Що робити кадровій службі, якщо працівник пропав без вісті або помер?

1. СПІВРОБІТНИК ПОМЕР. ОФОРМЛЯЄМО ДОКУМЕНТИ
2. Оформлення та видача трудової книжки
3. Виплата належних сум
4. Зверніть увагу!
5. ПРАЦІВНИК ПРОПАЛ ... ЯК ВСТУПИТИ?

Не секрет, що в житті трапляється всяке - і хороше, і погане. Люди народжуються, одружуються, виходять заміж і, на жаль, йдуть з життя. Як би сумно не було, але така реальність - і ми часом не в силах уникнути її перипетій. Як то кажуть, всі проблеми можна вирішити, поки людина жива ... Сьогодні ми поговоримо про сумне, але, на жаль, в деяких випадках неминуче. Працівник помер. Що робити керівнику і кадровику? І навіть ця ситуація, хоч і сумна, але цілком певна. Але ж буває і так: від людини немає ніяких звісток і незрозуміло, що з ним сталося. Як бути в цих випадках? Наші рекомендації допоможуть вам не розгубитися у важкій ситуації.

Для початку згадаємо стандартний алгоритм дій, які необхідно виконати роботодавцю в разі звільнення працівника.

Крок 1. Видати наказ про припинення (розірвання) трудового договору (Звільнення) і ознайомити працівника з ним під розпис.

Крок 2. Внести до трудової книжки запис про звільнення і видати її працівнику.

Докладніше роз'яснення дивіться у відео:

Крок 3. Оформити особисту картку і запропонувати працівникові поставити особистий підпис.

Крок 4. Заповнити лицьову сторону записки-розрахунку при припиненні (розірванні) трудового договору (звільнення) і передати її в бухгалтерію для розрахунку виплат, належних працівникові при звільненні.

Крок 5. Оформити всі документи для архівного зберігання.

Так зазвичай діє роботодавець при «стандартному» звільнення працівника.

Тепер припустимо, що співробітник пропав. Причому в самому прямому сенсі: не виходить на роботу, не відповідає ні на дзвінки, ні на відправлену телеграму .. Що робити в такому випадку?

Зверніть увагу!
Процедура звільнення померлого або зниклого співробітника дещо відрізняється від загальних правил

процедура звільнення померлого або зниклого співробітника дещо відрізняється від загальних правил і являє собою досить складний процес, пов'язаний з належним оформленням кадрових документів.

Якщо працівник пішов з життя (є свідоцтво про смерть) або суд визнав її померлою або безвісно відсутнім (є постанова суду), дія трудового договору припиняється за обставинами, не залежних від волі сторін, - на підставі, передбаченій п. 6 ч. 1 ст . 83 ТК РФ. Роботодавцю важливо знати, як правильно оформити документи: наказ про припинення трудового договору, трудову книжку, які суми і кому необхідно виплатити.

А ось припинити трудові відносини з зниклими працівниками, чиє «зникнення» не доведено в судовому порядку, не можна. Їхні трудові книжки та інші особисті документи продовжують зберігатися в компанії, а в табелі обліку робочого часу слід проставляти невиходи з нез'ясованих причин. Пам'ятайте про це.

Подивимося, які дії слід зробити кадровій службі, якщо працівник помер або пропав безвісти і ці факти підтверджуються документально.

СПІВРОБІТНИК ПОМЕР. ОФОРМЛЯЄМО ДОКУМЕНТИ

Відповідно до п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ смерть працівника є підставою припинення трудового договору. І, як будь-яке припинення трудового договору, оформляється наказом роботодавця.

Зверніть увагу: в цій ситуації не можна видавати наказ про звільнення працівника, так як розірвати трудовий договір з померлою особою неможливо. Трудові відносини припиняються незалежно від волі сторін, оскільки перестає існувати один з його учасників - працівник.

Зверніть увагу!
Дата припинення трудового договору - це дата смерті працівника, зазначена в свідоцтві про смерть. Дата видання наказу - це день, коли в кадрову службу надійшли документи про смерть працівника

Підставою для видання наказу про припинення трудового договору в зв'язку зі смертю працівника є свідчення (або його належним чином оформлена копія) про смерть фізичної особи, видане органами ЗАГС в порядку, встановленому Федеральним законом від 15.11.1997 № 143-ФЗ «Про актах громадянського стану» .

Приклад оформлення наказу про припинення трудового договору з працівником за п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ

збільшити зображення

За загальним правилом, передбаченим ст. 841 ТК РФ, роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника з наказом про припинення трудового договору під розпис, проте в даній ситуації це зробити неможливо, тому графа «З наказом працівник ознайомлений» залишиться незаповненою.

У нашій організації сталося нещастя - помер співробітник. Близьких родичів у нього немає, копію свідоцтва про смерть ми отримали тільки через місяць після того, як людини не стало. Розуміємо, що треба видати наказ про припинення трудового договору. Але якою датою його видавати і що писати в графі «Дата припинення трудового договору»? Все оформляти днем, коли ми отримали копію свідоцтва про смерть?

Найчастіше на практиці документи про смерть працівника кадрова служба отримує набагато пізніше того дня, коли настав це сумна подія. Найпоширенішою помилкою є припинення трудових відносин тією датою, якої видається наказ.

Наказ про припинення трудового договору потрібно видати в той день, коли роботодавець отримав відповідні документи. Те, що між датою, зазначеної у свідоцтві про смерть, і датою видання наказу може пройти деякий час - абсолютно нормальна ситуація. Це не означає, що роботодавцю треба оформляти наказ «заднім числом», він видається тільки після отримання свідоцтва про смерть.

А ось датою припинення трудового договору буде день смерті працівника, зазначений у свідоцтві про смерть.

Оформлення та видача трудової книжки

Після видання наказу про припинення трудового договору необхідно внести запис про припинення трудового договору в трудову книжку померлого працівника.

Приклад внесення до трудової книжки працівника запису про припинення трудового договору за п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (у разі смерті працівника)

збільшити зображення

На підставі п. 5.1 Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затв. постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69, запис про припинення трудового договору у трудовій книжці виробляється в наступному порядку:

• в графі 1 ставиться порядковий номер запису;
• в графі 2 указується дата припинення трудового договору (дата смерті);
• в графі 3 робиться запис про причини звільнення (припинення трудового договору на підставі, передбаченій п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• в графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис, - наказ роботодавця, його дата і номер.

Після внесення запису про припинення трудового договору у трудовій книжці ставляться печатка роботодавця і підпис особи, відповідальної за ведення і зберігання трудових книжок. Таким чином, відповідно до загального порядку ведення трудових книжок завіряються всі записи, зроблені в трудовій книжці працівника за час роботи в цій організації.

З процесом внесення запису в трудову книжку ми розібралися. Тепер подивимося, що робити з особистим документом працівника далі.

Хто може отримати трудову книжку померлого працівника?

Зверніть увагу!
Після оформлення запису про припинення трудового договору необхідно завірити все записи, зроблені в даній організації, печаткою роботодавця і підписом особи, відповідальної за ведення трудових книжок

Згідно п. 37 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затв. постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 (далі - Правила ведення трудових книжок), у разі смерті працівника трудова книжка після внесення в неї відповідного запису про припинення трудового договору видається на руки одного з його родичів під розписку або надсилається поштою за письмовою заявою родича.

Особистість яка звернулася за отриманням трудової книжки, а також наявність у нього родинних зв'язків з померлим працівником повинні бути документально підтверджені. Бажано завірити копії всіх поданих документів і підшити їх до особової справи працівника (якщо воно ведеться).

З приводу розписки в отриманні трудової книжки в Правилах ведення трудових книжок нічого не уточнюється. Вважаємо, що вона може складатися в простій письмовій формі.

Не слід забувати, що видача трудової книжки повинна супроводжуватися реєстрацією цього факту в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Видача трудової книжки родичу померлого працівника підтверджується його розписом в Книзі, де незайвим буде також уточнити, кому і на підставі яких документів видано книжку.

Один з родичів померлого працівника може звернутися до роботодавця з письмовою заявою про відправку трудової книжки поштою.

Отримавши таку заяву, особа, відповідальна за ведення і зберігання трудових книжок, відправляє її поштою за адресою, вказаною родичем померлого. Бажано проводити таку відправку рекомендованим листом з описом вкладення. Оскільки трудова книга не вручалася особисто, а була надіслана поштою, необхідні позначки в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них особа, відповідальна за ведення і зберігання трудових книжок, робить з посиланнями на письмову заяву та документи, отримані на пошті при відправці трудової книжки.

Я кадровик зі стажем - досвіду у мене досить, і в принципі ніколи в мою адресу скарг ні з боку керівництва, ні з боку працівників не надходило. Але недавно виникла ситуація, з якої я стикаюся вперше. Один з наших співробітників загинув, родичів його я ніколи не бачила, в особовій картці ніяких відомостей про його сім'ї немає. Я оформила всі документи - наказ, заповнила трудову книжку, але за нею ніхто не приходить. Як бути в цьому випадку? Невже мені потрібно шукати родичів загиблого?

Ніяких активних дій в цій ситуації ви робити, звичайно ж, не зобов'язані. Згідно п. 43 Правил ведення трудових книжок трудові книжки і їх дублікати, не одержані працівниками при звільненні або - в разі смерті працівника - найближчими родичами, зберігаються до запитання у роботодавця (в організації або у фізичної особи, яка є індивідуальним підприємцем) відповідно до вимог до їх зберігання, встановленими законодавством про архівну справу.

Нагадаємо, що не затребувані трудові книжки зберігаються роботодавцем протягом 75 років (ст. 664 Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання затв. Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558 ).

Таким чином, ви повинні просто оформити трудову книжку загиблого співробітника на зберігання. У разі звернення родичів видача трудової книжки буде проводитися за правилами, описаним вище.

Виплата належних сум

Відповідно до ст. 141 ТК РФ заробітна плата, що не отримана до дня смерті працівника, видається членам його сім'ї або особі, яка перебувала на утриманні померлого на день смерті.

Які суми покладаються до видачі?

Відповідно до ст. 129 ТК РФ в заробітну плату включаються:

• винагороду за працю в залежності від кваліфікації працівника, складності, кількості, якості та умов виконуваної роботи;
• компенсаційні виплати (доплати і надбавки за роботу в умовах, що відхиляються від нормальних, роботу в особливих кліматичних умовах і на територіях та інші компенсаційні виплати);
• стимулюючі виплати (доплати і надбавки стимулюючого характеру, премії та інші заохочувальні виплати).

Крім заробітної плати, при припиненні трудового договору повинна бути виплачена також компенсація за невикористану відпустку. Відповідно до п. 33 Правил про чергові й додаткові відпустки, затв. НКТ СРСР 30.04.1930 № 169 (набрали чинності в частині, що не суперечить ТК РФ), в разі смерті працівника компенсація за невикористану відпустку нараховується та виплачується на загальних підставах.

Причому якщо працівник помер до закінчення того робочого року, в рахунок якого він вже одержав щорічну оплачувану відпустку, то з нарахованої заробітної плати утримання за невідпрацьовані дні відпустки не виробляється (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Нещодавно працівник нашої організації помер. Нам, звичайно, відомо, що ми повинні виплатити заробітну плату та інші належні йому виплати членам його сім'ї. Ось тільки як визначити, кому саме з родичів померлого ми повинні виплатити гроші?

На жаль, ТК РФ не містить визначення членів сім'ї, яким повинна видаватися заробітна плата померлого працівника. І роботодавці досить часто видають її будь-якому родичу, не враховуючи ступінь спорідненості і навіть без підтверджуючих спорідненість документів, що, звичайно ж, незаконно.

Пам'ятайте, що відповідно до ст. 2 Сімейного кодексу РФ до членів сім'ї відносяться: дружина, батьки (усиновлювачі) та діти (в т. Ч. Усиновлені). Іншим родичам заробітна плата може видаватися тільки при відсутності у померлого працівника зазначених членів сім'ї.

У будь-якому випадку роботодавець зобов'язаний запитати в людини яка звернулася члена сім'ї (родича) документи, що підтверджують його особу (паспорт, свідоцтво про народження - для неповнолітніх у віці до 14 років), спорідненість з померлим працівником (це може бути свідоцтво про шлюб - для чоловіка або дружини , свідоцтво про народження - для дітей, батьків, братів і сестер і т. д.), судове рішення про встановлення факту перебування на утриманні - для утриманців.

Щоб отримати заробітну плату померлого працівника, його родичу необхідно подати заяву на ім'я роботодавця. У цій заяві, крім прізвища, імені та по батькові громадянина, вказується: ким доводиться звернулася особа померлому працівнику, його паспортні дані, місце проживання. До заяви додається належним чином оформлена копія свідоцтва про смерть, не зайвим буде додати до заяви копії документів, що підтверджують родинні стосунки.

Зверніть увагу!
Видача заробітної плати проводиться не пізніше тижневого строку з дня подачі роботодавцю відповідних документів

при виплаті заробітної плати , Не отриманої до дня смерті працівника, застосовуються норми не тільки ТК РФ, але і Цивільного кодексу РФ, а саме ст. 1183. Вона по суті повторює ст. 141 ТК РФ, проте має деякі відмінності та доповнення.

Додаток 1. Згідно п. 1 ст. +1183 ГК РФ право на отримання підлягали виплаті спадкодавцеві, але не отриманих їм за життя з якої-небудь причини сум заробітної плати і прирівняних до неї платежів належить проживали разом з померлим членам його сім'ї (факт спільного проживання підтверджується випискою з будинкової книги або довідкою з Єдиного інформаційно-розрахункового центру), а також його непрацездатним утриманцям незалежно від того, проживали вони разом з померлим чи ні.

Доповнення 2. Відповідно до п. 2 ст. +1183 ГК РФ вимоги про виплату сум повинні бути пред'явлені протягом чотирьох місяців з дня відкриття спадщини (днем відкриття спадщини є день смерті громадянина).

Додаток 3. Пунктом 3 ст. +1183 ГК РФ встановлено: при відсутності осіб, які мають право на отримання сум, не виплачених спадкодавцеві, або при непред'явлення цими особами вимог про виплату зазначених сум у встановлений строк відповідні суми включаються до складу спадщини і успадковуються на загальних підставах, встановлених ГК РФ.

У деяких випадках при розрахунках з рідними померлого співробітника роботодавець несе і інші витрати. Наприклад, родичам може бути виплачена матеріальна допомога, особливі правила передбачені для виплати допомоги на поховання.

Чи зобов'язаний роботодавець в разі смерті працівника виплачувати матеріальну допомогу його родичам?

Трудове законодавство не встановлює обов'язок роботодавця надавати матеріальну допомогу рідним померлого працівника.

Однак розмір і умови надання матеріальної допомоги можуть бути передбачені в локальних нормативних актах або колективному договорі. У цих випадках роботодавець бере на себе зобов'язання, які повинен виконувати.

Родичі померлого працівника звернулися з письмовим проханням до директора оплатити їм витрати на поховання. Прошу пояснити, невже організація повинна оплачувати такі витрати? Адже, наскільки мені відомо, ці витрати покладені на державу.

На підставі ст. 10 Федерального закону від 12.01.1996 № 8-ФЗ «Про поховання та похоронну справу» (далі - Закон від 12.01.1996), если поховання здійснювалося за рахунок коштів Чоловіка, около родічів, других родічів, законного представника померлого або Іншої особи, яка взяла на себе обов'язок здійсніті поховання, Їм віплачується соціальна допомога. Його розмір дорівнює вартості послуг, що надаються відповідно до гарантованого переліку послуг з поховання: оформлення документів, придбання та доставка труни та інших предметів, необхідних для поховання, перевезення тіла (останків) померлого на кладовищі (у крематорій), поховання (кремація з подальшою видачею урни з прахом).

Згідно п. 2 Закону від 12.01.1996 виплата соціальної допомоги на поховання проводиться в день звернення на підставі довідки про смерть організацією, яка була страхувальником по обов'язковому соціальному страхуванню на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством по відношенню до померлого на день смерті.

При цьому соціальна допомога на поховання виплачується, якщо звернення за ним пішло не пізніше шести місяців з дня смерті (п. 3 ст. 10 Закону від 12.01.1996).

Для отримання допомоги на поховання родичі померлого працівника повинні подати роботодавцю наступні документи:

• письмову заяву про виплату допомоги;
• довідку органів ЗАГС про смерть;
• рахунок на оплату похоронних послуг;
• платіжне доручення або квитанцію до прибуткового ордеру на оплату похоронних послуг.

Зверніть увагу!

Соціальна допомога на поховання виплачується у розмірі 4000 руб. з подальшою індексацією виходячи з прогнозованого рівня інфляції (п. 1 ст. 10 Закону від 12.01.1996).

На практиці іноді виникають ситуації, в яких померлий працівник до дня припинення трудового договору не відшкодував збитки, завдані роботодавцю. Деякі роботодавці вважають, що суму збитку вони можуть відняти з належної працівникові заробітної плати або стягнути з спадкоємців. Однак така думка є хибною і не підкріплено законом.

Обов'язок працівника з відшкодування заподіяної роботодавцю прямої дійсної шкоди входить в число обов'язків, що становлять зміст трудових правовідносин, які виникли на підставі укладеного трудового договору. Зі змісту ст. 15 і 56 ТК РФ випливає, що свої обов'язки по трудовим договору працівник може виконувати тільки особисто.

ПРАЦІВНИК ПРОПАЛ ... ЯК ВСТУПИТИ?

Уявіть собі таку ситуацію: робочий день в самому розпалі, а співробітника на місці немає ... Немає годину, два, три ... Минає день, другий, третій ... Усі спроби додзвонитися до нього успіху не мають - телефони не відповідають. Що робити роботодавцю в такому випадку, як вчинити? Які кадрові документи потрібно оформити?

Перше, що потрібно пам'ятати в ситуації, коли працівник пропав: звільняти його під час відсутності не можна. Адже до того, як ми зможемо з'ясувати причину невиходу на роботу, не можна говорити навіть про прогул. Відсутність співробітника цілком може бути обумовлено поважною причиною: екстреною госпіталізацією, затриманням органами правопорядку і іншими життєво важливими обставинами.

У ситуації, коли привід тривалого невиходу працівника на роботу невідомий, роботодавець повинен гранично чітко дотримуватися вимог законодавства при припиненні трудових відносин з таким працівником, щоб не зазнати фіаско в разі судового спору.

Законом передбачено два варіанти припинення трудових відносин з довгостроково відсутнім працівником.

Варіант 1. У разі встановлення факту прогулу та дотримання процедури залучення працівника до дисциплінарної відповідальності, працівник може бути звільнений за прогул по подп. «А» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Звільнення за прогул, тим більше в такій складній ситуації, коли працівник пропав і на роботі не з'являється, - це окрема тема, яка потребує докладного розгляду.

Зараз відзначимо лише те, що, по-перше, роботодавець повинен мати докази вчинення працівником прогулу, а по-друге, повинна бути дотримана процедура, передбачена ст. 193 ТК РФ. Тільки при виконанні цих умов звільнення буде законним і обґрунтованим.

Варіант 2. У разі визнання громадянина безвісно відсутнім або померлим у встановленому законом порядку, трудовий договір повинен бути припинений на підставі, передбаченій п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Зупинимося на цьому варіанті припинення трудового договору.

Відповідно до ст. 42 Цивільного кодексу РФ громадянин може бути за заявою зацікавлених осіб визнаний судом безвісно відсутнім, якщо протягом року в місці його проживання немає відомостей про місце його перебування.

Стаття 45 ЦК України визначає правила оголошення громадянина померлим. Громадянин може бути оголошена судом померлою, якщо у місці його проживання немає відомостей про місце його перебування протягом п'яти років, а якщо він пропав без вісті за обставин, що загрожували смертю або дають підставу припускати його загибель від певного нещасного випадку, - протягом шести місяців .

Зверніть увагу: визнання громадянина безвісно відсутнім і оголошення його померлим відбувається в судовому порядку. Справи про визнання громадянина безвісно відсутнім або про оголошення громадянина померлим розглядаються за участю прокурора.

Зверніть увагу!
Доказом того, що працівник визнаний безвісно відсутнім, є рішення суду

Рішення суду про визнання громадянина безвісно відсутнім є підставою для передачі його майна особі, з яким орган опіки та піклування укладає договір довірчого управління цим майном при необхідності постійного управління ім.

Рішення суду, яким громадянин оголошений померлим, є підставою для внесення органом реєстрації актів цивільного стану записи про смерть в книгу державної реєстрації актів цивільного стану.

Роботодавець, отримавши відповідні документи (рішення суду про визнання громадянина безвісно відсутнім або свідоцтво про смерть в разі оголошення громадянина померлим), припиняє трудовий договір за п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, про що видається наказ і вноситься відповідний запис до трудової книжки.

Приклад внесення до трудової книжки працівника запису про припинення трудового договору за п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (у разі визнання працівника безвісно відсутнім)

збільшити зображення

Всі інші дії, які зобов'язаний виконати роботодавець, аналогічні розглянутим вище.