросити документи, що підтверджують його право власності на передане майно. Якщо орендодавець не є власником майна, він повинен надати документи, що дають йому право здійснювати операції з передачі в оренду майна від імені власника.

• Орендна плата - розмір, порядок і строки сплати орендних платежів встановлюються в договорі за згодою сторін. Якщо порядок і строки внесення орендної плати в договорі не визначено, вони приймаються як порядок і терміни, які у відношенні аналогічного майна в таких же обставин (п. 1 ст. 614 ЦК України). Розмір орендної плати може змінюватися не частіше ніж один раз на рік (п. 3 ст. 614 ЦК України).

• Обов'язки сторін - визначаються договором. За замовчуванням (якщо інше не встановлено в договорі) капітальний ремонт майна, що є об'єктом оренди, здійснює орендодавець, а поточний ремонт - орендар.

• Оренда автомобіля - в договорі необхідно прописати характер оренди: з екіпажем або без екіпажу.

Оренда автомобіля з екіпажем передбачає, що орендодавець не тільки надає свій транспортний засіб у тимчасове володіння і користування, але ще і надає послуги по управлінню ним і з технічної експлуатації (ст. 632 ЦК РФ). Оренда без екіпажу, відповідно, передбачає тільки надання транспортного засобу у тимчасове володіння і користування (ст. 642 ЦК України). Відповідно до Цивільного кодексу, за договором оренди транспортного засобу з екіпажем обов'язок з проведення капітального і поточного ремонту покладається на орендодавця, а за договором оренди без екіпажу - на орендаря (ст. 634, 644 ЦК України). У договорі оренди транспортного засобу з екіпажем краще окремо вказати суму орендної плати, а також суму, належну орендодавцю за послуги з управління транспортним засобом і технічної експлуатації. Таке розмежування в подальшому дозволить уникнути проблем з нарахуванням ПДФО і страхових внесків.

При складанні договору оренди майна з працівником або іншою фізичною особою пропоную Вам скористатися готовими зразками договорів:

завантажити Зразок договору оренди майна з фізичною особою

завантажити Зразок договору оренди транспортного засобу без екіпажу з фізичною особою

завантажити Зразок договору оренди транспортного засобу з екіпажем з фізичною особою

завантажити Зразок договору оренди приміщення з фізичною особою

Передача майна за договором оренди оформляється актом прийому-передачі. В акті потрібно перерахувати всі основні характеристики об'єкта оренди, його недоліки, пошкодження і т.д., оскільки після укладення договору відповідальність за утримання орендованого майна в належному стані лягає на орендаря. Повернення майна з оренди оформляється актом повернення.

завантажити Зразок акту прийому-передачі автомобіля в оренду

завантажити Зразок акту повернення автомобіля з оренди

ПДФО з доходів фізичної особи від здачі майна в оренду

Доходи фізичної особи від здачі в оренду майна підлягають обкладенню ПДФО за ставкою 13% (для податкових резидентів) або 30% ( для нерезидентів ) (Пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Незалежно від того, складається орендодавець в трудових відносинах з орендарем чи ні, організація-орендар є податковим агентом. Тому саме орендар повинен обчислити, утримати та перерахувати до бюджету ПДФО з орендної плати при її фактичної виплаті фізособі (п. П. 1 і 4 ст. 226 НК РФ). Крім того, організація-орендар зобов'язана надати до податкової інспекції за підсумками року відомості за формою 2-ПДФО щодо доходів орендодавця.

У довідці 2-ПДФО доходи фізособи від здачі в оренду майна відображаються з кодом «2400». У тому випадку, якщо укладено договір оренди транспортного засобу з екіпажем, у довідці відображаються окремо: орендна плата з кодом «2400», а також плата за послуги з управління і технічної експлуатації з кодом "2010" (Додаток 3 до Наказу ФНС Росії від 17.11 .2010 № ММВ-7-3 / 611 @ «про затвердження форми відомостей про доходи фізичних осіб та рекомендацій щодо її заповнення, формату відомостей про доходи фізичних осіб в електронному вигляді, довідників»).

! Зверніть увагу: включення в договір оренди майна з фізичною особою умови про те, що орендар не є податковим агентом і орендодавець повинен самостійно сплачувати ПДФО з орендної плати в бюджет, суперечить податковому законодавству РФ. Тому незалежно від наявності такої умови, організація-орендар визнається податковим агентом по відношенню до орендодавця-фізособі, тобто відповідальність за повноту і своєчасність сплати ПДФО з орендної плати повністю лежить на організації. У разі невиконання своїх обов'язків як податкового агента організація може бути притягнута до відповідальності за ст. 123 НК РФ (штраф в розмірі 20% від суми податку, що підлягає утриманню і перерахуванню до бюджету). Такої позиції дотримується Мінфін РФ в листах від 29.04.2011 № 03-04-05 / 3-314 та від 15.07.2010 № 03-04-06 / 3-148.

Страхові внески з орендної плати фізичній особі

Орендна плата, що виплачується працівникові або іншій фізичній особі за договором оренди майна, не обкладається страховими внесками на обов'язкове пенсійне, медичне, соціальне страхування (ч. 3 ст. 7 Федерального закону від 24.07.2009 № 212-ФЗ), а також внесками на страхування від нещасних випадків і профзахворювань (ст. 5 Федерального закону від 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Однак якщо Ви уклали з фізособою договір оренди транспортного засобу з екіпажем, то крім орендної плати за нього передбачається плата фізособі за послуги з управління. Друга складова оплати (за послуги) з правової точки зору відноситься до виплат фізичній особі за договором цивільно-правового характеру, предметом якого є надання послуг. Тому з суми оплати фізособі за послуги з управління транспортним засобом і технічної експлуатації організація повинна нарахувати страхові внески в ПФР, ФОМС, ФСС (на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством) (ч. 1 ст. 7 Федерального закону від 24.07.2009 № 212-ФЗ). Страхові внески до ФСС в частині страхування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань сплачуються в тому випадку, якщо це передбачено в самому договорі оренди транспортного засобу з екіпажем.

Податок на прибуток, ССО

Організації, які застосовують загальну систему оподаткування мають право врахувати орендні платежі за орендоване майно в складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). При цьому такі витрати повинні бути економічно обгрунтовані і підтверджені документально. Для документального підтвердження витрат досить договору оренди та акта прийому-передачі. Тобто складати щомісячні акти про надані послуги не потрібно, якщо їх складання прямо не передбачено договором оренди (Листи Мінфіну Росії від 13.10.2011 № 03-03-06 / 4/118, від 24.03.2014 № 03-03-06 / 1 / 12764).

! Зверніть увагу: Платники податків, які використовують метод нарахування, враховують орендну плату у витратах на останнє число звітного (податкового) періоду (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Крім самої орендної плати орендар може зменшити оподатковувану базу на витрати по ремонту орендованого майна (поточного і капітального), якщо обов'язок по такому ремонту покладено на нього за договором оренди (пп. 1 і 2 ст. 260 НК РФ, Лист Мінфіну Росії від 29.05. 2008 року № 03-03-06 / 1/339). Крім цього до податкового обліку можуть бути прийняті і витрати, пов'язані з експлуатацією орендованого майна, наприклад, витрати на утримання автомобіля , Використовуваного за договором оренди: на ПММ, стоянку, страхування (якщо договором оренди обов'язок зі страхування покладено на орендаря).

Платники ССО також можуть враховувати в складі витрат орендні платежі за користування майном (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При цьому датою прийняття до податкового обліку таких витрат буде дата їх фактичної оплати, тобто дата виплати орендної плати за минулі періоди.

Що вигідніше: компенсація за використання особистого транспорту або оренда автомобіля співробітника

Про те, як оформити компенсацію за використання особистого транспорту працівнику , А також про оподаткування компенсаційних виплат я писала в попередніх статтях. Тепер, коли ми розібралися з порядком оподаткування орендної плати за договором оренди майна фізосіб, пропоную порівняти, що ж вигідніше для роботодавця: виплачувати компенсацію за використання особистого автомобіля співробітнику або укласти з ним договір оренди автомобіля. Результати порівняння представлені в табличці:

Спосіб оформлення використання особистого автомобіля співробітником Податок на прибуток, ССО ПДФО Страхові внески Компенсація за використання особистого транспорту Витрати враховуються в межах встановлених норм Не утримується Чи не нараховуються Договір оренди транспортного засобу без екіпажу Витрати враховуються повністю утримується за ставкою 13% Не нараховуються Договір оренди транспортного засобу з екіпажем Витрати враховуються повністю утримується за ставкою 13% Не нараховуються тільки на величину орендної плати, якщо вона в договорі про Ісана окремо

Таким чином, якщо сума компенсації за використання особистого автомобіля, що виплачується працівникові, значно перевищує встановлені норми для включення до податкових витрат, то роботодавцю вигідніше укласти з працівником договір оренди автомобіля, так як орендна плата не підлягає нормуванню для цілей податкового обліку.

Ще одна важлива відмінність: компенсація за використання особистого транспорту виплачується співробітнику з урахуванням відпрацьованих днів, а орендна плата не залежить від того, скільки днів фактично відпрацював співробітник. Тобто, з точки зору нарахування, виплати працівникові за договором оренди «зручніше», ніж компенсаційні виплати за угодою про використання особистого транспорту.

Бухгалтерський облік

У тому випадку, коли орендоване майно використовується в процесі виробництва і (або) реалізації продукції, товарів, робіт, послуг, орендні платежі для цілей бухгалтерського обліку визнаються витратами по звичайних видах діяльності і відображаються на останню дату минулого місяця оренди. Якщо ж орендоване майно не призначене для виробництва та реалізації продукції, товарів, робіт, послуг, орендна плата включається до складу інших витрат. Орендна плата враховується на рахунках обліку витрат в кореспонденції з рахунками розрахунків, в залежності від призначення орендованого майна і від того, є орендодавець співробітником чи ні.

Дебет рахунку Кредит рахунку Зміст операції 20 «Основне виробництво»
(26 «Загальногосподарські витрати», 44 «Витрати на продаж» та ін.) 73-3 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями» Нараховано орендну плату орендодавцю - співробітнику організації 76 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами» Нараховано орендну плату орендодавцю - іншому фізособі (не працівникові) 73-3 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями»
(76 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами») 68-ПДФО «Розрахунки по податках і зборах» Утримано ПДФО з доходів орендодавця 68-ПДФО «Розрахунки по податках і зборах» 51 «Розрахункові рахунки» Перераховано до бюджету утриманий ПДФО 73-3 « розрахунки з персоналом за іншими операціями »
(76 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами») 50 «Каса»
(51 «Розрахункові рахунки») Орендна плата за мінусом утриманого ПДФО виплачена орендодавцеві

Чи вважаєте статтю корисною і цікавою - діліться з колегами в соціальних мережах!

Залишилися питання - задавайте їх у коментарях до статті!

Нормативна база

1. Цивільний кодекс РФ
2. Податковий кодекс РФ
3. Федеральний закон від 24.07.2009 № 212-ФЗ «Про страхові внески до Пенсійного фонду Російської Федерації, Фонд соціального страхування Російської Федерації, Федеральний фонд обов'язкового медичного страхування»
4. Федеральний закон від 24.07.1998 № 125-ФЗ «Про обов'язкове соціальне страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань»
5. Наказ ФНС Росії від 17.11.2010 № ММВ-7-3 / 611 @ «Про затвердження форми відомостей про доходи фізичних осіб та рекомендацій щодо її заповнення, формату відомостей про доходи фізичних осіб в електронному вигляді, довідників»
6. Листи Мінфіну РФ:

• від 29.04.2011 № 03-04-05 / 3-314
• від 15.07.2010 № 03-04-06 / 3-148
• від 29.05.2008 № 03-03-06 / 1/339
• від 13.10.2011 № 03-03-06 / 4/118
• від 24.03.2014 № 03-03-06 / 1/12764

Як ознайомитися з офіційними текстами зазначених документів, дізнайтеся в розділі Корисні сайти