Наше підприємство веде касову книгу в електронному вигляді. Форма видаткового касового ордера (далі - РКО) набирається на комп'ютері, в тому числі і реквізит «Одержав (словами), грн. коп. ». Чи можна в РКО даний реквізит заповнювати за допомогою комп'ютера?
Правила ведення касової книги встановлено розд. 4 Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р № 637 (далі - Положення № 637).
Підприємствам дозволено вести касову книгу в електронній формі за допомогою відповідних комп'ютерних засобів (за умови, що буде належне зберігання касових документів). При цьому комп'ютерне забезпечення повинно візуально відображати роздруківку кожної з двох частин аркуша касової книги.
Записи в касовій книзі робляться на підставі інформації з касових документів (п. 4.4 Порядку № 637). Одним з таких документів є РКО типової форми № КО-2 (додаток 3 до Положення № 637).
Так, у разі видачі готівки окремим фізичним особам (в т. Ч. Працівникам підприємства) по РКО касир повинен вимагати паспорт або замінюючий його документ, записати його назву і номер, ким і коли він виданий (п. 3.5 Положення № 637). Фізособа розписується в РКО в отриманні готівки із зазначенням одержаної суми (гривень - словами, копійок - цифрами), використовуючи кулькову або чорнильну ручку з пастою (чорнилом) темного кольору.
Як бачимо, є пряма вимога про власноручне заповненні одержувачем грошей реквізиту «Отримав».
А значить, підприємство, заповнюючи реквізит «Отримав» за допомогою комп'ютера, порушує п. 3.5 Положення № 637.
У п. 7.9 Положення № 637 зазначено, що контролюючі органи під час перевірки з'ясовують правильність заповнення всіх реквізитів прибуткових і видаткових касових ордерів, зокрема:
- проставлення потрібних дат, номерів, сум;
- зазначення підстав для їх виписки;
- наявність підписів посадових осіб і одержувачів коштів;
- наявність відбитків штампів і печаток;
- наявність підписів про отримання готівки.
Звідси можна зробити висновок, що реквізит «Отримав» в РКО повинен бути заповнений власноруч одержувачем грошей.
Джерело: "Баланс" № 12-13 , Який виходить з друку 13.02.17 р
Чи можна в РКО даний реквізит заповнювати за допомогою комп'ютера?