Завантажити шаблон документа в форматі Word
Як документ дозволить заощадити. Пильна увага перевіряючих до витрат на ремонт пояснюється тим, що вони визнаються в податковому та бухгалтерському обліку одноразово (п. 5 ст. 272 НК РФ, п. 67 Методичних вказівок з бухобліку основних засобів, затв. Наказом Мінфіну Росії від 13.10.03 № 91н ). Податківці ж схильні будь-які витрати розцінювати не як ремонт, а реконструкцію, модернізацію або інше поліпшення ОС. Адже такі витрати збільшують вартість об'єкта і списуються на витрати за допомогою амортизації (п. 2 ст. 257 НК РФ, п. 14 ПБО 6/01 «Облік основних засобів»). В результаті інспектори нерідко донараховують податок на прибуток, а також податок на майно.
Чітких визначень поняття «ремонт», «реконструкція» або «модернізація» немає. Їх можна вивести із загального аналізу норм НК РФ і ПБУ 6/01, а також наступних документів: Положення, затв. постановою Держбуду СРСР від 29.12.73 № 279; Відомчих будівельних норм (ВСН) № 58-88 (Р), затв. наказом Держкомархітектури при Держбуді СРСР від 23.11.88 № 312; листи Мінфіну СРСР від 29.05.84 № 80. З них випливає, що ремонтними є ті роботи, які усувають виниклі дефекти або підтримують об'єкт в первісному стані.
Саме наявність дефектної відомості або висновку експерта про недоліки дозволяє довести, що спірні витрати були саме ремонтними. Такий висновок випливає з аналізу судової практики (постанови Президії ВАС РФ від 17.08.99 № 1965/99, федеральних арбітражних судів Московського від 27.02.09 № КА-А40 / 712-09, від 16.02.09 № КА-А40 / 323-09 , Північно-Західного від 24.03.09 № А56-16826 / 2006 округів).
Зауважимо, іноді податківці і самі вимагають дефектну відомість (наприклад, постанови федеральних арбітражних судів Північно-Кавказького від 27.05.09 № А53-10647 / 2008-С5-22, Центрального від 24.07.08 № А54-5648 / 2007-С5 округів) .
У податковому плануванні дефектна відомість також може допомогти. Наприклад, досить популярний такий спосіб економії при купівлі основного засобу, спочатку вимагає великого ремонту: об'єкт за допомогою мінімальних зусиль наводиться в працююче стан і вводиться в експлуатацію. І тільки потім проводиться повноцінний ремонт. Такі дії дозволяють врахувати в первісної вартості об'єкта тільки ті витрати, які були зроблені до введення активу, інші ж витрати списуються одноразово. Щоб виключити претензії, компанії безпечніше довести, що недоліки були виявлені після пуску об'єкта. Для цього і знадобиться дефектна відомість.
В якому вигляді складається. Документ складається особою, відповідальною за ремонт, у вигляді акта або відомості довільної форми. Безпечніше, якщо він буде затверджений комісією з двох-трьох чоловік, які мають відповідні знання та кваліфікацію. Причому така комісія може бути створена на постійній основі. Відомість або акт подається на ім'я керівника, який його затверджує остаточно.
Зауважимо, акт про виявлені дефекти устаткування за формою № ОС-16 використовувати для описуваних цілей нераціонально. Справа в тому, що його заповнення передбачено тільки при монтажі, наладці або випробуванні, а також за результатами контролю придбаного обладнання.
Що обов'язково повинно бути в документі. В першу чергу у відомості повинен бути перелік основних засобів, яким потрібний ремонт, із зазначенням їх інвентарних номерів. А то особливо допитливі інспектори можуть засумніватися, що ремонтувався той, а не інший об'єкт.
Далі наводиться список виявлених дефектів і причин їх виникнення. Наприклад, «згорів», «не включається», «при включенні йде дим», «сильно спотворює зображення» і т. Д. Підкреслимо, вказувати в якості причини дефекту «моральний знос» не рекомендується. Мінфін Росії вважає, що в цьому випадку мова йде не про ремонт, а про модернізацію основного засобу (лист від 14.11.08 № 03-11-04 / 2/169).
Також у відомості або акті повинна бути дана оцінка, чи має сенс ремонтувати зіпсований елемент або доцільніше його замінити повністю. Можна вказати терміни, до якого часу дефекти будуть усунені, а також приблизну вартість ремонту.
Незалежно від кількості об'єктів, що підлягають ремонту, відомість зручніше складати в табличному вигляді. Так наочніше і вдасться уникнути багатослівних пояснень.
Якщо яка-небудь деталь змінюється на більш довговічні й економічні запчастини, то потрібно враховувати, що податківці можуть перекваліфікувати витрати в витрати на поліпшення основного засобу. Мовляв, після проведених робіт об'єкт придбав нові характеристики, став більш продуктивним і т. Д. Особливо гостро це питання постає при ремонті комп'ютерної техніки, яка старіє дуже швидко.
У цій ситуації все залежить від вартості деталі. Якщо вона невелика, то можна не включати в відомість додаткових пояснень. Якщо ж мова йде про значні суми, то у відомості безпечніше вказати, що у компанії фізично немає можливості замінити зіпсовану деталь на аналогічну. Причин може бути декілька. Наприклад, потрібна деталь в зв'язку з моральним зносом відсутня в наявності у продавців. Або в зв'язку з найкоротшими термінами, відведеними на ремонт, відповідальна особа було змушене придбати деталь з дещо іншими характеристиками.
Зауважимо, вартість ремонту може навіть перевищувати вартість самого основного засобу. Мінфін Росії не бачить в цьому нічого поганого (лист від 28.10.08 № 03-03-06 / 1/609).
Додаткові заходи безпеки. Для зменшення податкових ризиків необхідно, щоб у компанії були ретельно оформлені всі первинні документи за видатками на ремонт. Наприклад, якщо роботи проводились сторонньою організацією, то потрібні договір, акт виконаних робіт (краще за формою № КС-2 і № КС-3, хоча вони і передбачені не зовсім для цього), акт про прийом-здачу відремонтованих об'єктів за формою № ОС -3, рахунки-фактури, а при необхідності висновок комісії компанії або експертні висновки про технічні характеристики обладнання.
Якщо ж ремонт проводився силами самої компанії, то перелік документів буде інший. Крім дефектної відомості в обов'язковому порядку потрібні акти списання матеріалів, які були використані для усунення дефектів, а також акт про прийом-здачу відремонтованого об'єкта за формою № ОС-3. Цей акт буде підтверджувати, що ремонт був проведений належним чином. Інші документи складаються при необхідності. Наприклад, якщо праця працівника, який виконує ремонт, оплачується за відрядною системою оплати праці, то знадобляться відомості нарахування заробітної плати.
Наприклад, правильне оформлення документів дозволило платнику податків захистити визнання у витратах на ремонт одного-єдиного комп'ютера вартості наступних об'єктів, придбаних протягом одного року: восьми моніторів, двох принтерів, чотирьох жорстких дисків, п'яти процесорів (постанова Федерального арбітражного суду Уральського округу від 17.06. 08 № Ф09-4293 / 08-С3).
Завантажити шаблон документа в форматі Word
Приклад відомості, що підтверджує наявність дефектів
