- Що таке список учасників ТОВ
- Як виглядає список
- Правила складання документа
- Зберігання реєстру і відповідальність за його відсутність
- Виписка зі списку учасників
- висновок
Згідно із законодавством, список учасників підприємства в повному його складі незалежно від періоду формування ТОВ і числа засновників повинен існувати в обов'язковому порядку.
Що таке список учасників ТОВ
Це перелік беруть участь в діяльності підприємства осіб, на поточний момент. Важливо: даний список є реєстром усіх існуючих на даний момент в житті підприємства осіб, а не засновників, які є його засновниками.
Функції переліку можуть бути самими незвичайними, починаючи від оповіщення працівників про збори до розподілу прибутку між ними.
Крім цього реєстру є носієм даних щодо входу / виходу учасників, розміру їх вкладу в статутний капітал, розміру часток, що належать товариству.
Регулюється процес формування реєстру, ст. 3.1 ФЗ про діяльність ТОВ.
Як скласти список акціонерів і учасників ТОВ ви можете дізнатися тут:
Багато підприємств для регулювання процесу формування акту стверджують локальні внутрішні акти, в яких детально описується принцип створення списку.
Відбувається така ситуація внаслідок відсутності в законодавчих актах чіткої регламентації щодо процесу формування документа, існує тільки регулювання його змісту.
В силу того що список є носієм інформації щодо часток учасників та іншої внутрішньої інформації його застосування необхідно в разі звернення в банк, надання інформації для аудиторів або в нотаріальну контору.
Як виглядає список
Згідно з вимогами закону структура списку повинна бути наступною:
- Шапка документа:
- Назва паперу;
- Найменування і реквізити організації. Як правильно вибрати назву для своєї компанії ви можете дізнатися тут ;
- Дата складання.
- Основна частина:
- Повне та скорочене найменування ТОВ;
- Дата державної реєстрації;
- Юридична адреса ;
- Інформація про статутний капітал і зміни з ним пов'язаних;
- Відомості про кількість учасників за весь період існування організації - існуючі і вибули особи;
- Відомості про частки, що належать товариству.
Важливо: всі реквізити в документі слід вказувати в повній відповідності з засновницькими документами.
- Облікова частина
Її формування легше виконати в формі таблиці, в якій існують графи:
- Статус учасника - фіз або юр особа;
- ПІБ або найменування підприємства;
- Ідентифікаційні дані - паспортні або свідоцтва про реєстрацію;
- Місце знаходження згідно з документами;
- Контактні відомості;
- Розмір частки в статутному капіталі - процентне співвідношення до основного капіталу;
- Дані про відчуження частки третім особам.
- Заключна частина
- Також формується як таблиці із зазначенням на розмір часток належать товариству і їх рух;
- Підпис керівника організації. тут ви дізнаєтеся, як отримати електронний підпис для фізичної особи.
Зразок списку учасників.
Правила складання документа
Формується документ на підставі договору щодо переходу часткою, а також виписки з ЕГРЮЛ .
Вести і формувати список повинен хтось із учасників товариства або ж найманий працівник, наприклад, асистент, секретар.
У будь-якому випадку даний людина повинна мати уявлення про формування списку, вміло використовувати інформацію з держреєстру і мати доступ до засновницьким паперів.
Для складання списку є використовувати лист формату А4 або фірмовий бланк підприємства з логотипом.
Інформацію в бланк є вносити від руки або роздрукувавши на комп'ютері. Важливо: підпис на бланку керівника повинна бути живою. Використання друку потрібно тільки при наявності даного правила в організації.
Складається документ в одному примірнику, але при необхідності можна роздрукувати копії.
Дані про складання списку реєструються в журналі, а при необхідності надавати за межами території підприємства необхідно зареєструвати в журналі вихідної документації.
Згідно з нормативними документами ТОВ учасник повинен надати свої персональні дані в обмежений період для внесення інформації в базу даних.
Також вказується варіант надання подібної документації. Якщо ж засновник один, то таких вимог немає крім підготовки форми виписки.
Формується документ від початку заснування організації і до повного припинення її діяльності, для організацій, які почали роботу раніше 2009 року, коли вийшов законопроект, формувати його слід було в обов'язковому порядку з моменту введення закону в силу.
Крім цього список може бути на підприємстві в паперовому та електронному вигляді або ж тільки в паперовому.
Зберігання реєстру і відповідальність за його відсутність
Зберігатися реєстр повинен подібно іншим локальним актам. Якщо внесення інформації передбачається в електронний формат необхідно після кожного коректування документа роздруковувати нову версію на аркуші і завіряти підписом директора.
У разі формування списку з кількох аркушів, необхідна їх прошивка відповідно до вимог до даної процедури:
- Зі зворотного боку на нитку накладається квадрат чистого паперу і приклеюється;
- На ньому вказується кількість пронумерованих і прошнурованих аркушів, ставитися дата і підпис генерального директора, відбиток печатки.
Важливо: зберігаються всі листи реєстру до повної ліквідації ТОВ. Згідно з вимогами до зберігання архівної документації, реєстр зберігається:
- На постійній основі в якості електронного бланка в інформаційній базі ТОВ;
- У сейфі з установчої і реєстраційної документацією організації в паперовому варіанті.
Якщо перелік відсутній або при його формуванні допущені помилки, згідно із законодавством передбачена адміністративна відповідальність - штраф у розмірі 200 000 - 300 000 рублів для підприємства і в розмірі 2 500 - 5 000 рублів для посадової особи.
Зразок заповнення витягу зі списку учасників.
Виписка зі списку учасників
Даний документ може замінити копію реєстру за запитом одного з учасників або державного органу.
Документ є повною копією списку і складається в такій же формі. Він повинен містити дані про:
- Учасника, як про повний склад подібно основного документа, так і про обраного;
- Розмір частки в процентному співвідношенні;
- Зведення про оплату частки;
- Відомості про розмір частки, що належить ТОВ.
Виписка подібно основного документа повинна засвідчуватися підписом генерального директора та відбитком печатки.
Крім цього на виписці з реєстру необхідно позначити «Виписка вірна» і вказати місце зберігання оригіналу.
На відміну від довідки виписка є підтвердженням наявності майна в акціонерному товаристві у її пред'явника на дату формування документа і може знадобитися для наступних дій:
- Для вчинення нотаріальної дії;
- В кредитне випередження для взяття кредиту;
- З метою оформлення потенційної угоди по відчуженню акцій.
висновок
Список учасників ТОВ є обов'язковим документом, який повинен вестися і зберігатися на підприємстві згідно із законодавчими актами, при цьому будь-яких обов'язкових вимог до його складання немає, головне - дотримання правил внесення інформації в тіло документа.
Порядок складання списку афілійованих осіб розглянуто в цьому відео: