Відмінності бланків лікарняного листа: старого і нового
Починаючи з 1 липня 2011 року, в обіг введено бланки листків непрацездатності нового зразка замість старих. Нові лікарняні бланки затверджені Мінздоровсоцрозвитку РФ від 26.04.2011р. № 347н. Відповідно до даного законодавчого документу, нові бланки вводяться в дію з 1 липня.
Але не слід вважати, що з цього моменту співробітник зобов'язаний міняти старий лікарняний лист на новий, якщо він був виданий за короткий час перед введенням нових. У період нововведень новий лікарняний лист видається лише в разі, якщо потрібно продовжити старий.
Заміна старих лікарняних листів на нові викликана низкою поважних причин. Так, однією з найбільш вагомих можна назвати технічну невідповідність документа старого зразка сучасним вимогам. Раніше чинний листок непрацездатності відрізняється невеликими розмірами і малою місткістю інформації. Крім того, інформація в лікарняний лист мала вноситися вручну і розміщуватися на його обох сторонах.
З недавнього часу почастішали випадки фальсифікації лікарняних листів, що теж стало вагомою причиною їх заміни на більш вдосконалені і мають високу ступінь захисту. Адже лікарняний лист передбачає виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності, а почастішали випадки його підробки тягнуть за собою фальсифіковані виплати на шкоду державі.
Відмінності нового і старого лікарняного листа помітні навіть візуально: новий документ має більший розмір (формат А4), виконаний на світло-блакитному тлі (старий - на зеленому), для заповнення інформації є жовті осередки. Крім цього, новий лікарняний лист в повній мірі відповідає технічним стандартам, зокрема, має високий ступінь захисту від фальсифікованих дій.
Так, новий бланк лікарняного листка передбачає автоматичну обробку - тобто зчитування інформації за допомогою програми. Кожна осередок нового документа заповнюється окремо - в неї вноситься цифра або буква. Читання інформації здійснюється за допомогою комп'ютерної техніки. Крім даних, внесених від руки, передбачається наявність бінарного коду в лівому верхньому кутку. Сьогодні поки немає можливості його проставлення, але в найближчому майбутньому планується вносити закодовану інформацію (наприклад, дата видачі, причина непрацездатності, ким виданий документ і ін.). Планується, що вся інформація такого роду буде закодована і розміщена в лівому верхньому кутку лікарняного листка.
Крім наявних досягнень, новий лист непрацездатності має штриховий код, що складається з 12 цифр - номер бланка лікарняного листа. Старий бланк мав серію і номер, що складаються з цифр і букв, в новому документі залишилися лише цифри під штрих-кодом.
У новому бланку лікарняного листа поля розташовані таким чином, щоб їх було нескладно заповнити і перевірити. Така спрощена схема розрахована на бухгалтерів, лікарів поліклінік і співробітників ФСС для полегшення і прискорення перевірки та обробки інформації документа, отже - грамотності розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності.
Правила заповнення нового лікарняного
Тепер розглянемо, як заповнювати листок непрацездатності за всіма правилами. Припустимо, співробітник після хвороби здав в бухгалтерію лікарняний листок нового зразка. В першу чергу, необхідно перевірити частина медичного документа, яку заповнюють медучреждением. У старому бланку лікарняного допускалося два виправлення, відмічені лікарем. У новому листі ніяких виправлень не допускається: в разі помилкових даних лікар зобов'язаний видати новий лікарняний лист, але ні в якому разі не вносити будь-яких виправлень. Якщо співробітник надав лікарняний лист з виправленнями, його слід повернути працівникові, який зробить заміну документа в медичній установі.
Тепер торкнемося питання заповнення листка непрацездатності медичної організацією. В першу чергу лікар ставить галочки в пунктах «дублікат» або «первинний» (дублікат видається в разі втрати попереднього лікарняного листа). Зауважте: в разі, коли співробітник приніс в організацію лікарняний лист з помилкою, яка була виявлена організацією, і лікарняний лист повернутий співробітнику для заміни, в пункті «дублікат» галочка не ставиться.
Після цього заповнюються графи «найменування медичної організації» і «місце роботи - найменування організації», що викликають найбільшу кількість питань у зв'язку з недостатністю осередків для внесення всієї інформації.
Згідно з наказом Міністерства охорони здоров'я РФ від 29 червня 2011 № 624н (в якому детально розписані правила заповнення листка непрацездатності), найменування медустанови або місця роботи може вноситися як повне, так і скорочене (уточнити це можна в установчій документації). Але в багатьох випадках навіть скорочене найменування не поміщається повністю. В даному випадку, згідно з листом ФСС від 15 липня 2011 року № 14-03-11 / 15-7481, можна дотримуватися наступного правила: організація має право вибрати для себе будь-який скорочене найменування, яке буде використовуватися лише для заповнення листків непрацездатності.
Графа поруч з датою - свідоцтво про Державну - вимагає дуже уважного і точного її заповнення, відповідно до Свідоцтва про державну реєстрацію. Дана графа важлива при автоматичному зчитуванні інформації з документа, адже при її допомоги медустанова ідентифікується в базі даних ФСС.
Важливо: при внесенні найменування організації, не допускаються такі знаки, як дужки, тире, лапки, коми, крапки, знак номер, вносити слід тільки числові і буквені значення.
За найменуванням медичного закладу йдуть рядки із зазначенням його адреси. Так, заповнювати їх слід в такому порядку: найменування міста, назва вулиці, номер будинку і потім - офісу. У назві вулиці не слід вказувати «проспект», «вулиця», «бульвар» та ін. Наявний у будинку корпус або будова вказується через дріб без пробілу (наприклад, пробіл, 3/2 - означає будинок 3 корпус 2), після цього ставиться пробіл і далі вказується номер офісу при необхідності.
ПІБ хворого вказується на підставі даних з засвідчують його особу документів. Для прізвища в наявності представлено 28 осередків. У випадках з довгими або подвійними прізвищами слід вносити перші 28 символів. За поля виходити не можна, ініціали хворого не вказуються.
Поле, розташоване нижче містить інформацію про дату народження хворого, вказується його стать і причина непрацездатності. При вказівці причини непрацездатності увазі пропонується три поля: «код», «додатковий код» і «код зміни» (ці дані відрізняють новий лікарняний від старого). Інформація про коди розташована на зворотному боці документа. Зокрема, в перших двох осередках необхідно вказати причину первісного звернення, додатковий код потрібно для випадків додаткової причини непрацездатності. Код зміни вказується у випадках, коли відбуваються будь-які зміни в причинах непрацездатності.
Про рядку заповнення найменування організації вже говорилося вище. Необхідно лише уточнити про те, що керівнику компанії слід випустити розпорядження або наказ зі спеціально зафіксованим найменуванням компанії, яке буде використовуватися для заповнення лікарняних листів. Найкраще про такі дії повідомити ФСС (в якому зареєстрована компанія), а також видати своїм співробітникам пам'ятки щодо заповнення лікарняного.
Після цього лікар заповнює графи про основне місце роботи або за сумісництвом. Дана інформація надходить зі слів пацієнта, і для підтвердження цього не потрібно документів. У разі видачі двох лікарняних листів (за місцем основної роботи і за сумісництвом), в листі «за сумісництвом» слід вказати номер листа, виданого за основним місцем діяльності.
Графа «Дата 1» заповнюється при зміні причини непрацездатності. Якщо це листок по вагітності та пологах, в дану графу вноситься передбачувана дата пологів або дата початку путівки в санаторій. Наступні рядки «Графа 2», «№ путівки» і «свідоцтво про Державну санаторію або клініки НДІ» повинні заповнюватися лише у випадках, коли пацієнт відправляється в санаторій.
Рядки з догляду заповнюються у випадках, коли пацієнту видається лікарняний для догляду за хворим родичем. У рядках вказується родинний зв'язок і вік хворого члена сім'ї, за яким покладається догляд. Рядок «Вік» заповнюють наступним чином: в перших двох осередках вказується повний вік в роках, по-друге - в місцях. Чи не заповнюються перші дві комірки у випадках з дітьми, коли їх вік менше року. Далі вказується родинний зв'язок (код зазначений на звороті лікарняного).
Коли потрібно догляд за двома дітьми, видається два лікарняних листка, заповнюються вони однаково. Відмінності лише в даних тих дітей, за якими ведеться догляд.
Щодо наступного рядка «поставлена на облік в ранні терміни вагітності (до 12 тижнів)» у роботодавців і лікарів виникає маса питань, так як посібник по даному пункту видається на підставі довідки з жіночої консультації, яка видається одночасно з листком непрацездатності. Новий бланк лікарняного передбачає окрему графу для того, щоб не видавалася окрема довідка. Але на даний момент поки не внесені зміни щодо виплат допомоги за постановку на облік в ранні терміни вагітності, тому підставою для нарахування допомоги все так же є довідка з жіночої консультації.
Відмітки про порушення режиму містять код, значення якого можна знайти на звороті лікарняного. Дата порушення і підпис лікаря також обов'язкові.
У рядку «Перебував у стаціонарі» проставляється дата початку надходження в стаціонар і дата виписки пацієнта. Зауважте, даний період може бути різна в таблиці «Звільнення від роботи».
Якщо хворий був направлений в установу медико-санітарної експертизи на огляд, заповнюється наступна рядок. Тут вказується дата направлення та реєстрації документів, дата огляду. Вказується група при оформленні інвалідності.
Розділ «Звільнення від роботи». Зазвичай лікар видає звільнення від роботи на 10 днів, після чого може його продовжити. У разі непрацездатності людини більше 30 днів лікарняний продовжується спеціальною комісією. У таблиці заповнюються дати, посаду лікаря (так як осередків всього 9, необхідно робити скорочення, наприклад «лікуючий лікар» записати як лік ЛІКАР). Нижня рядок передбачена для голови лікарської комісії, на посаді вказується «ПЕРЕД ВК», в рядку прізвища та ініціалів заповнюється до тих пір, поки є місце - на розсуд лікаря (можна записати прізвище скорочено, або повністю прізвище та ініціали).
Нижче таблиці «Звільнення від роботи» лікар вказує, з якого періоду пацієнт приступить до роботи. У разі тривалої хвороби в графі «Інша» вказується відповідний код, нижче пишеться номер продовження лікарняного.
Підпис лікаря ставиться внизу розділу, праворуч також повинен бути відбиток печатки (трикутної, круглої або спеціальної «для листків непрацездатності»). У відбитку печатки має ясно читатися найменування медичного закладу - це важливо для програмної ідентифікації організації, що видала лікарняний.
Рядки, які заповнюються бухгалтером
Н аіменованіе організації вноситься бухгалтером (вище вже говорилося про те, як правильно застосовувати скорочений варіант назви). Зауважте, воно має збігатися з тим, яке вказав лікар. Але якщо з якихось причин найменування не збігається, найголовнішим для роботодавця є точна вказівка реєстраційного номера, за яким ФСС легко ідентифікує компанію. Уточнити правильний номер можна в повідомленні ФСС компанії в якості страхувальника. Наявні у організації філії крім регномера мають розширені номери, що проставляються через дріб. Далі заповнюється код підпорядкованості, який вказує на відділення ФСС, на обліку в якому перебуває фірма.
Обов'язковою для заповнення є ІПН непрацездатного співробітника. Слід також заповнити і графу СНІЛС, що є також обов'язковою.
У наступному рядку - «умовні нарахування» - присутній закодована інформація, значення якої є на зворотному боці. Вказується вона для пільговиків і тих, хто хворів більше 30 днів, інвалідів і які працюють за строковим трудовим договором (ці фактори впливають на тривалість і розмір допомоги).
Заповнювати «Акт форми Н-1» необхідно в тому випадку, коли мова йде про професійне захворювання або ж виробничу травму.
Графа «Дата початку роботи» заповнюється не як дата повернення на роботу після хвороби, а як дата анулювання трудового договору. Приклад: трудовий договір уклали 1 липня, але до роботи співробітник повинен приступити 1 серпня (тобто договір укладений заздалегідь). Але 18 липня працівник захворює, і роботодавець має право анулювати такий договір. Але навіть якщо працівник не приступив до діяльності, він має право на отримання допомоги, в нашому випадку це - з 1 серпня. Одужавши, співробітник приносить лікарняний, за яким виплачується допомога. В такому випадку, дата початку роботи вказується відповідно до договору, за умови, що він анульований.
У рядку «Страховий стаж» вказується загальна кількість років і місяців.
В осередках «в т.ч. нестрахові періоди »вказуються терміни військової служби за період з 01.01.2007р. Крім страхового стажу (що підтверджується трудовим договором), в діяльність включається і військова служба, яка і є нестрахових періодом, з якого страхові внески не нараховуються і не сплачуються. Цей період не є страховим, він лише зараховується до загального трудового стажу.
Чи не вносяться в лікарняний лист такі періоди, як тимчасова безробіття, облік в службі зайнятості, навчання.
Рядок «прочитується посібник за період» містить дати, що відповідають зазначеним в таблиці «Звільнення від роботи» (заповнені лікарем).
У рядках «Середній заробіток для обчислення допомоги» і «Середній денний заробіток» не потрібно проводити повний розрахунок, як в старому бланку. Сюди вноситься лише найбільш важлива інформація. Розрахунок допомоги здійснюється на окремому листку і прикріплюється до лікарняного.
Після цього компанія вказує суму допомоги, розбивши її на дві частини - за рахунок коштів фонду та роботодавця. Друга частина виплачується за перші три дні непрацездатності (раніше оплачувалося тільки два, але з 1 січня 2011 року оплачується три дні). У всіх інших випадках (карантин, протезування, доліковування) допомога оплачується за рахунок коштів ФСС.
У рядку «Разом нараховано» вказується сума, включаючи ПДФО. У старому бланку в рядку «РАЗОМ (сума до видачі)» вказувався обсяг виплат без урахування ПДФО.
На завершення - підпис керівника та головного бухгалтера. Але підпис керівника може бути делегована іншій особі (що часто буває на великих підприємствах) на підставі відповідного наказу або доручення.
Див. також: